Accessibilité des documents

Introduction à l’accessibilité des documents

Bienvenue dans le monde de l’accessibilité des documents, où chaque individu, quelles que soient ses capacités, peut accéder aux informations et les comprendre facilement. Chez CrawfordTech, nous comprenons l’importance de créer des documents accessibles qui répondent aux besoins de tous les utilisateurs, y compris ceux qui sont handicapés. En adoptant l’accessibilité des documents, vous assurez non seulement la conformité avec les réglementations en matière d’accessibilité, mais vous favorisez également un sentiment d’appartenance et d’autonomisation au sein de votre organisation et des communautés que vous servez.

Les documents sont considérés comme accessibles lorsqu’ils peuvent être consultés par tout le monde, quels que soient les outils ou les capacités. Garantir l’accessibilité est facile avec les bons outils, les bons logiciels et la bonne formation.

Un document accessible offre une multitude d’avantages, tels que

• Amélioration de la lisibilité et de la compréhension pour tous les utilisateurs
• Amélioration de l’expérience et de la satisfaction des utilisateurs
• Élargissement de la portée et de l’inclusivité
• Conformité avec les exigences légales et les normes industrielles

La gestion de grandes quantités de données et de divers types de données dans des formats accessibles et conformes peut prendre beaucoup de temps et être coûteuse si elle n’est pas effectuée correctement. La non-conformité aux réglementations mondiales régissant l’accessibilité des documents peut avoir des conséquences coûteuses. Il est donc impératif pour les entreprises et les organisations de trouver la bonne solution pour gérer correctement et efficacement les nombreux formats alternatifs requis.

Difficultés rencontrées en raison de l’inaccessibilité des documents

Pour comprendre l’importance d’assurer l’accessibilité des documents, il faut comprendre les problèmes qui peuvent survenir en raison de l’inaccessibilité des documents :

1. Langage ambigu: De nombreux documents inaccessibles sont rédigés dans un langage vague et ambigu qui peut être difficile à comprendre.
2. Formatage inadéquat : les documents inaccessibles manquent souvent de formatage et de structure appropriés, tels que des titres appropriés, des paragraphes significatifs et une table des matières. Il est donc difficile de parcourir le document à l’aide d’un lecteur d’écran ou d’une autre technologie d’assistance.
3. Absence de formats alternatifs: De nombreux documents ne sont disponibles qu’au format PDF, ce qui peut empêcher les personnes d’accéder au contenu sans logiciel spécialisé ou sans l’aide d’une autre personne. Certaines personnes ne peuvent pas accéder à un document électronique, c’est pourquoi des formats alternatifs peuvent être nécessaires pour accéder à l’information.
4. Manque de sensibilisation: Les images contenues dans les documents peuvent poser un problème d’accessibilité parce qu’elles peuvent ne pas inclure de texte alternatif décrivant leur contenu. Cela signifie que les utilisateurs de technologies d’assistance peuvent ne pas être conscients de ce contenu !
5. Problèmes de lisibilité: Les documents comportant des polices de petite taille et des arrière-plans à faible contraste peuvent réduire la lisibilité pour les utilisateurs malvoyants.

Travailler sur l’accessibilité des documents dès le départ peut contribuer à éliminer ces difficultés.

Concepts clés pour la création de documents accessibles

Pour créer des documents réellement accessibles, il est essentiel de comprendre les éléments clés qui contribuent à leur facilité d’utilisation. Voici quelques-uns des concepts fondamentaux :

• Titres appropriés : utilisez une structure hiérarchique de titres (H1, H2, H3, etc.) pour organiser votre contenu et faciliter la navigation des utilisateurs.
• Texte alternatif: Fournissez un texte alternatif descriptif (alt text) pour les images, les tableaux et les graphiques afin de garantir que les utilisateurs aveugles ou malvoyants puissent comprendre le contenu.
• Contraste des couleurs: Veillez à ce que le contraste des couleurs entre le texte et l’arrière-plan soit suffisant pour améliorer la lisibilité.
• Métadonnées: Incluez des métadonnées pertinentes, telles que le titre du document et l’auteur, afin de les rendre accessibles à l’utilisateur final, ainsi que la langue, afin de garantir une prononciation correcte par la technologie d’assistance.

La plateforme AccessibilityNow de Crawford Technologies simplifie le processus de mise en œuvre de ces bonnes pratiques d’accessibilité dans différents formats de documents, notamment Microsoft Word, PDF, braille, gros caractères, etc. Avec AccessibilityNow, vous pouvez garantir la conformité aux directives d’accessibilité tout en rationalisant vos processus de création et de correction de documents.

