L’automatisation de la production permet de gagner en efficacité
Contexte
Formost mediaOne fournit des services d’impression et de distribution de factures, de relevés et d’autres communications vitales pour une série d’entreprises dans les secteurs des services financiers, des télécommunications, des services publics et des soins de santé. L’entreprise est réputée pour sa qualité constante, ses prix compétitifs, ses livraisons ponctuelles et son service clientèle exceptionnel.
L’entreprise est constamment à la recherche de solutions matérielles et logicielles innovantes. Elle est passée d’un équipement offset de forme continue, de feuille coupée et de bobine à un équipement numérique de feuille coupée et de bobine, et profite des économies d’échelle ainsi que du meilleur matériel et des meilleurs logiciels qui lui permettent de répondre à ses exigences opérationnelles et à celles de ses clients et d’apporter constamment de la valeur à sa base de clients.
Le défi
Formost mediaOne travaillait déjà avec une banque pour imprimer et distribuer des relevés trimestriels. Lorsque la banque a transféré son ancienne base de données vers un autre système, le résultat consistait en un PDF par compte, soit environ 180 000 documents PDF individuels, dont la plupart comportaient plusieurs pages. Il est clair que cela n’avait pas de sens dans un environnement de production. Formost mediaOne a donc contacté Crawford Technologies pour entamer des discussions tripartites avec la banque, Formost mediaOne et CrawfordTech.
Le défi fondamental consistait à combiner ces fichiers individuels pour créer des relevés dans le cadre d’un tirage qui optimiserait la production, entraînerait les inséreuses, favoriserait les ménages et tirerait parti des possibilités d’économies postales. En outre, la production devait être intelligemment regroupée, selon que le relevé était destiné à un concessionnaire ou à un client, le regroupement étant ensuite affiné en fonction du nombre de pages, de la localisation et de la langue. Formost mediaOne et son client avaient besoin d’une solution qui identifierait automatiquement les polices manquantes et les remplacerait par des polices correctement définies, car ils avaient rencontré des problèmes liés aux polices avec la sortie PDF précédente, créant ainsi des inefficacités et des goulots d’étranglement supplémentaires.
La solution
Après avoir analysé le flux de travail actuel, les fichiers PDF existants et examiné les exigences et les objectifs, CrawfordTech a recommandé de mettre en œuvre Operations Express en conjonction avec PRO Concatenator. La banque a convenu qu’il serait préférable de confier à Formost mediaOne l’entière responsabilité du logiciel et de l’ensemble de la production et de la distribution.
PRO Concatentator est utilisé pour fusionner automatiquement et intelligemment les PDF individuels en lots d’environ 50 000 fichiers, ce qui constitue un cycle de production beaucoup plus efficace.
Operations Express est utilisé pour intégrer ou remplacer des polices, appliquer des codes-barres OMR pour les inséreuses de Formost mediaOne et regrouper automatiquement les fichiers de sortie en fonction du destinataire du document, du nombre de pages et de l’emplacement. Il est également utilisé pour diviser et indexer les fichiers afin de les préparer à l’archivage et à la représentation électronique.
Résultats
La mise en œuvre a été achevée, y compris les tests, en moins d’une semaine. Grâce à une routine de traitement par lots mise en œuvre par les services professionnels de CrawfordTech, le traitement et la sortie des fichiers sont désormais hautement automatisés et exempts d’erreurs. Ils ont étendu ce flux de travail à d’autres clients, en tirant parti des mêmes capacités de base pour augmenter le débit et gagner en efficacité.
Alex Calpito, directeur des opérations, commente : « Nous avons confiance dans les capacités du logiciel. Il fait exactement ce dont nous avons besoin, et nous continuons à en faire plus avec lui. Ce qui est le plus impressionnant, c’est la façon dont CrawfordTech a répondu à nos besoins. Ils ont été phénoménaux ! Les personnes et les équipes avec lesquelles nous travaillons sont toujours là pour nous et se plient en quatre pour nous satisfaire ».
Formost mediaOne prévoit déjà d’ajouter d’autres solutions Crawford Technologies’ et envisage actuellement de mettre en œuvre une solution d’accessibilité des documents afin d’automatiser la création de fichiers PDF accessibles pour un nouveau client.
« Nous nous réjouissons de continuer à travailler avec Crawford Technologies et nous considérons notre relation comme une collaboration fructueuse », a déclaré Alex Calpito.
« Nous avons confiance dans les capacités du logiciel. Il fait
exactement ce dont nous avons besoin, et nous continuons à l’utiliser de plus en plus. »
