PDF Remédiation

À l’ère du numérique, il est essentiel que l’information soit accessible à tous, quelles que soient leurs capacités. La correction des PDF consiste à rendre les documents PDF accessibles aux personnes handicapées, en veillant à ce qu’elles puissent percevoir, comprendre, parcourir et interagir avec le contenu. En remédiant aux PDF, les organisations peuvent atteindre un public plus large, démontrer leur engagement en faveur de l’inclusion et se conformer aux exigences légales.

Comprendre l’accessibilité des PDF

En règle générale, un PDF accessible présente souvent certaines des caractéristiques suivantes :

• Texte consultable qui peut être lu par des technologies d’assistance, telles que les lecteurs d’écran.
• Polices permettant d’extraire des caractères sous forme de texte
• Balises de structure du document et ordre de lecture logique
• Descriptions alternatives pour les éléments non textuels tels que les images et les graphiques
• Champs de formulaire interactifs lors de l’utilisation de formulaires à remplir correctement étiquetés et balisés
• Une langue de document et un titre descriptif spécifiés

Pour créer des PDF accessibles, il est important de comprendre les normes d’accessibilité pertinentes. Les plus courantes sont les suivantes :

1. WCAG (Directives pour l’accessibilité des contenus web)
2. PDF/UA (accessibilité universelle au format PDF)
3. HHS (Santé et services sociaux)

Ces normes fournissent des lignes directrices et des exigences techniques pour la création de contenu numérique accessible, y compris les PDF.

L’importance de la remédiation PDF

Il y a plusieurs raisons impérieuses de donner la priorité à la remédiation des PDF :

1. Atteindre un public plus large: Les PDF accessibles peuvent être utilisés par des personnes aveugles ou malvoyantes et/ou des internautes handicapés, ce qui élargit votre public potentiel.
2. Amélioration de l’expérience utilisateur : les PDF accessibles sont faciles à parcourir et à comprendre pour les utilisateurs de technologies d’assistance telles que les lecteurs d’écran. Cela est possible grâce aux balises d’accessibilité telles que les descriptions textuelles alternatives.
3. Responsabilité sociale: La création d’un contenu accessible témoigne d’un engagement en faveur de l’inclusion et de l’égalité d’accès à l’information.
4. Conformité juridique: De nombreux pays disposent de lois qui exigent que les documents électroniques soient accessibles, comme la section 508 du Rehabilitation Act et l’Americans with Disabilities Act (ADA) aux États-Unis.

Problèmes courants d’accessibilité des PDF

Pour remédier efficacement aux problèmes liés aux PDF, il est important de comprendre les obstacles courants à l’accessibilité :

En identifiant et en réglant ces problèmes, vous pouvez améliorer de manière significative l’accessibilité de vos PDF.

PDF Techniques d’assainissement

Il existe deux approches principales de la remédiation des PDF : lors de la composition, ou de la création, et après la composition.

À la composition

Le balisage est le processus qui consiste à ajouter des éléments structurels à un document pour définir son ordre de lecture et sa hiérarchie logique. Les balises identifient des éléments tels que les titres, les paragraphes, les listes, les tableaux et les images, ce qui facilite la navigation et la compréhension du contenu par les technologies d’assistance.

Dans de nombreux cas, la meilleure façon de générer un document dans un format accessible peut être envisagée au niveau de la composition ou de la rédaction. Toutefois, c’est plus facile à dire qu’à faire, car cela exige que les auteurs soient parfaitement au courant et familiarisés avec l’accessibilité des documents. Cela signifie qu’ils doivent connaître les normes à respecter, telles que WCAG, PDF/UA et/ou HHS (Health and Human Services). Cela exige non seulement des connaissances, mais aussi d’être presque un expert afin que, lorsqu’ils génèrent le PDF final, celui-ci soit non seulement accessible, mais aussi utilisable, ce qui conduit à une conformité totale. Cela prend du temps, et si les personnes qui créent des documents ne génèrent pas des PDF accessibles en permanence, cela pourrait leur prendre beaucoup de temps pour générer un PDF à chaque fois qu’elles en génèrent un, car elles pourraient avoir besoin de rafraîchir constamment leurs connaissances en matière d’accessibilité des documents. Par conséquent, bien que dans certains cas cela puisse fonctionner et que les utilisateurs puissent générer des PDF accessibles en permanence, il y aura de nombreux cas où cela ne sera pas possible pour tous les auteurs, ou pour le faire au niveau de la composition du document.