Recommandations pour garantir l’accessibilité des documents

Les étapes de base de la création de documents accessibles sont similaires, que le document soit au format HTML, Microsoft Word, PDF ou autre. Ces étapes sont les suivantes :

• Veillez à ce que le contenu non textuel, tel que les images et les logos, soit accompagné d’un texte alternatif ou d’une description textuelle afin de fournir un contexte.
• Inclure une structure de balisage accessible aux technologies d’assistance.
• Étiqueter correctement les champs du formulaire, afin qu’il soit accessible aux utilisateurs de clavier uniquement.
• Assurez-vous que tous les liens et le contenu interactif sont étiquetés et fonctionnent lorsqu’ils sont activés.
• Formatez correctement les tableaux et indiquez les en-têtes.
• La plupart des utilisateurs bénéficieront d’une taille de texte de 12 points ou plus.
• Les chiffres de 1 à 9 sont plus faciles à lire s’ils sont écrits en lettres, tandis que les chiffres à partir de 10 doivent être présentés en chiffres.

Relever les défis les plus courants en matière d’accessibilité des documents

Les organisations sont souvent confrontées à plusieurs défis communs lorsqu’elles traitent de l’accessibilité des documents, tels que

• Inquiétudes quant à la conformité des documents destinés aux clients: Les solutions de CrawfordTech garantissent que tous vos documents destinés aux clients sont entièrement conformes aux réglementations en matière d’accessibilité, protégeant ainsi votre organisation des risques juridiques potentiels.
• Difficulté à gérer la diffusion de divers formats alternatifs: AccessibilityNow prend en charge un large éventail de formats de documents, ce qui facilite la gestion et la diffusion de versions accessibles de tous vos documents.
• Dépenser trop de temps et d’argent pour gérer les communications sur l’accessibilité des documents sans parvenir à une conformité totale: Les solutions automatisées de CrawfordTech rationalisent le processus d’accessibilité, vous permettant d’économiser du temps et de l’argent tout en garantissant une conformité totale.
• Envisager d’ajouter des ressources supplémentaires pour résoudre les problèmes d’accessibilité: Avec AccessibilityNow, vous pouvez gérer efficacement vos besoins en matière d’accessibilité des documents sans avoir besoin de ressources supplémentaires, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur ses activités principales.

Les solutions complètes de CrawfordTech abordent ces défis de front, en fournissant aux organisations les outils et l’expertise nécessaires pour réussir dans leurs initiatives d’accessibilité des documents.

Assurer la Conformité avec les réglementations en matière d’accessibilité

Le respect des réglementations en matière d’accessibilité est un aspect essentiel de l’accessibilité des documents. Outre les réglementations mentionnées, il est important de noter que les WCAG 2.0 et 2.1 sont les normes clés à suivre pour l’accessibilité des PDF. Les solutions de CrawfordTech sont conçues pour vous aider à répondre aux exigences de diverses directives et normes d’accessibilité, telles que :

• Section 508 de la loi sur la réhabilitation: Nos solutions garantissent que vos technologies électroniques et informatiques sont accessibles aux personnes handicapées, comme l’exige la section 508.
• Americans with Disabilities Act (ADA): Nos services vous aident à vous conformer à l’ADA, en veillant à ce que vos documents soient accessibles aux personnes handicapées.
• EN-301: nous vous aidons à vous conformer à la norme EN-301, afin de garantir l’accessibilité de vos produits TIC.
• AODA: En vous associant à Crawford Technologies, vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que vos documents sont conformes aux dernières réglementations en matière d’accessibilité et aux meilleures pratiques.
• Règle finale de la CMS : Cette règle exige que les documents et le contenu envoyés aux membres respectent les objectifs d’équité en matière de santé, en exigeant la traduction dans des langues étrangères en fonction des préférences de l’assuré et des formats accessibles tels que les gros caractères, le braille et les fichiers audio dans un délai de 24 à 72 heures. (En savoir plus)

L’importance des tests d’accessibilité

Le test d’accessibilité est une étape cruciale pour s’assurer que vos documents répondent aux normes requises et sont utilisables par les personnes handicapées. Plusieurs outils sont disponibles pour vous aider à vérifier l’accessibilité de vos documents :

• AccessibilityNow Validator: Un programme de numérisation qui identifie les défauts d’accessibilité dans vos documents.
• WAVE: un outil d’évaluation de l’accessibilité du web qui permet d’identifier les problèmes d’accessibilité dans les contenus web.
• AChecker: Un outil basé sur le web qui vérifie la conformité de pages HTML individuelles avec les normes d’accessibilité.
• Lighthouse: Outil automatisé à code source ouvert permettant d’améliorer la qualité des pages web, y compris l’accessibilité.

