Les travaux d’impression réalisés une fois par an peuvent être pénibles. Si vous travaillez dans le secteur des opérations documentaires, il n’est pas rare que vous découvriez (le jour de la production) que quelque chose a changé depuis l’année dernière et que personne ne vous l’a dit. Vous pouvez découvrir que la structure des données n’est pas celle attendue ou que les documents ne sont pas formatés correctement pour l’équipement de finition que vous avez mis à niveau depuis la dernière fois que vous avez exécuté les travaux. Les travaux d’impression annuels peuvent constituer un problème tant pour les centres d’impression internes que pour les fournisseurs de services d’impression externalisés, et les problèmes semblent toujours surgir au pire moment.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez surmonter bon nombre de ces problèmes de fin d’année grâce à un logiciel tel que Operations Express de Crawford Technologies. Operations Express permet aux prestataires de services d’impression d’extraire des données des fichiers d’impression, de réorganiser la mise en page des documents ou de convertir les codes-barres sans accéder au code source original qui a créé les documents. Les prestataires de services trouvent de nombreuses utilisations à ces logiciels, mais ils n’en ont pas forcément besoin tous les jours. Jusqu’à présent, les entreprises qui avaient besoin des capacités de réingénierie de documents d’outils tels que Operations Express devaient conserver une licence pour un logiciel sur site, même si elles n’en avaient besoin qu’occasionnellement.
Crawford Technologies offre désormais aux organisations qui souhaitent accéder à des solutions basées sur le cloud et payées à l’utilisation, l’accès aux mêmes excellents logiciels que ceux utilisés par les clients de logiciels sur site. Les entreprises peuvent désormais faire corriger et optimiser les fichiers de travail problématiques grâce aux services en nuage de Crawford. Les fournisseurs de services d’impression ou les centres d’impression internes peuvent payer uniquement pour le travail dont ils ont besoin, et non pour un logiciel sous licence qui reste inactif la plupart du temps.
Les travaux d’impression annuels font des ravages dans le centre documentaire parce qu’ils sont souvent oubliés. Lorsque le client ou le fournisseur de services d’impression ou de courrier modifie son mode d’exécution des travaux, il se concentre sur la mise en œuvre des changements par le biais des travaux répétitifs qu’il effectue chaque mois. Ce sont les travaux qu’ils utilisent pour tester les effets sur les documents lorsqu’ils migrent vers de nouveaux systèmes de composition de documents, répondent à des initiatives de changement de marque, réagissent à l’évolution des réglementations ou rencontrent des dizaines d’autres conditions qui peuvent survenir tout au long de l’année. Les travaux effectués une fois par an sont les derniers à être testés et peuvent être entièrement ignorés.
Un autre facteur qui rend les travaux d’impression annuels difficiles est la rotation du personnel. Les personnes expérimentées qui ont effectué les travaux la dernière fois peuvent avoir pris leur retraite ou quitté l’entreprise. La nouvelle équipe ne sait pas à quoi s’attendre, surtout si la documentation n’est pas complète et à jour (ce qui est fréquent).
Les travaux d’impression annuels qui arrivent à la fin de l’année civile se déroulent à des périodes particulièrement chargées pour les fournisseurs de services d’impression et de courrier. À la fin de l’année, les gens travaillent plus longtemps et sont soumis à une forte pression pour que les travaux soient réalisés dans les délais. Des détails peuvent être négligés et des erreurs peuvent être commises.
La source des problèmes pour les emplois annuels peut se situer dans de nombreux domaines. En voici quelques exemples :
Modifications de la structure des fichiers de données
La nature dynamique des affaires entraîne des modifications de la structure des fichiers de données. Les départements se réalignent, fusionnent, se divisent ou adoptent de nouveaux systèmes d’information, ce qui entraîne des changements nuancés dans les structures de fichiers. Parfois, des entités extérieures, telles que des agences gouvernementales, obligent les entreprises à modifier les fichiers de données d’une année à l’autre. À la fin de l’année, les clients peuvent ne plus se souvenir des modifications qu’ils ont apportées il y a plusieurs mois et omettre d’alerter le centre de documentation à l’avance. Des fichiers obsolètes peuvent entraîner des erreurs de traitement, des documents inexacts et des communications bâclées.
En tant que responsable de l’impression et du traitement du courrier, il se peut que vous ne découvriez pas les modifications avant que le travail annuel ne s’exécute pas ou, pire, qu’il s’exécute mais produise des résultats inexacts. Certaines données modifiées seront faciles à découvrir. D’autres ne le seront pas. Si l’emplacement de l’adresse postale est différent de ce qui était prévu, le logiciel de correction des adresses postales émettra une série d’erreurs qui mettront en évidence le problème et inciteront à prendre des mesures correctives. En revanche, une date ou un numéro de compte manquant peut ne pas déclencher de sonnette d’alarme. Si ces erreurs ne sont pas détectées par des processus de contrôle de la qualité automatisés ou manuels, vous risquez d’imprimer et d’envoyer de gros volumes de documents qui devront éventuellement être réexécutés dans des conditions d’urgence.
Compatibilité avec les nouveaux logiciels ou équipements
Parfois, les difficultés rencontrées dans les travaux d’impression annuels sont auto-infligées. Avez-vous récemment modernisé vos encarteuses ou d’autres équipements de finition ? Avez-vous changé de plate-forme d’impression ? Ajouté de la couleur ? Avez-vous migré vers un nouveau système de contrôle de la production ? Les mises à jour matérielles ou logicielles peuvent avoir modifié la conception ou l’emplacement des marques de contrôle des machines à affranchir qui doivent figurer sur les documents. Les formats des fichiers de contrôle de l’inséreuse MRDF peuvent avoir changé depuis l’année dernière. Vous avez peut-être colorisé des logos ou d’autres éléments des pages que vous imprimez.
