Une société financière migre ses archives et renforce la sécurité
Contexte
Cette entreprise est une grande société multinationale de services financiers dont le siège se trouve aux États-Unis. Elle est surtout connue pour ses activités liées aux cartes de crédit et aux cartes de paiement. Une division basée au Royaume-Uni fournit des services globaux, notamment l’archivage et la présentation électronique des communications avec les clients. Le personnel, dans le monde entier, utilise ces plates-formes pour accéder à la correspondance des clients et aux clients par le biais de portails en ligne sécurisés.
Le défi
Dans le cadre d’un examen stratégique des technologies de l’information, la société a évalué sa solution Systemware existante pour l’archivage des communications avec les clients et la présentation électronique. Cette évaluation visait à identifier les possibilités de modernisation et d’optimisation. En conséquence, la société a décidé de passer à une nouvelle plate-forme utilisant les produits OpenText InfoArchive et Crawford Technologies PRO Archiver . Cette décision reflète un engagement à améliorer les capacités et à s’aligner sur l’évolution des besoins de l’entreprise. En tant que société de traitement des cartes de crédit, l’entreprise adhère aux normes de protection des données PCI, ce qui nécessite des mesures de sécurité solides pour la transmission et l’accès aux données sensibles des clients.
La solution
Pour moderniser son stockage de documents, l’entreprise a choisi OpenText InfoArchive comme nouvelle plate-forme d’archivage. Pour transférer efficacement les rapports de Systemware vers sa nouvelle archive, elle a choisi Crawford Technologies’PRO Archiver pour InfoArchive. Cet outil agit comme un pont, transformant les flux d’impression, les indexant pour faciliter la recherche et les transférant dans InfoArchive. Le site PRO Archiver permet à l’entreprise de stocker ses flux d’impression dans leur format d’origine pour des raisons de conformité, tout en assurant une conversion rapide et à la demande de l’AFP vers le PDF et le PDF/A en cas de besoin. En outre, il permet aux agents du service clientèle d’expurger les informations sensibles contenues dans les documents.
Pour garantir la sécurité des données des clients lors des transferts de fichiers, l’entreprise a mis en place Crawford Technologies PRO Lockdown . Cette solution crypte les pages individuelles des documents, offrant ainsi une protection solide, que les fichiers soient envoyés vers d’autres sites ou vers des fournisseurs d’impression externes. Ce cryptage granulaire garantit la sécurité tout au long du cycle de vie du document.
Pour une intégration transparente, l’entreprise s’est appuyée sur l’API Java Crawford Technologies dans les conteneurs Linux. Cette approche a fourni un moyen simple mais puissant de connecter les nouvelles solutions aux systèmes existants. Cette intégration rationalisée a permis de répondre aux exigences critiques de l’entreprise en matière d’évolutivité, de rapidité, de sécurité et de Conformité réglementaire dans l’ensemble de l’organisation.
Pour faciliter une transition en douceur vers ces nouveaux services, l’organisation de services financiers s’est associée à Crawford Technologies pour une assistance à la mise en œuvre experte de PRO Archiver for InfoArchive. Crawford Technologies a collaboré étroitement avec les équipes internes de l’entreprise pour migrer l’archive efficacement, en garantissant une interruption minimale des opérations en cours.
Résultats
L’entreprise a choisi OpenText et la solution Crawford Technologies parce qu’elle a compris qu’InfoArchive pouvait non seulement répondre aux besoins d’archivage de rapports à court terme, mais aussi répondre aux besoins de déclassement d’applications et d’archivage de données structurées à long terme. En fin de compte, la solution a permis à l’entreprise d’économiser de l’argent car les rapports et les relevés n’ont pas besoin d’être imprimés et affichés, mais sont numérisés et distribués aux consommateurs par le biais de portails web et d’appareils mobiles.
La société a choisi OpenText et Crawford Technologies pour leur vision stratégique. Elle a reconnu que les capacités d’InfoArchive allaient au-delà de l’archivage immédiat des rapports, offrant une plateforme robuste pour le déclassement à long terme des applications et l’archivage des données structurées. Cette approche globale a permis de réaliser d’importantes économies en passant de l’impression traditionnelle et de la distribution par courrier à une livraison numérique sécurisée via des portails web et des appareils mobiles, ainsi qu’en remplaçant le Systemware.