Pour ce faire, au niveau de la composition du document, les utilisateurs devront non seulement être très, très familiers avec l’accessibilité des documents et tous les détails qui s’y rapportent, mais ils devront également être très, très familiers avec l’application qu’ils utilisent pour créer leur document et la manière dont cette application fonctionne avec les balises d’accessibilité. Au fur et à mesure qu’ils créeront le document, ils créeront également les balises d’accessibilité qui l’accompagnent.

Il existe des outils et des logiciels qui peuvent les aider dans le processus d’accessibilité, mais il s’agit toujours d’un processus avec lequel ils doivent être très familiers.

Pour marquer un PDF :

1. Ouvrez le document dans un outil comme Adobe Acrobat Pro.
2. Utilisez le panneau Balises pour ajouter et modifier des balises pour chaque élément de contenu.
3. Veillez à ce que la structure de la balise suive un ordre de lecture logique.
4. Fournissez un texte alternatif pour les images et autres éléments non textuels à l’aide de la balise <Alt>.
5. Pour les tableaux, définissez les en-têtes de ligne et de colonne à l’aide de la balise <TH>.

Remédiation post-composition

La correction post-composition consiste à baliser un document PDF entièrement composé. Cette approche est souvent utilisée pour les documents transactionnels volumineux tels que les relevés bancaires ou les factures, pour lesquels le balisage pendant la phase de création n’est pas possible.

Exigences clés importantes en matière d’assainissement :

1. Effectuer une ROC: si le PDF est une image numérisée, utilisez la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour le convertir en texte consultable.
2. Baliser le document: Ajoutez les balises correspondantes telles que les titres, les paragraphes, les listes, les tableaux, les figures, etc. pour définir les éléments d’accessibilité du document et l’ordre de lecture.
3. Fournissez un texte alternatif: Ajoutez des descriptions alternatives pour les images et autres éléments non textuels.
4. Ordre de lecture: Veillez à ce que l’ordre de lecture de tous les éléments d’accessibilité suive une séquence logique.
5. Définissez les champs du formulaire: Lorsque vous utilisez des formulaires à remplir, étiquetez et marquez correctement les champs du formulaire pour les rendre accessibles aux technologies d’assistance.
6. Baliser correctement les tableaux: Veillez à ce que les tableaux aient des en-têtes de ligne et de colonne correctement définis, des cellules appropriées ( associations), une description du tableau et qu’ils soient correctement balisés.
7. Spécifiez la langue du document: Définissez la langue principale du document dans les propriétés du PDF.

Plusieurs outils logiciels sont disponibles pour la correction post-composition, notamment la suite de solutions AccessibilityNow® de CrawfordTech . Pour les documents volumineux, les solutions de correction automatisées peuvent considérablement simplifier le processus.

Vérifier l’accessibilité des PDF et y remédier

Même si vous avez suivi les meilleures pratiques pour créer des PDF accessibles, il est important de vérifier que vos documents ne présentent pas de problèmes d’accessibilité et d’y remédier le cas échéant.

Contrôles d’accessibilité de base

Commencez par quelques vérifications de base pour identifier les problèmes évidents :

• Utilisez un outil de vérification de l’accessibilité des PDF tel que PAC (PDF Accessibility Checker) pour déterminer si le PDF est accessible ou non.
• Utilisez le vérificateur d’accessibilité d’ Adobe Acrobat Pro pour identifier les problèmes d’accessibilité les plus courants.

Tests d’accessibilité avancés

Pour une évaluation plus approfondie, envisagez les techniques de test manuel suivantes :

• Test du lecteur d’écran : utilisez un lecteur d’écran comme NVDA ou VoiceOver pour parcourir le PDF et vérifier les problèmes.
• Test de navigation au clavier : essayez de naviguer dans le PDF en utilisant uniquement un clavier pour vous assurer que tout le contenu et toutes les fonctionnalités sont accessibles.
• Vérifier l’ordre et la structure de lecture: Examinez la structure des balises et l’ordre de lecture pour vous assurer qu’ils correspondent à l’ordre visuel du contenu.