En utilisant ces outils et en effectuant des tests d’accessibilité approfondis, vous pouvez identifier et résoudre tous les problèmes avant que vos documents ne soient publiés, garantissant ainsi une expérience utilisateur totalement accessible et inclusive.

Comment garantir l’accessibilité des différents types de documents

Il existe différentes recommandations pour assurer l’accessibilité pour différents types de documents :

Microsoft Office

Pour garantir l’accessibilité d’un document Microsoft Office, il faut étiqueter correctement les images, les graphiques et tout autre contenu non textuel. Les documents doivent être formatés de manière à optimiser la lisibilité, y compris les titres. Les documents doivent également être conçus pour être navigables à l’aide de raccourcis clavier. Les tests d’accessibilité de ces documents peuvent être effectués à l’aide d’outils tels que le vérificateur d’accessibilité Microsoft.

Microsoft Word

Microsoft Word comprend diverses fonctions d’accessibilité qui aident les utilisateurs à accéder rapidement au contenu. Vous pouvez accéder à cette option dans le menu Fichier, sous Options > Accessibilité. À partir de là, les utilisateurs peuvent activer des paramètres tels que le mode contraste élevé, qui modifie les couleurs du texte et de l’arrière-plan afin d’améliorer la visibilité. Les ajustements du zoom permettent également aux utilisateurs de personnaliser l’affichage des documents. Microsoft fournit également un guide complet pour la création de documents accessibles dans Word, y compris des instructions pour l’ajout de descriptions alt-text aux images. « Pour vous assurer que vos documents Microsoft Word sont conformes à l’ADA, suivez cette liste de contrôle :

• Utilisez les styles de titres intégrés (Titre 1, Titre 2, etc.) pour structurer votre document.
• Fournir un texte alt pour les images et les tableaux
• Utilisez des puces ou des numéros pour les listes

Microsoft Excel

Les problèmes d’accessibilité dans Microsoft Excel peuvent commencer avec la conception physique du programme lui-même. Les menus et les rubans d’Excel peuvent être difficiles à parcourir avec les outils d’accessibilité. C’est pourquoi Microsoft Excel propose des options d’accessibilité telles que le mode de contraste élevé, les paramètres de couleur réglables, l’outil Loupe et la prise en charge des lecteurs d’écran. Ces options rendent les feuilles de calcul Microsoft entièrement compatibles avec les technologies d’assistance telles que les lecteurs d’écran comme JAWS et NVDA.Microsoft Excel :

• Inclure un titre pour la feuille de calcul et fournir un message indiquant la fin du tableau.
• Évitez les cellules vides pour des raisons de formatage
• Veillez à ce que chaque onglet de la feuille ait un nom unique et pertinent.
• Évitez de fusionner des cellules

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint comprend les fonctions suivantes, qui facilitent la création de présentations PowerPoint accessibles :

• Raccourcis clavier : les raccourcis permettent de naviguer rapidement dans une présentation, par exemple en passant d’une diapositive à l’autre. Cela facilite la tâche à ceux qui ont des difficultés à utiliser un périphérique de pointage traditionnel comme une souris.
• Alt-Text: Cette fonction permet aux utilisateurs d’ajouter un texte descriptif aux images et autres objets d’une présentation afin que les personnes aveugles ou malvoyantes puissent accéder à ce contenu.
• Thèmes accessibles : Microsoft a fourni plusieurs modèles spécialement conçus pour l’accessibilité. Cela facilite la navigation dans leurs présentations pour les personnes utilisant des technologies d’assistance.

Microsoft PowerPoint :

• Inclure des sous-titres pour les vidéos dans vos présentations
• Assurer un contraste de couleur suffisant entre le texte et l’arrière-plan
• Fournir un texte alt pour les images, les tableaux et les graphiques ».

Fichiers Google Drive

Google Drive propose une série de fonctionnalités d’accessibilité telles que la reconnaissance vocale, la dictée, la synthèse vocale, la prise en charge du sous-titrage et les thèmes à fort contraste. Google Drive a également mis en place l’outil Accessibility Checker, qui permet aux utilisateurs d’identifier rapidement les problèmes d’accessibilité potentiels dans leurs documents avant de les partager avec d’autres personnes. Outre ces outils intégrés, les testeurs peuvent utiliser des modules complémentaires tels que Grackle, qui est disponible pour tous les formats tels que les documents, les diapositives et les feuilles.