Vous avez probablement mis à jour tous les travaux répétitifs, mais il n’est pas rare que vous ayez négligé de modifier les caractéristiques d’une tâche annuelle. Un nouvel équipement de finition aux capacités améliorées peut entraîner des problèmes de compatibilité avec des documents préexistants. Les documents peuvent ne pas fonctionner tels quels sur le nouvel équipement, ce qui entraîne des temps d’arrêt et des retards.
Éléments de page mal alignés
De nombreux prestataires de services d’impression acceptent en entrée des pages composées. Cela signifie que le logiciel de composition de documents du client a spécifié l’emplacement et le format des éléments de la page, tels que le texte, les tableaux ou les graphiques. Des problèmes surviennent lorsque le client modifie la conception des documents ou lorsqu’il passe à une nouvelle version de son logiciel de composition de documents. Si un élément, tel que l’adresse postale, est déplacé, il risque de ne plus être positionné conformément à la réglementation postale lorsqu’il est vu à travers la fenêtre de l’enveloppe. Inversement, la confidentialité peut être compromise lorsque des informations sensibles, auparavant cachées, sont accidentellement positionnées de manière à être visibles à travers la fenêtre.
Dans d’autres cas, une police modifiée peut affecter l’alignement avec un formulaire superposé ou causer des problèmes de débordement de page. Un client peut revoir la conception d’un document pour l’afficher au format PDF sans tenir compte de l’impact sur les documents imprimés. Lorsque la mise en page d’un document est modifiée, les contraintes de temps liées à la génération et à la distribution des documents peuvent obliger le prestataire de services d’impression à procéder à des modifications de dernière minute. Ces changements précipités augmentent les risques d’erreur et mettent en péril les délais d’envoi.
Augmentation du nombre de pages
Un nombre de pages inattendu peut être source de nombreux problèmes pour les prestataires de services d’impression et de courrier. Bien que la charge de travail augmente, le temps alloué pour effectuer le travail ne s’allonge pas nécessairement, en particulier pour les travaux annuels soumis à des délais réglementaires.
Si vous attendiez 100 000 documents d’une page et que vous constatez qu’ils sont tous passés à deux pages, le temps nécessaire à l’impression, au pliage et à l’insertion des documents aura doublé. Vous devrez peut-être recourir à davantage de contrôles de documents pour vous assurer que vous insérez les jeux de pages dans la bonne enveloppe et que vous traitez correctement les pages manquantes. Vous devrez peut-être mettre à jour vos procédures de réimpression.
Les pages supplémentaires peuvent vous obliger à commander davantage de papier, à effectuer des rotations supplémentaires ou à répartir le travail entre plusieurs périphériques d’impression et de mise sous pli. Vous devez veiller à ce qu’aucun segment de travail ne soit oublié ou dupliqué.
Le logiciel en nuage de Crawford Technologies peut alléger la pression des tâches d’impression de fin d’année. Lorsque le besoin s’en fait sentir et que vous n’avez ni le temps ni les ressources nécessaires pour relever vous-même les défis des travaux d’impression annuels, l’équipe de Crawford peut venir à la rescousse. Cette approche présente plusieurs avantages.
Rentabilité
En optant pour un logiciel en nuage, les entreprises évitent l’investissement initial coûteux nécessaire pour les solutions sur site. Comme les solutions en nuage fonctionnent selon un modèle de paiement à l’utilisation, vous ne payez que pour les services utilisés, ce qui en fait la solution idéale pour les travaux d’impression occasionnels. En outre, les dépenses encourues sont des dépenses opérationnelles plutôt que des dépenses d’investissement, ce qui offre une certaine marge de manœuvre financière en cas de restrictions budgétaires.
Évolutivité
L’augmentation du nombre de pages est l’un des principaux défis posés par les travaux d’impression de fin d’année. Heureusement, les logiciels basés sur le cloud s’adaptent à vos besoins. Que vous ayez à traiter des dizaines ou des milliers de pages, ce logiciel peut s’adapter rapidement, garantissant un traitement fluide et efficace de vos travaux d’impression, quelle que soit leur taille.
Conversion indolore
Avec les solutions Crawford basées sur le cloud, vous n’avez plus à vous soucier de la compatibilité avec les nouveaux équipements ou de la modification des structures de données. Le logiciel peut modifier les fichiers d’impression pour répondre aux exigences de votre flux de travail et de votre équipement. Le remplacement des codes-barres de l’équipement de finition est une tâche courante facilement gérée par Operations Express.
Les tâches de niche telles que les travaux d’impression annuels requièrent souvent des logiciels spécialisés. Cependant, de nombreuses entreprises peuvent choisir de ne pas maintenir une licence pour un logiciel sur site utilisé sporadiquement, et l’absence d’un logiciel approprié peut entraver le bon déroulement des travaux d’impression annuels. Vos licences logicielles sont-elles adaptées à vos besoins en matière de travaux d’impression de fin d’année ? Les coûts vous semblent-ils prohibitifs ?
Les obstacles courants à l’exécution des travaux d’impression de fin d’année sont nombreux et imprévisibles. Comment votre organisation est-elle préparée à relever ces défis ? Ne vaut-il pas la peine d’envisager une solution capable de résoudre ces problèmes sans effort ? Crawford TechnologiesLes solutions logicielles basées sur l’informatique dématérialisée pourraient être la réponse à ces problèmes de production de fin d’année.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
