Solutions
Plate-forme d’accessibilité aux documents d’entreprise (EDAP)
Test automatisé des documents et remédiation
Présentation de la plate-forme d’accessibilité aux documents d’entreprise
Une plateforme d’accessibilité aux documents d’entreprise est une plateforme complète qui répond à tous les besoins d’accessibilité, de conformité et d’utilisation des communications des clients, en utilisant une technologie moderne dans un environnement d’entreprise. Elle comprend tous les éléments nécessaires à la réussite d’un programme visant à répondre à vos besoins en matière d’accessibilité :
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Recherchez, testez et corrigez le contenu de vos sites web, comme les documents PDF et MS-Word.
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Externaliser vos besoins en formats alternatifs tels que le braille et les gros caractères.
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Mettez en place un processus automatisé pour créer des documents numériques accessibles à partir de vos applications transactionnelles.
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La plateforme doit permettre de transformer les trois types de documents (statiques, transactionnels et hybrides) en documents accessibles.
Passez la souris sur chaque type de document pour plus d’informations.
Documents statiques
Documents transactionnels
Documents hybrides
Une fois que vous aurez mis en place des solutions robustes pour ces éléments, vous serez en mesure de résoudre le problème de l’accessibilité des documents de votre organisation. Vous pouvez alors vous assurer que vos documents sont tous conformes aux normes d’accessibilité en vigueur. Il convient également de s’assurer que les documents ne sont pas seulement conformes, mais qu’ils sont également utilisables par une personne ayant besoin de les lire.
Principaux avantages
Les avantages d’une plateforme d’accessibilité aux documents d’entreprise sont nombreux et variés. En voici quelques-uns parmi les plus importants :
Économies de coûts
Économies réalisées grâce à une solution unique pour la création de tous les documents accessibles.
Des économies peuvent être réalisées en éliminant les doubles emplois, fréquents dans les flux de travail non synchronisés.
Des coûts prévisibles à l'avenir grâce à la pérennisation.
Atténuation des risques
Réduit le risque d'amendes réglementaires et de poursuites judiciaires en hébergeant des documents entièrement conformes.
Amélioration de la conformité grâce à l'utilisation de normes appropriées et actualisées.
Des flux de travail efficaces et des clients satisfaits
Délai de mise sur le marché plus court pour les documents critiques.
Réduction de la confusion grâce à un emplacement central pour les documents accessibles.
Améliore la satisfaction des clients en leur fournissant des documents utilisables et accessibles.
Évaluer les exigences de votre organisation en matière d’accessibilité des documents
Pour que votre organisation puisse déterminer ce qui est nécessaire à la réussite d’un PADE, posez-vous les questions suivantes :
- Quelles sont les normes à respecter ? Exemples : WCAG, PDF/UA, HHS.
- Des formats alternatifs tels que le braille, les gros caractères, le texte électronique et l’audio sont-ils nécessaires ?
- Dans quels formats les documents numériques doivent-ils être livrés ? Exemples : PDF, HTML, MS-Word.
- Les documents sont-ils mis à la disposition des destinataires sur des sites web publics et des portails sécurisés ?
- L’organisation le fait-elle uniquement à des fins de conformité légale ou l’expérience de l’utilisateur est-elle également prise en compte ?
- Les destinataires de documents numériques seront-ils tenus d’identifier eux-mêmes leur besoin de documents accessibles ou recevront-ils tous automatiquement des documents accessibles ?
- Votre organisation a-t-elle une initiative en matière de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI) ? Votre initiative en matière d’accessibilité des documents s’inscrira-t-elle dans le cadre de l’initiative DEI ?
Exigences clés pour une plateforme d’accessibilité aux documents d’entreprise réussie
Pour être une solution stratégique, une plate-forme d’accessibilité aux documents d’entreprise doit répondre à tous les besoins d’accessibilité, de conformité et d’utilisation des communications des clients, en utilisant une technologie moderne dans un environnement d’entreprise. La plate-forme d’accessibilité des documents d’entreprise doit être capable de.. :
Conformité
Respecter à 100 % les normes d'accessibilité des documents.
Convertir tous les documents en documents accessibles, utilisables par tous les lecteurs.
S'engager à soutenir les futures normes d'accessibilité, qui évoluent rapidement.
Fournir une méthode facile de transition vers les nouvelles normes lorsqu'elles sont publiées.