Google Docs

Google propose plusieurs fonctions d’accessibilité dans Google Docs :

• Saisie vocale: Cette fonction permet aux utilisateurs souffrant de handicaps moteurs d’accéder aux mêmes outils que ceux disponibles en tapant au clavier, en parlant dans le microphone intégré à l’appareil.

Google Slides

Google Slides améliore l’accessibilité en fournissant des descriptions textuelles alternatives, ou balises Alt, sur les images utilisées dans les diapositives. Les balises Alt contribuent à l’optimisation des moteurs de recherche, ce qui permet aux diapositives d’apparaître plus haut dans les résultats de recherche lorsque des mots clés pertinents sont utilisés. Des enregistrements audio peuvent également être ajoutés directement aux diapositives. C’est l’idéal si les présentateurs veulent parler à haute voix mais ne sont pas physiquement présents lors de la présentation. En outre, des modules complémentaires tels que Grackle permettent de tester l’accessibilité des diapositives.

Google Sheets

Il existe plusieurs façons de rendre Google Sheets plus accessible, notamment en réglant les paramètres d’affichage de l’ordinateur. L’activation des fonctions de zoom permet également d’améliorer la lisibilité en agrandissant des zones de texte spécifiques qui, autrement, seraient trop petites pour être affichées confortablement à l’écran. Plusieurs plugins permettent aux utilisateurs de personnaliser l’apparence des données à l’intérieur des feuilles, par exemple en ajoutant des bordures autour des cellules individuelles ou en améliorant l’espacement des lignes de texte. Les feuilles Grackle sont un plugin qui permet de détecter tous les problèmes d’accessibilité.

Autres fichiers

Les documents accessibles doivent être formatés à l’aide de normes telles que des titres, des sous-titres, une police de caractères en gras pour mettre en valeur des mots ou des phrases, ou des tableaux avec des légendes décrivant ce qu’ils montrent, le cas échéant. Des liens peuvent également être ajoutés pour soutenir les informations ou les sources à la fin d’un document. L’accessibilité dans les documents HTML et XML est un élément essentiel du développement Web. Plusieurs outils peuvent aider les utilisateurs à vérifier l’accessibilité d’un document, notamment AccessibilityNow Validator, WAVE, AChecker et Lighthouse. En effectuant ces vérifications sur les documents HTML, des retours sont fournis sur les problèmes éventuels liés à la convivialité ou à la conformité aux normes WCAG. Cela permet aux utilisateurs de savoir ce qui doit être corrigé avant de mettre en ligne un site. Le W3C a également créé plusieurs directives, qui incluent l’utilisation du balisage sémantique dans la mesure du possible. Pour vous assurer que vos PDF sont conformes à l’ADA, suivez cette liste de contrôle :

• Veillez à ce que le texte soit consultable
• Utilisez un texte caché (Alt) pour décrire les images
• Les documents de plus de neuf pages nécessitent des signets
• Utilisez des balises pour cartographier le contenu
• Disposez les tables de gauche à droite
• Évitez les images d’arrière-plan et les filigranes
• Veillez à ce que les lignes du tableau tiennent dans la largeur de la page »

Lignes directrices sur l’accessibilité des documents

Outre les recommandations, les utilisateurs doivent également connaître les lignes directrices importantes en matière d’accessibilité pour les différents types de documents. Voici quelques lignes directrices courantes pour garantir l’accessibilité des documents :

