Le fournisseur de services d’impression accélère le traitement des PDF complexes

La Division des communications critiques (CCD) de Wright est une opération SOC 2 de type 2 spécialisée dans le traitement et la livraison multicanal d’informations sensibles et personnellement identifiables (PII) pour de nombreux secteurs, notamment les soins de santé, la banque, les services publics, le recouvrement et bien d’autres.

En mettant l’accent sur le courrier transactionnel USPS imprimé de première classe, Wright CCD fournit des communications clients critiques, variables et de grand volume par le biais d’une usine de documents automatisée, en minimisant l’accès aux données et en maximisant l’efficacité. Il traite généralement des travaux complexes nécessitant une programmation et une intégration personnalisées, ce qui différencie Wright CCD des « maisons de courrier » habituelles.

Le défi

Des délais d’exécution rapides sont essentiels pour que Wright CCD puisse respecter ses accords de niveau de service (SLA). L’intégration et l’automatisation des tâches commencent dès que les données du client arrivent sur leur plate-forme de transfert de fichiers sécurisée. Dans un délai moyen de 15 minutes du début à la fin, le flux de travail comprend la vérification des règles commerciales et d’intégrité des données, le traitement CASS/NCOA, la transformation et la composition des données, la création de fichiers d’impression, la mise à jour de la plate-forme ERP, la création de PDF électroniques et les notifications par courrier électronique ou API. Le délai d’exécution standard de Wright CCD est de 9 heures du matin pour une sortie le jour ouvrable suivant, ce qui rend la performance critique.

Avec l’utilisation accrue des fichiers PDF, l’activité de Wright CCD a évolué, passant de l’acceptation de divers formats de données structurées (.csv, xml, json, etc.) à l’acceptation des formats PDF. En raison de l’augmentation des volumes de fichiers PDF complexes, en particulier pendant la saison des impôts, il est devenu évident que sans une solution d’automatisation très performante pour traiter cette augmentation, Wright CCD ne respecterait pas les accords de niveau de service de ses clients.

L’équipe de Wright CCD a mis en œuvre et testé diverses solutions pour ajouter des données à partir de fichiers externes ou pour extraire des données et remanier les PDF. Bien que ces solutions aient été capables de traiter les PDF, elles étaient trop lentes pour répondre aux attentes de Wright CCD en matière de performances. En fait, une solution a mis trois jours à traiter une application de test sur deux serveurs. Wright CCD a accéléré ses recherches pour trouver une solution capable de répondre à ses exigences complexes en matière de traitement des PDF.

La solution

Wright CCD a testé une combinaison de solutions Crawford Technologies, Operations Express et son composant, PDF Accelerator, pour exécuter un ensemble d’opérations de traitement PDF complexes, qui comprenaient l’optimisation et la division de fichiers PDF ainsi que l’extraction de données. Ces solutions ont répondu aux attentes de Wright CCD en matière de traitement, produisant des résultats performants et sans erreur. Non seulement Operations Express et PDF Accelerator ont permis à Wright CCD de respecter ses accords de niveau de service, mais ils n’ont pas non plus perturbé ses processus et flux de travail existants.

Operations ExpressLa solution de réingénierie des documents Crawford Technologies augmente l’efficacité opérationnelle grâce à son moteur avancé de transformation des documents qui permet d’exploiter les flux d’impression existants afin de rationaliser la production d’imprimés et de courrier. Elle facilite l’optimisation de la production grâce aux codes-barres d’intégrité, à l’extraction de données et de contenus précieux pour le nettoyage des adresses, à l’indexation des documents, à l’analyse, etc. Operations Express prend également en charge le fractionnement des fichiers volumineux en plusieurs petits fichiers afin de maximiser l’utilisation des périphériques et la productivité.

PDF Accelerator offre des capacités d’optimisation souples et performantes pour le traitement des PDF volumineux. Des capacités étendues de configuration et de mise en œuvre offrent la souplesse nécessaire pour optimiser les PDF en termes de performances et de taille afin de répondre aux exigences spécifiques des appareils et des opérations. Cela garantit que les opérations, telles que Wright CCD, peuvent produire des résultats de haute qualité à une vitesse permettant de maximiser leur efficacité opérationnelle.

Résultats

La mise en œuvre de Operations Express et PDF Accelerator a permis à Wright CCD de réduire jusqu’à 30 fois le traitement de fichiers PDF complexes par rapport à la solution précédente. Wright CCD a pu diviser le fichier PDF de test exact en deux heures environ, sans avoir besoin d’un serveur.

Selon Ty Babcox, directeur de l’informatique, de la sécurité et de la conformité, « les résultats ont été significatifs et impressionnants. Le temps est un facteur critique lorsque nous traitons des documents fiscaux. Nous mesurons le temps en heures et non en jours. Sans Crawford, nous aurions été en retard sur un certain nombre de tâches au cours de la dernière saison fiscale. La solution Crawford a réduit notre temps de traitement de plus de 60 %. Cela nous a permis de respecter nos délais et de réduire le stress pendant une période très chargée de l’année. Rien que cela vaut le prix d’entrée ».

Wright CCD a également été extrêmement impressionné par la rapidité et la facilité avec lesquelles le logiciel a été mis en œuvre, puisqu’il a été lancé en moins d’une heure sans assistance et qu’il a été utilisé pour un travail d’optimisation le jour même. Ils ont également trouvé que l’assistance des experts en produits de Crawford Technologies était exceptionnelle. Les temps de réponse de l’équipe d’assistance ont été rapides, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. « Crawford Technologies s’est avéré inestimable pour nous aider à respecter nos accords de niveau de service stricts et nos exigences en matière de traitement.