Le fournisseur de services d’impression rationalise le flux de travail

Normalisation minimale

Au fil du temps, CCS a adopté de nombreuses procédures de ses clients. Ils se targuaient d’assurer des transitions transparentes pour leurs clients en adoptant les processus de production de documents de ces derniers. Malheureusement, cette pratique s’est traduite par des centaines d’instructions de configuration d’imprimantes et de modes d’insertion qui reposaient trop sur les connaissances des opérateurs. Les mêmes travaux étaient exécutés différemment dans chaque établissement, et les opérateurs procédaient à des ajustements au niveau de la machine, sans point de contrôle central.

CCS suivait les paramètres opérationnels pour évaluer l’efficacité de ses opérations de production, mais la collecte des données était essentiellement manuelle. Les opérateurs et les responsables saisissaient les informations à la main, ce qui entraînait des erreurs et des incohérences dans les données. Le directeur des technologies, John Slaney, a estimé que le personnel passait plus de temps à résoudre les erreurs qu’à analyser les données de base.

« Nous avions besoin d’un système de flux de travail plus performant qui nous permette de gérer plusieurs installations », a déclaré M. Slaney. « Notre processus de rapprochement manuel nous obligeait à diviser les gros travaux en segments gérables, ce qui entraînait une perte de temps, de l’angoisse et du travail de bureau pour les équilibrer. »

Recherche d’une solution

Finalement, un nouveau client a poussé CCS à atteindre un niveau de contrôle de qualité Six Sigma et l’entreprise a reconnu qu’elle avait besoin d’une solution pour relier tous les processus de production. Elle souhaitait intégrer et normaliser ses processus sans remettre en cause toutes les procédures et tous les programmes en place depuis de nombreuses années, en particulier un système ERP créé en interne, appelé OPALS, qui constituait l’épine dorsale du flux de travail et était lié aux systèmes de comptabilité de CCS. Il était également essentiel de trouver une solution qui permette à CCS de continuer à utiliser la solution de gestion d’impression PRISMA de Canon, dont elle dépendait pour l’impression de la production quotidienne.

L’entreprise a passé en revue toutes les options disponibles, à la recherche d’un outil qui lui permettrait de tirer parti de ses actifs actuels et des connaissances qu’elle avait acquises. Elle ne souhaitait pas reconfigurer ses processus pour les adapter à l’outil de flux de travail. Après une recherche approfondie, CCS a choisi PRO Conductor de Crawford Technologies. Leur décision leur permettra de passer d’un environnement qui repose sur des systèmes non connectés et la collecte manuelle de données à un environnement automatisé qui permet à l’entreprise de continuer à se développer tout en continuant à fournir le niveau de service et d’efficacité que ses clients attendent.

PRO Conductor permet à CCS de collecter toutes les informations résidant sur les machines de production ou les différents serveurs et de les stocker dans un référentiel central afin de les afficher immédiatement sur le tableau de bord PRO Conductor et d’établir des rapports consolidés. Le tableau de bord PRO Conductor permet également à CCS de contrôler les travaux du début à la fin pour les trois sites.
Les fournisseurs de services d’impression et de courrier traitent souvent un ensemble varié d’applications, ce qui était le cas de CCS. Le travail entre dans l’organisation sous forme d’impression composée, de données brutes ou d’images d’impression. PRO Conductor prend en charge toutes ces méthodes d’entrée des données, ce qui a permis à CCS d’économiser « probablement des années » de programmation personnalisée, selon M. Slaney.

« Nous sommes passés d’une société d’impression et de courrier à une société de documents
entreprise de traitement de données avec un flux de travail rationalisé et automatisé.
– John Slaney, directeur technique de Content Critical Solutions

Il est intéressant de noter que CCS a découvert des faits sur son propre système de production qui, jusqu’à ce qu’elle passe à PRO Conductor, étaient restés cachés. CCS a estimé et fixé le prix de certains travaux, par exemple, en fonction d’un processus de production à jet d’encre à bobines. Ils ont été surpris d’apprendre que le travail était en fait exécuté sur des imprimantes à feuilles. L’entreprise a dû reconfigurer certains travaux pour qu’ils correspondent aux décisions de meilleures pratiques que les employés de l’atelier de production avaient adoptées.

Résultats

Les améliorations apportées au flux de production de CCS ont été significatives. Depuis l’installation de PRO Conductor, CCS peut facilement redistribuer le travail en cas de besoin, par exemple lorsque l’équipement est en panne. PRO Conductor vérifie que le site de réception dispose des matériaux nécessaires pour le travail et peut déplacer le travail d’un site de production à l’autre.