Documents
Prise en charge de tous les types de documents utilisés pour communiquer avec les clients, partners et les employés.
Il offre des possibilités uniques pour les documents statiques et transactionnels.
Productivité élevée
Fournir une solution vérifiée pour générer des documents transactionnels accessibles en grande quantité.
Utiliser les fonctionnalités de l'IA pour réduire au minimum les coûts d'installation et de fonctionnement.
Des solutions polyvalentes pour répondre à tous les besoins des entreprises : On-Premises, Cloud-Based, Services, ou une fusion de ces options.
Exigences uniques de l’EDAP
- Capacité à fournir des solutions sur demande et à répondre aux besoins de traitement par lots.
- Idéal pour la remédiation à la demande de documents provenant de référentiels.
- Traitement des documents au jour le jour et des documents historiques.
- Processus d’assainissement efficace. Capacité à traiter de grands volumes de données, à fournir une validation automatisée de la conformité de l’accessibilité des données et à rationaliser les flux de travail de remédiation. Ces flux peuvent assurer la validation, la transformation et l’enrichissement des données, facilitant ainsi l’identification et la résolution des problèmes de données de manière efficace.
- Un processus de création de modèles basé sur des règles qui utilise l’IA et garantit un flux de travail rationalisé, permettant un traitement efficace et rentable de centaines de milliers de documents tout en produisant des résultats conformes et parfaitement utilisables.
- Traitement des volumes de documents transactionnels créés dans l’entreprise.
- Accessibility Solutions s’est concentré sur l’établissement d’un flux de travail de remédiation qui automatise le processus et s’intègre de manière transparente à tout mécanisme de livraison numérique.
- Capacité à assurer une conformité totale aux normes WCAG, PDF/UA et/ou HHS dans tout flux de travail transactionnel et statique.
- Possibilité de scanner l’ensemble d’un site web à la recherche de fichiers PDF (et éventuellement MS-Word) et de les tester pour voir s’ils sont conformes à la norme d’accessibilité qui répond à vos besoins.
- Outil de remédiation facile à utiliser, conçu à l’aide de l’IA pour traiter un grand nombre de fichiers PDF sans faire appel à des experts en accessibilité.
- Possibilité d’externaliser la remédiation des documents lorsqu’il y a un arriéré de documents inaccessibles.
- Possibilité de tester les documents remédiés pour s’assurer qu’ils sont conformes en utilisant le même outil de validation que celui utilisé pour l’analyse du site web.
- Capacité à scanner des référentiels documentaires et à valider la conformité à l’accessibilité des documents qu’ils contiennent.
- Capacité à scanner des documents dans un système de gestion de l’apprentissage (LMS) afin de garantir la conformité des documents dans les cours de formation.
Répondre aux exigences de l’EDAP avec AccessibilityNow®
Il n’existe qu’une seule plateforme répondant aux exigences mentionnées ci-dessus. Il s’agit de la plateforme AccessibilityNow de Crawford Technologies. Les composants de la plateforme sont tous des logiciels et services de pointe qui répondent à tous les besoins uniques des documents d’entreprise, à la fois statiques et transactionnels.
Les solutions logicielles sont disponibles sur site, dans des configurations en nuage et des offres SaaS. Elles sont évolutives pour les organisations à très gros volumes qui créent des centaines de millions de documents chaque année et qui souhaitent les rendre accessibles. Le logiciel a fait ses preuves sur le marché et de nombreuses entreprises du classement Fortune 100 l’intègrent à leurs opérations critiques.
Les équipes de services et d’assistance de Crawford Technologies sont sans égal dans le secteur. Elles ont des dizaines d’années d’expérience dans le secteur et possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour faire de chaque programme d’accessibilité un succès.
La plateforme AccessibilityNow® offre toutes ces fonctionnalités et bien plus encore. Les composants sont tous des modules hautes performances, évolutifs et fiables qui sont utilisés dans les plus grandes entreprises du monde, créant et diffusant des dizaines de milliards de documents accessibles chaque année.
Solutions documentaires transactionnelles
Voici quelques-uns des composants logiciels uniques et puissants qui permettent de traiter les documents transactionnels :
- Outil de conception d’ interface graphique facile à utiliser, exploitant l’IA pour permettre aux spécialistes de l’accessibilité de développer des modèles de documents.
- Outils de test pour assurer la conformité.
- Base de données redondante prête à l’emploi pour le stockage des modèles.
