Les documents en double sont depuis longtemps un problème pour les opérations transactionnelles d’impression et de courrier. Le coût de la création et de l’envoi des doublons, ainsi que les problèmes de relations publiques, les problèmes de perception par les clients et les activités de remédiation font de la production d’un courrier identique une erreur coûteuse. La migration des imprimeurs de documents transactionnels vers des environnements de papier blanc modifie les flux de travail traditionnels et rend plus difficile la détection des doublons involontaires.
Dans le passé, les centres de documents utilisaient des méthodes rudimentaires pour prévenir ou détecter la production de documents en double. Ils pouvaient déplacer ou renommer les fichiers après leur traitement, consulter un journal des travaux ou comparer le nombre de machines aux totaux de contrôle. Ces méthodes ont en partie permis de réduire le risque d’impression en double d’un travail entier. Cependant, des erreurs se sont encore produites, en raison de la confiance accordée au respect des procédures par des êtres humains imparfaits.
Alors que les expéditeurs de courrier transactionnel passent à un flux de travail sur papier blanc, certaines de ces anciennes méthodes de détection des doublons ne fonctionneront plus. Les producteurs de documents sont susceptibles de tirer pleinement parti de leurs imprimantes couleur à jet d’encre et de fusionner des documents provenant de plusieurs travaux distincts avant de les imprimer. Cette stratégie permet d’améliorer la productivité et d’obtenir des remises plus importantes pour le tri préliminaire, mais elle supprime également l’utilité de l’équilibrage des lots. Le regroupement des documents rend également plus difficile la détection des doublons.
Les services d’impression peuvent conserver temporairement des pages en vue de les fusionner ou de les assembler, puis de les combiner avec d’autres documents produits ultérieurement. Il s’agit d’une manœuvre valable pour augmenter la productivité en créant des travaux plus importants pour les imprimantes et les inséreuses. Toutefois, sans systèmes automatisés de détection des doublons, les services documentaires courent un risque accru de poster des documents un jour et de les imprimer à nouveau par erreur un ou deux jours plus tard.
Même les tactiques d’allocation des ressources peuvent donner lieu à des documents doubles. Le fractionnement des tâches pour traiter des parties simultanément sur plusieurs appareils peut aider une organisation à respecter ses accords de niveau de service lorsqu’un équipement tombe en panne. Cependant, un chevauchement accidentel de ces segments de travail est toujours possible. La probabilité de découvrir des doublons avec des contrôles manuels est faible lorsque les pages sont traitées sur des machines distinctes, éventuellement situées dans des lieux géographiques différents.
Toute organisation qui gère des volumes importants de documents transactionnels dans le cadre d’un flux de production de livres blancs peut se protéger des dépenses et de l’embarras liés à la production de documents en double en mettant en place un système de détection automatisé.
Un logiciel tel que Crawford Technologies Pro Duplicate Checker élimine le risque d’une détection de doublons qui échoue à cause d’une erreur humaine. Au lieu de s’appuyer sur les totaux des lots, un vérificateur de doublons automatisé et compétent compare les caractéristiques des documents individuels dans toute l’entreprise. Le système alerte ensuite le personnel opérationnel lorsqu’il découvre un document en double, ce qui lui permet d’intervenir et de prendre des mesures correctives.
Pro Duplicate Checker peut contrôler la production pendant les étapes de composition, d’impression ou d’envoi du flux de travail, en minimisant les erreurs et en arrêtant la production de doublons à tout moment du processus de production. Pour visionner des vidéos et découvrir comment cette solution peu coûteuse peut résoudre un problème persistant pour les producteurs de documents transactionnels, visitez la page d’information sur le produit ici.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
