Les entreprises ont de nombreuses raisons d'envisager l'installation d'une fabrique de documents automatisée (ADF). Les avantages du contrôle, de la responsabilité, des données d'analyse, de la notification d'alerte, des améliorations de la productivité et de la maîtrise des coûts sont importants pour presque toutes les organisations qui créent et distribuent des communications client. Les opérations qui n'offrent pas cette fonctionnalité, qu'il s'agisse de sous-traitants ou de centres de documentation internes, auront du mal à prendre en charge les applications documentaires importantes pour leurs clients.
Les entreprises s'intéressent à la technologie ADF en raison de problèmes évidents tels que des incidents de documents de compte mixtes, le non-respect des SLA ou la perte d'activités au profit de concurrents qui offrent les avantages et la sécurité fournis par les ADF.
D'autres fois, les entreprises considèrent la technologie ADF comme un catalyseur de croissance commerciale essentiel qui leur permet de pénétrer de nouveaux marchés ou de fournir un meilleur produit à leurs clients.
Un ADF pourrait-il être avantageux pour votre entreprise ?
Évaluation du risque
Quelles sont les conséquences si vous exposez accidentellement des informations personnelles en mélangeant des comptes ? Que se passe-t-il si un travail manque une date limite d'envoi ? Si une machine tombe en panne pendant un travail de production, comment l'opérateur redémarrera-t-il au bon endroit, évitant les doublons ou les documents manqués ?
Contrôle des coûts
Pouvez-vous laisser tomber le troisième quart? Quels travaux prennent le plus de temps à s'exécuter ? Combien de temps passez-vous à rechercher des demandes de renseignements sur l'état d'un travail ou d'un document ? Pouvez-vous réduire les frais de production et d'affranchissement en combinant les emplois ? Quand est-il financièrement judicieux de remplacer un équipement vieillissant ?
Attirer de nouvelles entreprises
De nouveaux marchés, tels que le traitement des documents contrôlés HIPAA, seraient-ils accessibles à votre organisation si vous disposiez d'un meilleur suivi et de meilleurs contrôles ? Existe-t-il des possibilités d'imprimer et d'insérer des relevés de nombre de pages variables ? Est-ce que tous les derniers appels d'offres nécessitent une livraison de documents multicanaux et une maintenance des préférences des clients ?
Améliorer le service
Une réponse plus rapide aux demandes des clients peut-elle contribuer à la fidélisation de la clientèle ? Les réimpressions automatisées permettront-elles d'envoyer les documents par la poste un jour ou deux plus tôt ? Les alertes en temps réel permettraient-elles à la direction de résoudre les problèmes de production avant qu'ils n'affectent les clients ?
Chacun de ces éléments pourrait justifier l'achat d'une solution ADF. La plupart des entreprises constatent des améliorations dans plusieurs domaines en tirant pleinement parti des capacités offertes par les usines de production de documents automatisées modernes d'aujourd'hui.
Étudier une solution : identifier toutes les parties prenantes
Les opérations d'impression, d'insertion et d'envoi de documents sont des parties prenantes évidentes des changements qui découleront d'une mise en œuvre d'ADF. Mais la solution ADF affectera également plusieurs autres groupes et départements. D'autres entités prêteront des ressources pour la conception et la mise en œuvre de la solution ADF. Les groupes impliqués typiques comprennent :
- Technologies de l'information
- Contrôle de qualité
- Expérience client
- Juridique/Réglementaire/Conformité
- Finance
- Marketing
- Service Clients
- Ventes
- Lignes directives
- Clients
- Fournisseurs de services externalisés
Prendre la décision
Lorsque vous identifiez vos besoins et étudiez les solutions possibles, tenez compte des points suivants :
Portée du projet
Recherchez-vous une solution de site unique ou avez-vous besoin d'un ADF pour gérer le travail sur plusieurs sites ? Les sites multiples sont-ils gérés indépendamment ou allez-vous équilibrer la charge de travail quotidienne entre tous les sites ? Combien de canaux de distribution prenez-vous en charge actuellement et comment cela pourrait-il changer ? Allez-vous mettre en œuvre l'ADF en même temps que d'autres grands projets, comme la conversion au jet d'encre ?