Remédier aux PDF inaccessibles

Les tâches d’assainissement les plus courantes sont les suivantes

• Ajout de tags. Les PDF utilisent des balises pour identifier la structure et l’ordre du contenu pour les lecteurs d’écran. Si le PDF n’est pas balisé, il est essentiel d’ajouter des balises.
• Langue du document. La spécification de la langue du document garantit que les lecteurs d’écran utilisent la prononciation et la traduction correctes.
• Structure des rubriques. Une structure de titre appropriée (H1, H2, etc.) aide les lecteurs d’écran à naviguer dans le document et à comprendre son organisation.
• Tableaux et listes. Assurez-vous que les tableaux ont une structure appropriée (lignes d’en-tête, cellules de données) et que les listes sont correctement étiquetées pour la navigation par la technologie d’assistance.
• Texte alternatif pour les images (Alt Text). Toutes les images non décoratives doivent être accompagnées d’un texte alt clair et concis décrivant leur contenu.
• Contraste des couleurs. Veillez à ce que le contraste des couleurs entre le texte et l’arrière-plan soit suffisant pour améliorer la lisibilité, en particulier pour les personnes souffrant de déficiences visuelles.
• Ordre de lecture. Veillez à ce que l’ordre de lecture suive le flux logique du document pour les lecteurs d’écran.
• Signets. L’ajout de signets à des documents volumineux permet aux utilisateurs d’accéder à des sections spécifiques du PDF.
• Liens. Pour une meilleure compréhension, il convient d’utiliser un texte de lien descriptif plutôt qu’une simple URL.
• Vérification et test. Utilisez des vérificateurs d’accessibilité et des simulations de lecteurs d’écran pour tester le PDF remédié et identifier les problèmes restants.

Automatiser la remédiation des PDF

Pour les organisations qui traitent de gros volumes de documents transactionnels, la remédiation manuelle n’est pas une bonne option, car elle prendrait beaucoup trop de temps et les documents ne seraient jamais livrés à temps. Dans ce cas, des solutions de remédiation automatisées peuvent aider à rationaliser le processus. Ces solutions impliquent généralement

1. Création de modèles: Un modèle est créé pour chaque type de document, définissant la structure, les balises et les autres caractéristiques d’accessibilité à appliquer.
2. Traitement par lots: L’outil automatisé traite un grand nombre de PDF, en appliquant le modèle approprié à chacun d’entre eux et en générant des versions accessibles des documents.
3. Remédiation à la demande : la remédiation des documents à la demande est la plus efficace, la plus rentable et la plus rapide.
4. Assurance qualité: L’exactitude et la conformité aux normes d’accessibilité des PDF assainis sont vérifiées, soit par des contrôles automatisés, soit par un examen manuel.

L’automatisation de la remédiation permet de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires pour rendre accessibles des volumes importants de documents PDF, tout en garantissant un niveau élevé de qualité et de conformité.

Questions fréquemment posées

Quelle est la différence entre un PDF balisé et un PDF non balisé ?

Un PDF balisé possède une structure logique définie par des balises d’accessibilité, qui se trouvent dans les métadonnées et sont invisibles à l’œil nu. Pour l’utilisateur moyen, un PDF balisé sera identique à un PDF non balisé, car le balisage est effectué dans les métadonnées et n’affecte ni ne modifie la structure du PDF lui-même. Les balises décrivent la hiérarchie et la signification du contenu. Un PDF non balisé n’a pas cette structure, ce qui rend difficile, voire impossible, la navigation et la compréhension du contenu pour les utilisateurs de technologies d’assistance.

Puis-je rendre un PDF numérisé accessible ?

Oui, mais cela nécessite une étape supplémentaire. Vous devrez utiliser la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour convertir l’image numérisée en texte consultable, puis les balises et autres caractéristiques d’accessibilité seront ajoutées au PDF.

Comment vérifier si mon PDF est accessible ?

Il existe plusieurs façons de vérifier l’accessibilité d’un PDF :

• Utilisez un outil gratuit comme PAC (PDF Accessibility Checker) 3
• Utilisez le vérificateur d’accessibilité dans Adobe Acrobat Pro
• Utilisez un outil de vérification de l’accessibilité comme l’outil Validator de CrawfordTech.
• Testez le PDF avec un lecteur d’écran comme NVDA ou VoiceOver.
• Si vous êtes très familier avec l’accessibilité des documents, vérifiez manuellement la structure des balises et l’ordre de lecture.