• Un titre unique et compréhensible améliore l’accessibilité du contenu lorsqu’il est lu à l’aide d’une technologie d’assistance.
• La spécification de la langue du document permet d’éviter toute confusion, car les technologies d’assistance ne peuvent pas identifier la langue si elle n’est pas spécifiée.
• Ajoutez un texte d’hyperlien descriptif au lieu de l’URL ou de termes généraux tels que « cliquez ici » et « plus », afin de clarifier la situation pour le lecteur lorsque les liens sont présentés hors contexte.
• Utilisez l’espacement des paragraphes au lieu des retours à la ligne lorsqu’un espacement supplémentaire est nécessaire entre les paragraphes.
• Les listes créées peuvent être numérotées si elles sont ordonnées, ou utiliser des puces pour les listes sans ordre.
• Choisissez deux couleurs assez éloignées l’une de l’autre sur la roue des couleurs et ayant un rapport de contraste d’au moins 4,5:1 pour que le texte soit lisible par les personnes malvoyantes.
• Évitez d’utiliser des images d’arrière-plan derrière le texte, car cela peut réduire la lisibilité et empêcher les personnes malvoyantes ou dyslexiques de lire le contenu rapidement et avec précision. Utilisez plutôt un arrière-plan solide pour que les lecteurs sachent toujours ce qu’ils regardent sans avoir à se fatiguer les yeux.
• Évitez les polices décoratives, qui peuvent être difficiles à lire pour les personnes souffrant de troubles cognitifs.
• Sélectionnez une police de caractères appropriée et réglez-la à la bonne taille pour qu’elle soit lisible à l’écran ou à l’impression.
• Toute représentation graphique doit comporter des spécifications appropriées pour les étiquettes et les titres des axes.
• Les filigranes, s’ils sont légaux, peuvent être utilisés, et les filigranes textuels sont préférables aux filigranes imagés. Cela signifie que le nom doit être mentionné au début du document ou inclus dans le nom du fichier.
• Veillez à ce que les numéros de page soient insérés à l’aide d’outils et non manuellement.
• Les tableaux doivent être composés de titres, de lignes et de colonnes contenant des informations connexes clairement étiquetées. La fusion de plus de deux cellules adjacentes en une seule enfreint les directives WCAG, car elle empêche la technologie d’assistance de lire correctement le contenu des cellules individuelles.
• Les sous-titres ou transcriptions sont des éléments essentiels de l’accès au multimédia pour les personnes malentendantes ou ayant des problèmes de traitement auditif.

Lignes directrices pour Microsoft Word

Vous trouverez ci-dessous des lignes directrices pour garantir l’accessibilité des documents Microsoft Word :

• Assurez-vous que les marges de la page sont réglées à la taille souhaitée, généralement 1 pouce pour tous les côtés d’un document.
• L’espacement des lignes est cohérent dans l’ensemble du document, l’espacement simple ou double étant préférable.
• Insérez des en-têtes et des pieds de page pour ajouter des informations utiles telles que les titres des chapitres, les dates ou des détails sur l’auteur à chaque extrémité de la page.
• Ajoutez des tableaux ou des images au document à l’aide des outils MS Word et veillez à ce que le formatage soit correct.
• Vérifiez l’orthographe et relisez soigneusement.

Lignes directrices pour les feuilles de calcul

Suivez les lignes directrices ci-dessous pour garantir l’accessibilité des feuilles de calcul :

• Utilisez une structure de tableau simple avec des informations d’en-tête de colonne. Les informations d’en-tête sont utilisées pour identifier les lignes et les colonnes pour les personnes utilisant des technologies d’assistance.
• Ajoutez un titre de tableau dans la première cellule de la première colonne de la feuille de calcul afin que les personnes utilisant des technologies d’assistance puissent le trouver facilement.
• Évitez les cellules, lignes et colonnes vides. Si des cellules vides sont nécessaires, marquez-les d’un signe moins, d’un zéro ou d’une mention N/A (sans objet).
• Évitez de fusionner des cellules, car la navigation dans la feuille de calcul peut être difficile pour ceux qui utilisent une technologie d’assistance.
• Donnez des noms uniques aux onglets de feuille et supprimez les feuilles vierges. Cela facilitera la navigation dans la feuille de calcul.
• Chaque graphique doit avoir un titre, une légende et des étiquettes d’axe.

Lignes directrices pour PowerPoint

Les lignes directrices pour la création de présentations PowerPoint accessibles sont les suivantes :

• Veillez à ce que chaque diapositive ait un titre unique et, si elle est listée, à ce qu’elle soit numérotée et munie de puces.
• Évitez les zones de texte, les Word Art et les transitions automatiques entre les diapositives pour améliorer l’accessibilité.
• Évitez les effets clignotants ou les animations susceptibles de provoquer des crises chez les personnes souffrant d’épilepsie photosensible.
• Les commandes du lecteur pour les vidéos intégrées dans PowerPoint sont inaccessibles. Pensez à ajouter un lien vers la vidéo sur YouTube ou Vimeo.
• Vérifiez que les diapositives sont placées dans un ordre logique dans le panneau de présentation.
• Évitez d’entasser beaucoup d’informations sur une diapositive, car cela peut prêter à confusion et être illisible.