Un État rationalise ses procédures
Contexte
Différents services d’un État américain de taille moyenne étaient chargés de produire et d’envoyer par courrier toute une série de documents, notamment des relevés, des factures, des explications sur les prestations sociales, etc. Un système central situé à un endroit distant stockait les données, tandis que toute la production était effectuée localement sur chaque site. Les différents services devaient gérer plusieurs formats d’entrée, notamment PostScript®, PDF et Xerox Meta, et produire des communications clients vitales en temps voulu, dans le respect des directives réglementaires strictes. Avec l’aide de Crawford Technologies, ils ont pu rationaliser les processus, éliminer les erreurs et gagner en efficacité.
Le défi
Les flux de travail en place étaient très manuels et prenaient beaucoup de temps. Pire encore, des erreurs avaient été commises dans la transmission de communications exactes. Il n’y avait pas de système d’audit en place et très peu de visibilité sur la production. Le personnel ne savait même pas combien de pages étaient traitées chaque jour. En raison de l’inefficacité des flux de travail, les équipements ne fonctionnaient pas à pleine capacité, certains d’entre eux étaient sous-utilisés et les économies réalisées sur les frais postaux n’étaient pas toujours exploitées.
L’État a défini les objectifs suivants :
- Améliorer et automatiser les processus de production et de post-production
- Accepter des formats d’entrée multiples, y compris la prise en charge continue des données provenant du système central.
- Garantir l’intégrité et la responsabilité des documents
- Faciliter et automatiser les réimpressions
- Fournir une meilleure visibilité de la production
- Veiller à ce que les équipements et les systèmes permettent de maximiser les économies postales.
La solution
Après une évaluation sur place, CrawfordTech a recommandé une suite de solutions qui fonctionneraient de concert pour transformer automatiquement leurs flux d’impression entrants en PDF afin de normaliser et de rationaliser la production et le post-traitement. Les métadonnées et les fichiers de contrôle MRDF créés au cours du processus de conversion ajoutent de l’intelligence aux travaux, déterminant ainsi leur traitement.
Les travaux sont automatiquement combinés pour consolider le travail et optimiser le débit, et un processus automatisé gère les réimpressions. En ajoutant des marques de mise sous pli et des codes-barres, les agences peuvent mieux utiliser leur matériel d’affranchissement et profiter des économies réalisées par les services postaux. Toutes les activités sont suivies, de sorte que le personnel d’exploitation dispose de l’information et du degré de contrôle dont il a besoin.
Résultats
Les nouveaux travaux provenant du système central peuvent désormais être intégrés en moins d’une heure, ce qui comprend le chargement des données, les tests et la qualification, ainsi que la sortie pour l’impression et le publipostage. Grâce à l’intelligence ajoutée, à la normalisation du flux de travail et à la consolidation des travaux, davantage de travaux passent par le processus de production avec une visibilité totale sur la programmation et la production, et sans erreur. Les gains de productivité ont permis de réaliser des économies et d’améliorer la livraison aux clients.