- Des conversions en temps réel très performantes pour convertir des documents de n’importe quel format en formats PDF ou HTML modernes et accessibles, conformes aux réglementations internationales et utilisables par le destinataire.
- Gestionnaire de transformation prêt pour le cloud avec des API et des connecteurs vers des référentiels documentaires tels que IBM CMOD, FileNet et bien d’autres pour la création de documents accessibles en temps réel.
- Une façon simple d’intégrer les formats alternatifs dans une stratégie d’accessibilité des documents d’entreprise.
Solutions pour documents statiques
Crawford TechnologiesLes capacités uniques de traitement des documents statiques sont les suivantes
- Outil de conception d’ interface graphique facile à utiliser, exploitant l’IA pour permettre aux spécialistes de l’accessibilité de remédier aux documents.
- Outils de test pour assurer la conformité.
- Moteur de recherche web basé sur l’informatique en nuage qui analyse automatiquement tous les documents d’un site web, en vérifie la conformité et propose des options de remédiation pour corriger ceux qui ne sont pas accessibles.
- Un tableau de bord basé sur le cloud qui permet aux organisations de suivre toutes leurs tâches de remédiation documentaire en temps réel.
- Un plug-in MS-Word qui permet aux auteurs de créer facilement des documents accessibles dès le départ.
Offres de services
Pour réussir un programme d’accessibilité des documents, il faut plus qu’un simple logiciel. Il faut une synergie entre des solutions logicielles robustes et l’expertise et les conseils de professionnels de premier plan, tels que :
- Programmes de formation pour tous les besoins en matière d’accessibilité.
- Un bureau de service hautement sécurisé pour la création et la distribution de documents dans des formats alternatifs tels que le braille, les gros caractères, l’eText, l’audio.
- Une organisation de services qui fournit une remédiation des documents PDF et Office dans des volumes élevés et avec des garanties de conformité.
- Un portail en libre-service permettant aux utilisateurs de télécharger des documents ad hoc à des fins de remédiation.
- Une équipe de services d’évaluation et de conseil qui peut aider votre organisation à planifier et à mettre en œuvre un programme d’accessibilité aux documents de classe mondiale.
Évaluation des documents d’entreprise
La plateforme AccessibilityNow® offre toutes ces fonctionnalités et bien plus encore. Les composants sont tous des modules hautes performances, évolutifs et fiables qui sont utilisés dans les plus grandes entreprises du monde, créant et diffusant des dizaines de milliards de documents accessibles chaque année.
PRODUIT
AccessibilityNow
Les descriptions complètes de la plateforme AccessibilityNow et de ses capacités.
LIVRE BLANC
Documents accessibles Considérations sur le flux de travail avant et après la composition
L’une des décisions les plus importantes qu’une organisation doit prendre concernant l’accessibilité des documents transactionnels est de savoir où la mettre en œuvre. Ce livre blanc propose une analyse approfondie des différentes approches.
LIVRE BLANC
Crawford TechnologiesAccessibilityNow® – Un livre blanc de Madison Advisors
Alors que les règles et réglementations relatives à l’accessibilité des documents deviennent de plus en plus courantes, les entreprises responsables comprennent qu’il ne suffit pas d’adopter quelques pratiques accessibles. Elles reconnaissent l’importance de mettre en œuvre une plateforme complète pour créer et gérer des documents accessibles.
LIVRE BLANC
Pourquoi l’accessibilité des documents est essentielle dans vos services
Aux États-Unis, environ une personne sur cinq souffre d’un handicap, ce qui rend l’accessibilité des documents cruciale pour les organisations qui envoient des communications commerciales. Qu’ils soient transmis par voie imprimée ou numérique, tous les documents, y compris les factures et les relevés, doivent être rendus accessibles. Garantir l’accessibilité et la facilité d’utilisation des documents doit être une priorité absolue pour ces organisations.
LIVRE BLANC
Automatisation de l’accessibilité des documents : prise en charge de toutes les communications et de tous les formats
Rendre accessible un grand nombre de documents peut prendre beaucoup de temps, surtout si cela n’est pas fait correctement. Dans de tels cas, il convient d’adopter une nouvelle approche pour fournir de manière proactive des documents accessibles, en veillant à ce que tous les consommateurs reçoivent des informations auxquelles ils peuvent accéder et auxquelles ils peuvent répondre rapidement. Cela peut être réalisé par la mise en œuvre d’un flux de travail automatisé de remédiation des documents.
