Dans notre dernier article, nous avons examiné les caractéristiques idéales d’une plateforme d’archivage des communications clients de nouvelle génération. Dans cet article, nous examinons quelques-uns des problèmes critiques liés à la migration des archives de communication client existantes vers des plateformes ECM de nouvelle génération.
Les archives des communications clients sont rarement conçues en vue d’un éventuel remplacement. En fait, les archives patrimoniales souffrent de leur approche quelque peu fermée de l’archivage du contenu. En particulier, l’utilisation de formats de fichiers propriétaires, l’absence d’API et la rareté des outils de déchargement reflètent l’ancienneté de ces produits. Le résultat net est qu’il n’est pas toujours facile de capturer des données à partir de ces anciennes archives qui sont prêtes à être migrées. Dans la mesure du possible, il est important d’utiliser des techniques documentées pour décharger le contenu de la source. Lorsque de telles techniques ne sont pas disponibles, il peut être nécessaire d’utiliser des outils spécialisés pour accéder à ces systèmes et extraire le contenu et les index.
De nombreuses organisations choisissent des variantes du PDF comme le PDF/A pour l’archivage à long terme, car il s’agit d’une norme internationalement reconnue qui présente des avantages considérables à long terme par rapport aux formats d’impression traditionnels. La garantie d’une conversion fidèle des formats d’impression hérités tels que AFP, Metacode, PostScript, PCL et les données de ligne vers PDF/A est un élément essentiel d’une migration vers des archives de haute qualité. Cependant, pour ceux qui choisissent de stocker les anciens formats d’impression (comme ils l’ont peut-être fait dans les anciennes archives), CrawfordTech offre la possibilité de les stocker également dans les systèmes ECM modernes. C’est exact, vous pouvez continuer à archiver les AFP avec votre système ECM de la prochaine génération.
Les systèmes ECM de la prochaine génération sont très adaptables à un large éventail de cas d’utilisation de la gestion de contenu. Par exemple, le modèle de stockage de contenu le plus courant dans la plupart des systèmes ECM consiste à utiliser une correspondance biunivoque entre les objets de contenu et les documents, ce qui convient à une grande variété de cas d’utilisation et permet une gestion fine des documents. Crawford Technologies Le modèle de stockage le plus courant dans la plupart des systèmes ECM consiste à utiliser une correspondance un à un entre les objets de contenu et les documents, ce qui convient à une grande variété de cas d’utilisation et permet une gestion fine des enregistrements.
Nous appelons ces approches respectivement « no-burst » et « full-burst » et cela signifie que nos clients peuvent échanger l’efficacité du stockage avec la granularité de la gestion des documents. Crawford Technologies tire pleinement parti de cette approche, ce qui signifie que le contenu migré ressemble beaucoup à son équivalent dans le système source, ce qui peut également réduire le stockage d’un facteur de 20x.
Les services d’e-présentation sont des composants essentiels des processus qui permettent aux consommateurs d’accéder aux documents via des portails web et des appareils mobiles. L’e-présentation peut inclure la transformation de documents pour convertir des documents stockés en AFP ou PDF en HTML5 pour un affichage sur des appareils mobiles ou un navigateur web. L’étiquetage accessible est le processus de formatage d’un document pour les lecteurs d’écran qui aident les personnes aveugles et malvoyantes. Cette opération peut être réalisée en temps réel pendant la présentation électronique. D’autres opérations effectuées pendant la présentation électronique peuvent inclure la rédaction de documents qui doivent être conformes à la norme PCI-DSS et à d’autres exigences et normes réglementaires, ainsi que l’ajout de signatures numériques pour garantir l’authenticité des documents pour les consommateurs.
En coulisses, de nombreux services d’archivage de communications clients à fort volume s’appuient sur Crawford Technologies pour offrir toutes ces fonctionnalités. Cela inclut le « bursting », grâce auquel les services de représentation électronique trouvent des documents individuels contenus dans des lots importants.
Pour en savoir plus sur les solutions d’archivage des communications clients et d’e-presentment de Crawford Technologies , cliquez ici. La semaine prochaine, dans la partie 3, nous examinerons les meilleures pratiques pour une migration d’archives réussie.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