Jalons et échéances
Les clients ou les autorités réglementaires imposent-ils des délais ? Quels sont-ils? Comment ces objectifs affecteront-ils les priorités du projet ?
Mesure
Les données de référence sont-elles disponibles ?ilable? Comment mesurerez-vous l'efficacité de l'ADF ? Aurez-vous besoin d'aide pour identifier les problèmes et faire des ajustements ?
Identifier les problèmes actuels
Existe-t-il des problèmes tels que des documents mixtes, des réimpressions, des erreurs de productivité, de planification ou de canal de distribution ? Avez-vous des angles morts dans le flux de travail où vous ne pouvez pas déterminer le statut d'un document ou d'un travail ?
Objectifs stratégiques
Des erreurs ou des inefficacités retardent-elles la croissance ? La satisfaction client est-elle en baisse ? Votre entreprise s'efforce-t-elle d'offrir à ses clients une expérience de communication fluide ?
Options de révision
Quelles fonctionnalités ADF sont les plus importantes ? Pouvez-vous en implémenter certains maintenant et d'autres plus tard ? Des investissements dans de nouveaux équipements sont-ils nécessaires ou pouvez-vous modifier le matériel actuel ? Vous avez besoin de portails pour votre service client ou pour vos clients finaux ?
Évaluer le risque
Quel est l'effet sur les communications avec les clients si vous ne faites rien ? Les violations de la réglementation sont-elles une possibilité ? Le projet ADF peut-il continuer dans les délais prévus si vos ressources informatiques sont réaffectées ?
Coûts du projet et opportunités d'économies
Envisagez l'acquisition, les services professionnels, la formation, la modification ou le remplacement de l'équipement, les réductions de main-d'œuvre, l'amélioration de la trésorerie, la réduction des frais de port, une meilleure utilisation de l'équipement, la réduction du travail externalisé, etc. Chaque organisation mettant en œuvre une usine de documents automatisée peut avoir des objectifs différents pour économiser de l'argent ou profitant de nouvelles opportunités.
Le marché d'aujourd'hui exige intégrité et contrôle
Les centres de documentation et les fournisseurs de services d'impression constatent que les clients s'attendent à ce que leurs fournisseurs fournissent des contrôles de suivi et d'intégrité. Toute opération qui traite des documents contenant des données sensibles doit avoir des processus à toute épreuve pour éviter d'exposer accidentellement les informations privées d'un client. Les applications complexes amplifient le besoin de contrôles au niveau du document disponiblesilavia la technologie ADF.
Les travaux qui comportent des documents à nombre de pages variable, des contenus d'enveloppes correspondants, des adressages sur des enveloppes à face fermée ou des données variables imprimées en recto verso sont particulièrement vulnérables aux erreurs. Des applications comme celles-ci sont risquées à exécuter sans un système sophistiqué d'identification et de suivi.
Même les applications de publipostage exigent les mesures d'intégrité des documents fournies par les systèmes ADF. À mesure que les applications deviennent fortement personnalisées, le risque d'erreur augmente. L'incompatibilité d'éléments d'un courrier personnalisé peut entraîner de nombreuses difficultés pour le prestataire ou le centre de documentation interne, y compris des coûts de retouche ou même la perte d'un compte.
À mesure que les volumes globaux de courrier diminuent en raison d'un ciblage plus précis et de la migration vers les canaux numériques, la valeur de chaque courrier augmente. Le fait de ne pas envoyer de courrier à une partie de la liste ou de commettre des erreurs qui réduisent la capacité des courriers à produire le résultat souhaité renforce la perception des clients que le courrier est trop cher. Trop d'erreurs inciteront les expéditeurs à envisager d'autres moyens de communiquer avec leurs clients et prospects, ce qui réduira encore les volumes de courrier.