Quels sont les problèmes d’accessibilité les plus courants dans les PDF ?

Voici quelques-uns des problèmes d’accessibilité les plus courants dans les PDF :

• Absence de balises ou structure de balisage incorrecte
• Texte alternatif manquant ou incorrect pour les images
• Définition manquante de la langue du document
• Contraste de couleur insuffisant
• Champs inaccessibles dans les formulaires à remplir
• Tables mal étiquetées

Combien de temps faut-il pour remédier à un PDF inaccessible ?

Le temps nécessaire pour remédier à un PDF inaccessible peut varier considérablement en fonction de la complexité du document, de la gravité des problèmes d’accessibilité et des connaissances de l’utilisateur en matière d’accessibilité des documents. Pour une personne ayant des compétences en matière d’accessibilité des documents, la correction d’un document simple présentant des problèmes mineurs peut ne prendre que quelques minutes, tandis qu’un document complexe présentant de nombreux problèmes peut prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours.

Comment puis-je rendre accessibles les PDF transactionnels à fort volume ?

Pour les documents transactionnels à fort volume, des solutions de remédiation automatisées peuvent contribuer à rationaliser le processus. Ces solutions impliquent généralement la création de modèles pour chaque type de document, la correction à la demande ou le traitement par lots d’un grand nombre de PDF, et la réalisation de contrôles d’assurance qualité sur les documents corrigés.

Crawford Technologies – Votre partenaire en matière de remédiation PDF

La correction des PDF est essentielle pour garantir que le contenu numérique est accessible à tous, quelles que soient les capacités de chacun. En comprenant les principes de l’accessibilité des PDF, en suivant les meilleures pratiques de balisage et de correction, et en utilisant les bons outils et techniques, les organisations peuvent créer des PDF conformes aux normes d’accessibilité et utilisables par tous.

Alors que vous vous efforcez de rendre vos PDF accessibles, n’oubliez pas que l’accessibilité est un processus continu. Donnez la priorité à l’accessibilité dès le départ, testez régulièrement vos documents et faites de l’accessibilité un élément essentiel de votre flux de travail de création de documents. Ce faisant, vous pouvez vous assurer que tous les utilisateurs peuvent accéder à votre contenu et en tirer profit.

Crawford Technologies propose une solution puissante pour rationaliser le processus de correction des PDF pour l’accessibilité : AccessibilityNow® Remediate . Cet outil de bureau innovant fournit aux utilisateurs une interface utilisateur graphique conviviale qui simplifie le processus de balisage des documents PDF non transactionnels. Avec AccessibilityNow Remediate, les utilisateurs peuvent rapidement et facilement baliser divers éléments d’un PDF, notamment l’ordre de lecture, les paragraphes, les titres, les listes, les URL et les tableaux. En intégrant des technologies avancées d’IA et d’apprentissage automatique, cet outil peut détecter automatiquement les éléments de balisage, réduisant ainsi considérablement le besoin d’efforts manuels de correction des PDF et de processus d’assurance qualité approfondis.

En tant qu’outil autonome, AccessibilityNow Remediate peut être intégré de manière transparente dans le flux de travail de correction PDF de toute organisation pour les documents non transactionnels. Il peut être utilisé de manière indépendante ou comme étape finale du processus de correction pour les fichiers qui ont déjà été étiquetés à l’aide des applications de publication de Crawford Technologies. En exploitant les capacités d’AccessibilityNow Remediate, les organisations peuvent réduire considérablement le temps, les efforts et les coûts associés à la mise en accessibilité de leurs documents PDF. Cet outil puissant garantit la conformité aux principales normes d’accessibilité, telles que PDF/UA , WCAG et HHS , permettant aux organisations de créer du contenu numérique inclusif et convivial pour tous les utilisateurs, quelles que soient leurs capacités.

Vous avez besoin d’aide pour vous assurer que vos PDF sont totalement accessibles ? Contactez Crawford Technologies pour obtenir l’aide d’experts dans la création et la correction de PDF afin qu’ils répondent aux normes d’accessibilité les plus strictes.