Vous voulez traiter plus de courrier en moins de temps ? Il n’est peut-être pas nécessaire d’investir dans un équipement de mise sous pli plus rapide. Si l’équipement existant fonctionne de manière satisfaisante, les responsables des opérations documentaires peuvent en tirer des gains de productivité en se concentrant sur un objectif simple : faire fonctionner l’équipement de mise sous pli plus souvent.
Les stratégies visant à augmenter le nombre de minutes pendant lesquelles une inséreuse traite le courrier peuvent entraîner des changements dans de nombreux domaines du flux de travail, notamment l’agencement de l’atelier de production, la manutention du matériel, l’élimination des déchets et la conception des documents. Les meilleures opportunités d’amélioration de la productivité diffèrent d’une organisation à l’autre.
Voici trois domaines susceptibles d’accroître la production de courrier dans presque toutes les opérations de traitement de documents.
Remplir moins d’enveloppes avec moins de pages
Chaque fois qu’une opération de publipostage peut insérer deux ou plusieurs documents auparavant destinés à des enveloppes séparées, elle gagne en efficacité. La réduction du nombre de pages insérées dans ces enveloppes permet également d’augmenter le débit. Diverses méthodes permettent d’atteindre ce résultat :
- Une stratégie de regroupement pourrait simplement fusionner toutes les pages provenant de plusieurs travaux et combiner celles qui sont destinées à la même adresse. Les services chargés du traitement des documents peuvent accomplir cette tâche à l’aide d’un logiciel de réingénierie des documents tel que Crawford Technologies. Operations Express. Ce logiciel rassemble les pages, les renumérote et met à jour les codes-barres des machines à affranchir et les fichiers de contrôle, le tout sans faire appel à des ressources informatiques. La réduction du nombre de pages améliore l’efficacité de la mise sous pli, car moins de pages sont alimentées, accumulées et pliées. La réduction du nombre de pages se traduit par des gains de productivité à l’étape de l’impression et par des économies de papier, d’encre et de maintenance !
- Une utilisation plus efficace de l’espace blanc, des marges plus étroites, le recto-verso et la transformation de textes génériques en variables basées sur des données peuvent réduire le nombre de pages à traiter. Avec moins de pages, certains comptes postés comme des plis plats ou des enveloppes 6 x 9 à traitement lent peuvent passer à des lignes de production de mise sous pli plus rapides. Les producteurs de documents transactionnels utilisent Operations Express pour reformater les documents, obtenant ainsi plus de données sur moins de pages.
- Aux États-Unis, l’US Postal Service a relevé la limite de poids des lettres de première classe à 3,5 onces. Cela signifie que les opérations documentaires peuvent insérer des documents auparavant traités séparément, tels que les avis annuels de confidentialité, avec des travaux réguliers comme les factures ou les relevés, sans augmentation des coûts d’affranchissement. La capacité de mise sous pli est récupérée lorsque des travaux autonomes sont supprimés.
Créer des emplois plus importants
L’un des plus gros obstacles à la productivité dans l’étape de la mise sous pli est constitué par les périodes entre deux tâches, telles que le déchargement des matériaux, le déplacement des cartons, la récupération des matériaux dans l’entrepôt, le réglage des machines, l’équilibrage et l’enregistrement des données. Les machines restent souvent inactives pendant quinze à trente minutes, six à huit fois par équipe. Des tâches plus longues réduiront le nombre de périodes d’inactivité inutiles par jour.
- Choisissez une enveloppe sortante commune pour le plus grand nombre d’applications possible. Certains ateliers utilisent des enveloppes à double fenêtre, d’autres attachent des imprimantes à jet d’encre à leur équipement de mise sous pli pour pulvériser des adresses de retour et des logos variables. Les logiciels de réingénierie des documents peuvent repositionner ou reformater les blocs d’adresses pour les adapter à l’emplacement des fenêtres des enveloppes standard, ce qui permet aux opérations documentaires de fusionner les petits travaux en unités de travail plus efficaces.
- Réduisez les stocks d’encarts préimprimés en ajoutant des encarts pilotés par les données aux pages des documents transactionnels. Cette stratégie améliore le rendement en éliminant les arrêts pour changer de matériel dans les chargeurs d’encarts.
Automatisez !
Pour les expéditeurs, la technologie de l’Usine de documents automatisée (ADF) est synonyme d’intégrité des pièces de courrier, ce qu’elle permet assurément. Les systèmes ADF tels que PRO Production Manager de Crawford Technologies contribuent également à la productivité. En voici quelques exemples :
- L’équilibrage automatisé élimine les rapprochements manuels à la fin des travaux, ce qui réduit les temps morts entre les travaux.
- Les réimpressions automatiques effectuées par le système ADF permettent d’éliminer la tâche fastidieuse consistant à examiner les pages du document et à assembler manuellement les pièces de courrier lorsqu’un bourrage se produit lors de l’insertion. Le système ADF enregistre les pièces inachevées et les programme pour la réimpression. Les opérateurs de l’équipement n’ont plus qu’à retirer le matériel endommagé et à poursuivre le travail. Cette stratégie permet également d’éliminer les violations involontaires de la vie privée causées par des erreurs manuelles de concordance.
- Les contrôles d’intégrité des pièces de courrier à l’extrémité de l’inséreuse arrêtent la machine s’il manque une pièce. Le chargeur automatique de documents permet aux opérateurs de diagnostiquer les problèmes, tels que les doubles alimentations, au moment où ils se produisent. Sans cette fonctionnalité, les opérateurs ou les responsables du contrôle de la qualité passent manuellement au peigne fin les bacs à courrier une fois le travail terminé, à la recherche de l’enveloppe qui a été empaquetée en double.
Le bon logiciel peut améliorer les flux de travail inefficaces et générer les mêmes gains de productivité qu’un équipement de mise sous pli tout neuf et coûteux. La modification des documents, du matériel ou des flux de travail est un moyen facile d’être efficace et de produire plus de courrier sans réduire les bénéfices.