Aujourd’hui, CCS produit des travaux avec le niveau de qualité Six Sigma requis, associé à des mesures et des rapports pertinents. La direction peut examiner l’historique de ses processus et procéder à des ajustements qui améliorent la productivité, la qualité et la marge bénéficiaire. Ils ont éliminé les interventions manuelles qui ouvraient parfois la porte à des problèmes, et ils ont amélioré la productivité. À titre d’exemple, M. Slaney cite le cas d’un gros travail qui durait sept jours avant la mise en œuvre de PRO Conductor. Le même travail est désormais traité en 36 heures. Le même travail est désormais traité en 36 heures.

Comme prévu, CCS a intégré les presses à jet d’encre Canon, les inséreuses BlueCrest et Bell + Howell, Prisma et le système OPALS de CCS dans un point de contrôle unique -Crawford Technologies’PRO Conductor. Si une nouvelle technologie de traitement des documents venait à être développée pour les aider à atteindre leurs objectifs, CCS est certain de pouvoir intégrer ces nouveaux composants tout aussi facilement.

Dans le cadre de COVID-19, CCS a tiré parti du tableau de bord PRO Conductor pour déplacer la production d’une installation à l’autre en fonction des fluctuations de la main-d’œuvre et de la disponibilité des matériaux.

Comme PRO Conductor permet de normaliser les procédures, CCS sait qu’elle peut traiter les travaux correctement et de manière cohérente, quels que soient les employés qui les exécutent. Cette confiance et cette flexibilité sont très utiles en cas d’interruption de travail, telle qu’une pandémie, qui empêche certains employés de se rendre au travail.

Certains clients de CCS effectuent des audits périodiques, au cours desquels ils vérifient la manière dont CCS a effectué le travail, jusqu’au niveau de la pièce de courrier. Le fait d’accorder aux auditeurs un accès limité au système PRO Conductor a permis de réduire le temps nécessaire à la réalisation d’un audit. Les inspecteurs peuvent désormais effectuer leur travail en quelques heures seulement – une tâche qui leur prenait auparavant plusieurs jours. Les clients s’en réjouissent !

Plus de résultats

Maintenant que les processus sont normalisés et contrôlés par PRO Conductor, l’accueil des clients est devenu plus rapide et plus facile. Les réimpressions sont désormais entièrement automatisées, ce qui a permis d’améliorer la rapidité d’exécution des travaux. Enfin, CCS peut désormais mesurer avec précision les performances des appareils et des employés.

Une stratégie employée par de nombreuses imprimeries lors du passage aux presses à jet d’encre à grande vitesse consiste à consolider les petits travaux. Dans le cas d’applications telles que les factures ou les relevés, le CCS doit suivre et vérifier chaque page de chaque document à chaque étape du traitement. Il est normalement difficile d’assurer une responsabilité à 100 % lorsque l’on combine des travaux.

Avec PRO Conductor, CCS fusionne les petits travaux en toute confiance. Il vérifie automatiquement l’intégrité des pièces de courrier et assure le suivi du travail, même s’il a combiné plusieurs petits travaux en unités de travail plus importantes. Les petits travaux que les prestataires de services d’impression doivent souvent accepter de la part de leurs clients pour obtenir leurs gros travaux sont désormais traités par le biais du flux de travail automatisé. Auparavant, de nombreux petits travaux étaient assemblés à la main.

Un autre exemple des avantages dont CCS a bénéficié après sa conversion à PRO Conductor est le taux de rejet des travaux, qui a diminué de 200 %. Le rejet se produit lorsqu’un travail est déséquilibré et que l’erreur ne peut être trouvée. Pour la plupart des ateliers, la solution consiste à mettre le travail au rebut et à le réexécuter. Si l’affranchissement a été effectué à l’aide d’une machine à affranchir, l’opération d’impression/courrier peut récupérer l’affranchissement appliqué aux envois non postés, mais il s’agit d’une opération manuelle. L’USPS ne rembourse que 80 % de l’affranchissement appliqué aux enveloppes qui n’ont pas été postées, de sorte que la diminution du taux de rejet permet à la fois de réduire la charge de travail et les coûts.

Le passage à PRO Conductor a été le point culminant d’un énorme changement dans la manière dont CCS traitait le travail de ses clients. Avec des plates-formes d’impression et d’encartage plus efficaces, associées au flux de travail automatisé et au contrôle de la qualité fournis par PRO Conductor, CCS peut facilement ajouter de nouveaux clients et de nouveaux volumes sans craindre qu’un système de contrôle de la production fragmenté ne mette le travail en péril.

M. Slaney a estimé que « nous faisons maintenant 40% de travail en plus sans ajouter d’équipement ou de main d’œuvre grâce à l’augmentation de l’efficacité fournie par l’adoption de CrawfordTech PRO Conductor ».

Pour en savoir plus sur PRO Conductor de la part de John Slaney, directeur technique de Content Critical Solutions, veuillez consulter : https://bit.ly/ContentCritical2020