Outre les avantages évidents d'une qualité de courrier améliorée, de coûts réduits ou d'opérations plus efficaces, les solutions ADF peuvent également ouvrir la porte à de nouvelles opportunités.
L'amélioration du suivi et du contrôle permet aux centres de documentation d'envisager des stratégies telles que le ménage et le mélange d'emplois. Ces stratégies, souvent rendues possibles par des outils de réingénierie de documents tels que Crawford Technologies Operations Express, réduire les coûts d'exploitation et les frais d'affranchissement. Les documents repensés peuvent également améliorer l'expérience client.
La distribution multicanal est une caractéristique de toutes les stratégies de communication client contemporaines. Il s'agit d'une cible mouvante à mesure que de nouvelles tendances et technologies émergent. Une plate-forme ADF flexible est essentielle pour fournir la précision et la réactivité requises par les entreprises qui cherchent à se connecter avec leurs clients via plusieurs canaux.
La complexité de la capture, de la maintenance et de l'action sur les préférences de communication des clients, combinée à la nécessité de produire des documents dans plusieurs formats pour prendre en charge les canaux physiques et numériques, nécessite une fabrique de documents automatisée. La croissance attendue des systèmes de livraison numérique ajoutera à cette complexité, de sorte que les fournisseurs de services et les centres de documentation en usine doivent être prêts.
Une productivité plus élevée et un meilleur contrôle peuvent créer des opportunités commerciales. Avec la possibilité de démontrer des degrés plus élevés de précision, de productivité et de qualité grâce à l'ADF, les organisations peuvent découvrir qu'elles peuvent attirer des clients avec des volumes plus élevés ou ceux avec des exigences de délai qu'elles ne pouvaient pas prendre en charge auparavant.
Enfin, les organisations peuvent utiliser les données de communication client accumulées par l'ADF pour évaluer l'ensemble de leur stratégie de communication client. Ces informations peuvent contribuer à assurer
les messages clients sont cohérents, pertinents et nécessaires. Les entreprises peuvent intégrer l'ADF à d'autres processus métier et amener les relations clients à un tout autre niveau.
Activateurs ADF de Crawford Technologies
Flux de travail flexibles avec PRO Production Manager
Cette solution ouverte et configurable permet une gestion de l'automatisation des processus de bout en bout. Il relie les sources de données, les systèmes de composition, les imprimantes, les inséreuses et le flux de courrier, ce qui se traduit par un flux de production transparent.
Tableau de bord en temps réel avec Alchem-e™
Le système Alchem-e, available en tant que module intégré pour d'autres solutions CrawfordTech, fournit un tableau de bord Web facile à utiliser qui donne des informations en temps réel sur l'état des travaux, avec des rapports et des mesures personnalisables pour fournir des informations sur les indicateurs de performance clés.
Expérience client avec PRO Preference Manager
Les stratégies d'expérience client (CX) consistent à donner plus de contrôle aux clients. Avec PRO Preference Manager, les destinataires de documents peuvent gérer leurs propres préférences via les portails Web sécurisés de nos clients. PRO Production Manager met ensuite ces informations au travail, dirigeant les documents vers les canaux de livraison actuellement sélectionnés au moment de la production.
Documents accessibles
Il est plus important que jamais de fournir des documents dans des formats accessibles à la population croissante d'individus aveugles, malvoyants et handicapés cognitifs. Avec nos solutions, les clients peuvent automatiser la création et la livraison d'informations documentaires telles que
PDF accessible, HTML5 accessible et autres formats. La conversion vers des formats accessibles devient une composante intégrée du flux de travail de production.
Résumé
Choisir le bon fournisseur ADF nécessite de comparer les exigences et les priorités du producteur de documents aux caractéristiques et points forts individuels des solutions sous
considération. Parfois, le meilleur match sera notre PRO Production Manager, éventuellement en conjonction avec d'autres solutions CrawfordTech et tierces. Dans d'autres situations, un autre produit peut être un meilleur choix. Quel que soit le choix, une usine de documents automatisée bien choisie aidera toute opération à réduire les coûts, à augmenter la qualité et à améliorer la productivité.
