Les archives de l’ancienne gestion de contenu peuvent vous freiner, vous et votre entreprise. Vous le savez probablement. Ce que vous ne savez peut-être pas, en revanche, c’est comment résoudre le problème. Heureusement, il existe une solution. Nous l’appelons la méthodologie de migration STEP.
Les archives de l’ancienne gestion de contenu peuvent vous freiner, vous et votre entreprise. Vous le savez probablement. Ce que vous ne savez peut-être pas, en revanche, c’est comment résoudre le problème. Heureusement, il existe une solution. Nous l’appelons la méthodologie de migration STEP.
Ce processus se compose de quatre étapes principales. Chacune d’entre elles est ensuite divisée en trois sections. Permettez-nous de vous expliquer :
Pour commencer, vous devez définir l’étendue de votre projet global de migration ECM. Idéalement, vous le ferez avec un partenaire de confiance, comme CrawfordTech. L’objectif est de construire une base solide. Vous le ferez en trois étapes :
A) Évaluer : Examinez toutes les variables. Documentez l’environnement de l’utilisateur final. Identifiez vos principales parties prenantes. Faites l’inventaire de toutes les applications et de tous les flux de travail actuels. Déterminez tous les points d’intégration de vos systèmes et applications d’entreprise, qu’ils soient utilisés ou disponibles mais inutilisés.
B) Identifier : Concentrez-vous sur les indicateurs clés. Recherchez les faiblesses ou les possibilités d’amélioration. Proposez un calendrier et déterminez qui doit faire partie de l’équipe de projet. Énoncez le résultat que vous souhaitez obtenir afin de savoir exactement ce vers quoi vous tendez.
C) Planifiez : Rédigez votre solution de conception de haut niveau. C’est ici que vous planifierez votre projet et que vous formulerez l’énoncé des travaux. Ces plans servent de pilote ou de preuve de concept, ce qui vous permet de passer à l’étape 2.
Cette étape consiste à s’assurer que le plan fonctionnera. Comme la première étape, elle est divisée en trois sous-sections.
A) Pilote : C’est ici que nous avons terminé la première étape. Vous devez maintenant tester votre preuve de concept et valider vos hypothèses.
B) Analysez : Faites le suivi de tout ce que vous testez. Mesurez la précision, l’auditabilité et la production de données. Plus vous obtiendrez d’informations, plus vous pourrez optimiser votre plan.
C) Ajustez : Appliquez ce que vous avez appris lors des tests pour atteindre les objectifs fixés. C’est à ce stade que vous pouvez modifier votre cahier des charges si nécessaire. Cela comprend les plans de projet, les étapes, etc.
Vous êtes à mi-chemin de la méthodologie ! Au cours de cette troisième étape, vous commencerez à progresser dans la transformation de vos archives numériques. Comme vous l’avez peut-être deviné, nous diviserons cette étape en trois tâches.
A) Extraction : vous devez préparer l’information. Cela signifie qu’il faut extraire les métadonnées des fichiers sources et récupérer les fichiers de documents de votre système source.
B) Transformation : C’est ici que nous normalisons vos données et transformons les types de fichiers de documents si nécessaire. De plus, nous nous assurons que vos métadonnées sont dans le bon format pour votre système de destination.
C) Audit : Organisez-vous. Créez un registre de tous les documents extraits du système source et de leurs métadonnées. Ces données peuvent ensuite être comparées aux données chargées dans le nouveau système et faire l’objet d’un audit.
Dans cette dernière étape, vous réunirez tous les éléments nécessaires pour achever la migration de votre gestion de contenu. Et pour rester cohérent, vous le ferez en trois phases.
A) Index : Appliquer les métadonnées que vous avez extraites de votre système source dans votre système de destination.
B) Chargement : Déplacer les documents extraits – et éventuellement transformés – du système source vers le système de destination.
C) Validez : vérifiez / comparez vos statistiques de charge avec le registre d’audit que vous avez créé à l’étape 3.
Et c’est tout ! Cela dit, nous savons que tout cela semble un peu technique. Heureusement, avec le bon partenaire, c’est plus facile. Si vous souhaitez voir cette méthodologie en action, rejoignez-nous pour notre prochain webinaire – « Surmonter les défis de la migration des systèmes de contenu hérités qui contiennent des pétaoctets de données ».
Nous explorerons les défis communs qui freinent les efforts de consolidation de contenu des entreprises. De plus, nous vous présenterons cette méthodologie et nous vous ferons part de quelques études de cas de clients. Ne laissez plus votre système de contenu obsolète vous freiner.
Vous pouvez vous inscrire à notre webinaire qui aura lieu le 1er mars 2023 à 13h EST ici.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
