Le GIP réduit les coûts et étend ses services

Le GIP devait relever un certain nombre de défis commerciaux. Il s’agissait notamment de réduire la consommation de papier et l’impression, de choisir la bonne norme d’archivage et d’aider 15 centres de données allemands à réduire leurs coûts de logiciels et de services.

Le GIP a choisi le logiciel de pointe de CrawfordTech pour soutenir sa stratégie d’archivage PDF/A, eDelivery pour la distribution et la visualisation de documents électroniques, et la consolidation des services logiciels.

Le défi

Le GIP avait besoin d’une solution à un problème ancien : comment réduire les coûts.

Le GIP fournit des services de gestion des systèmes de ressources humaines qui regroupent, dans un portail de gestion unique, des fonctions telles que l’administration des avantages sociaux, la paie, le recrutement, la formation et l’analyse des performances. Des millions de fonctionnaires dans toute l’Allemagne font confiance aux systèmes, aux logiciels et aux équipes d’assistance du GIP pour la gestion de la paie et d’autres documents connexes.

Partenaire de développement de logiciels SAP depuis 2008, le GIP dispose d’une équipe qui surveille quotidiennement les changements dans les codes de paie, les tarifs et la législation afin de s’assurer que les calculs effectués sont à jour et corrects.

Le GIP est chargé de fournir des services gérés et des solutions logicielles à 15 centres de données répartis dans toute l’Allemagne, qui assurent à leur tour la production et la gestion de documents pour 2,5 millions d’employés du secteur public. La quantité de documents dont le GIP est responsable est stupéfiante, puisque chaque période de salaire mensuel génère jusqu’à 300 pages de documents par fonctionnaire. Cela signifie que les systèmes et les équipes d’assistance créent jusqu’à 9 milliards de pages de contenu crucial chaque année.

Cependant, le volume de papier n’était pas le seul problème que le GIP devait résoudre.

Les centres de données dont le GIP assure la maintenance sont constitués d’un certain nombre de composants logiciels provenant de dizaines de fournisseurs différents afin de créer une solution complète pour leurs clients finaux. Cela a conduit chaque centre de données à avoir différentes solutions pour le même problème et à devoir payer de multiples contrats de support et de maintenance à différents fournisseurs.

En outre, le GIP avait besoin d’un moyen d’interagir avec les nouveaux matériels, logiciels et processus d’archivage conformes aux lois allemandes sur la conservation des documents. Selon le type de document, l’organisation doit non seulement archiver les résultats, mais aussi les détruire au moment opportun. Il est primordial d’interagir avec des systèmes capables de gérer ce processus.

« Il y a beaucoup de papier gaspillé chaque année. Nous avons calculé que nous pourrions économiser 750 millions de pages par an dans le seul domaine des ressources humaines si nous pouvions trouver la bonne solution », a déclaré Patrick Jehle, Product Owner au GIP.

« Notre objectif principal n’était pas de modifier l’ensemble du processus au sein de chaque centre de données, mais de prendre le fichier d’impression AFP créé par chaque site et de générer les bons documents, dans le bon format, sans aucune modification », poursuit M. Jehle.

Solution

« En Allemagne, les solutions pour le secteur public nécessitent beaucoup de paperasserie », explique M. Jehle. Le choix des produits CrawfordTech s’est fait sur la base de deux facteurs principaux : l’étendue des systèmes d’exploitation, des plates-formes et des solutions avec lesquels le logiciel fonctionne, et le coût total de possession du système. En maintenant les coûts en rapport avec la tâche à accomplir, CrawfordTech a pu aider le GIP à fournir aux centres de données une solution rentable. La flexibilité et la nature ouverte du logiciel ont également contribué aux délais de mise en œuvre, et le GIP a pu mettre le logiciel en place sans modifier ses processus – un élément clé de sa stratégie globale.

La solution fonctionne désormais comme suit : Chaque mois, le service des ressources humaines de n’importe quelle entreprise publique allemande lance le processus de paie. Le logiciel RH calcule les montants pour chaque personne et toutes les instructions de paiement, et la documentation résultante est placée dans un fichier AFP. Le logiciel PRO AFP to PDF/A Transform de CrawfordTech traite cet énorme fichier d’impression et le résultat est imprimé et/ou archivé.

Au cours du traitement, le logiciel de CrawfordTech recherche également des instructions dans les fichiers pour les formulaires et les informations de division. Le lendemain, l’employé et le service des ressources humaines peuvent se connecter à leur système et accéder aux documents individuels au format PDF/A grâce à la vitesse du logiciel, malgré les énormes volumes mensuels.

Le fait d’avoir un revendeur CrawfordTech local capable de fournir un logiciel complet et des services d’assistance a également aidé Jehle et son équipe à mettre en œuvre une solution réussie. « Nous avons très bien travaillé avec Rasterpunkt. Ils comprennent nos problèmes et nous aident à les résoudre rapidement.

Le directeur général de Rasterpunkt, Richard Mayer, s’empresse de souligner que la solution CrawfordTech n’a pas seulement été choisie en raison de son faible coût total de possession et de son indépendance vis-à-vis de la plate-forme.  » CrawfordTech est la seule solution disponible qui réponde aux exigences techniques du GIP. C’est vraiment le meilleur choix pour ce travail ».

Résultats

Le GIP a estimé qu’il économiserait 750 millions de pages par an s’il n’utilisait que la partie de son offre relative aux ressources humaines. Le GIP pense qu’à l’avenir, en étendant la solution CrawfordTech à d’autres secteurs d’activité, l’économie totale pourrait être plus proche de 2 milliards de pages par an.

Selon M. Jehle, le CrawfordTech PRO AFP to PDF/A Transform « est un élément important de la solution qui permet d’économiser 750 millions, voire 2 milliards, de pages par an ».

En outre, le logiciel de CrawfordTech a aidé le GIP à réaliser sa stratégie de consolidation des solutions pour les centres de données, en l’aidant à réduire ses frais généraux de maintenance et d’assistance.

Enfin, la production de fichiers PDF/A conformes à la norme ISO contribue à garantir que les fichiers stockés en vue d’une extraction ultérieure seront lisibles à l’avenir. Les fichiers PDF/A contiennent toutes les ressources nécessaires pour reproduire le produit dans les années à venir, ce qui évite de créer des « archives cimetière » de fichiers qui ne peuvent plus être utilisés.