Dans notre dernier article, nous avons examiné certaines des préoccupations essentielles liées à la migration des archives de communication client vers des plateformes ECM de nouvelle génération. Mais outre les solutions technologiques, vous avez également besoin de solutions pratiques et de bonnes pratiques pour réussir la migration d’une archive de communication client.
Il peut être tentant de se jeter à l’eau et de commencer à faire bouger les choses avant d’avoir correctement évalué la taille, la forme et la complexité de la migration, mais il est vital de prendre le temps et de faire l’effort d’une découverte et d’une analyse approfondies. Sinon, vous risquez de mettre en évidence des inefficacités et des redondances existantes qui rendront l’ensemble du processus de migration plus lourd, plus long et plus sujet à l’erreur. La découverte commence par des questions telles que « quels types de données et de documents sont stockés dans les archives actuelles ? », « s’agit-il uniquement de fichiers d’impression ? » et « quel est le format de ces fichiers d’impression ? AFP, Xerox Metacode, PDF ? ». Avec un inventaire complet des fichiers et des formats contenus dans vos archives, vous serez en bien meilleure position pour planifier correctement une migration.
L’étape suivante consiste à déterminer la quantité de contenu que vous devez gérer au quotidien et pour la migration. La gestion au jour le jour fait référence au contenu archivé dans le cadre d’un processus quotidien normal. C’est à ce stade qu’il convient de prendre des décisions cruciales et stratégiques concernant exactement ce qui sera intégré dans le nouveau système et ce qui sera laissé de côté ou éliminé.
Il est peu probable que vous deviez migrer chaque fichier et chaque document de l’ancienne archive dès le départ ; seuls la correspondance la plus récente et les documents de grande valeur peuvent être nécessaires. Demandez-vous si certaines informations ne nécessitent pas une migration immédiate et si elles ne pourraient pas être supprimées, migrées « à la demande » ou par lots, sur une certaine période de temps. C’est le cas, par exemple, des documents dont la durée de conservation est supérieure à celle prévue par la réglementation, ou des politiques clients qui ont été remplacées.
L’assurance qualité devrait être la première priorité de toute migration d’archives de communication d’un client. Mais comment garantir que ce que vous aviez au départ est ce que vous avez maintenant chargé dans vos nouvelles archives ? Le comptage des documents au cours des processus d’extraction, de transformation et de chargement peut fournir un certain degré d’assurance, mais cette technique peut ne pas tenir compte des incohérences dans le contenu source. Souvent, d’autres mesures objectives de la qualité, telles que l’échantillonnage aléatoire ou même la comparaison sémantique, donneront de meilleurs résultats. Mais la fidélité du document est essentielle à la qualité, car elle garantit que l’apparence exacte du document original est conservée dans les nouvelles archives. Les utilisateurs ne tarderont pas à se rendre compte que les documents ont un aspect différent dans les nouvelles archives.
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