Glendale, Californie, la ville des joyaux, est une banlieue de Los Angeles connue pour être le lieu de naissance de la chaîne de hamburgers Bob’s Big Boy et de la chaîne de glaciers Baskin-Robbins « 31 Flavors », et actuellement le siège d’IHOP. Le département de police de Glendale couvre une superficie de 23 miles carrés et assure la sécurité publique des quelque 210 000 habitants de la ville. Il comprend quatre divisions : Enquêtes, terrain, soutien et services administratifs. Les services administratifs comprennent le bureau des archives qui est responsable de la gestion des dossiers. Un dossier, créé lorsqu’un crime a été signalé, est constitué au fur et à mesure de l’arrivée des documents. Chaque dossier comprend des documents de formats différents, tels que des rapports de police, des fichiers d’empreintes digitales, des déclarations de témoins, des listes et des photos provenant des enquêteurs de la scène de crime, des relevés d’ADN et, éventuellement, des rôles de tribunaux, des réservations de prison et des dossiers d’arrestation. Il comprendra des documents scannés et des documents sources électroniques. Au fur et à mesure que l’enquête progresse, les documents du dossier doivent être examinés et étudiés par les différents services impliqués dans l’affaire. Il s’agit notamment des services de probation, du bureau du procureur, des greffiers des tribunaux et de divers enquêteurs. Les dossiers doivent également être envoyés aux avocats de la défense associés à chaque affaire. La plupart des agences font partie du gouvernement de la ville, mais il arrive que des agences extérieures telles que la CHP, les services à la famille / les services à l’enfance, ou même le FBI, soient impliquées.
Chaque fois qu’un nouveau contenu est ajouté à un dossier, le bureau des archives est tenu de distribuer une copie marquée du dossier mis à jour à chacun des services et agences impliqués dans l’enquête et/ou la gestion des dossiers des personnes associées à l’infraction. Une exigence particulièrement contraignante est que chaque copie doit porter le filigrane unique de la partie destinataire. Dans le passé, la fréquence des changements et le grand nombre de départements et d’agences ont créé un fardeau administratif pour le personnel du Bureau. Chaque dossier peut être transmis à une douzaine ou plus de départements et d’agences et compter une centaine de pages, chacune d’entre elles étant auparavant tamponnée à la main. Le service de soutien aux enquêtes est requis 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui signifie que le personnel de bureau doit être maintenu en poste pendant les trois quarts de travail, ce qui augmente encore les coûts de la ville.
À l’origine, le processus était manuel et impliquait la numérisation et l’impression de documents sur plusieurs imprimantes couleur Ricoh Aficio, suivies de la copie manuelle, de l’assemblage et de l’apposition manuelle de tampons sur les dossiers. Ce processus prenait beaucoup de temps et nécessitait de maintenir des niveaux élevés de personnel dans les trois équipes pour répondre aux exigences des tribunaux en matière de délais de transmission des dossiers aux parties concernées. Crawford Technologies Riptide a été déployé pour automatiser la distribution et la gestion de la production des dossiers stockés dans le référentiel ECM d’IBM. Parfaitement intégré à l’application de gestion des dossiers, Riptide a fourni un certain nombre de fonctions à valeur ajoutée, notamment l’automatisation de l’identification des dossiers avec filigrane, l’automatisation de l’impression des copies des dossiers et l’assemblage des dossiers à partir de leur contenu stocké dans le référentiel ECM. Toutes ces fonctions ont permis de réduire les erreurs coûteuses commises par les utilisateurs ainsi que les tâches manuelles fastidieuses.
Le processus commence par l’envoi d’un courrier électronique automatisé au bureau des archives pour l’informer qu’un nouveau contenu a été ajouté à un dossier. L’agent du bureau des archives accède à son système de dossiers et, à l’aide de modèles de recherche basés sur le numéro de dossier, les documents du dossier sont automatiquement récupérés. En utilisant le plugin Riptide pour ECM, l’agent du Records Bureau sélectionne simplement « Riptide » comme sortie pour les documents récupérés. Après avoir sélectionné « Riptide », un écran personnalisé présente la liste des documents. L’agent peut alors réorganiser les documents, sélectionner le nombre de copies et, pour chaque copie, sélectionner la sortie cible et le filigrane requis à partir d’un menu déroulant. Riptide automatise le reste du processus de gestion des sorties. Le déploiement du processus automatisé CrawfordTech Riptide permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer le suivi des erreurs, la journalisation et l’enregistrement du contenu des dossiers envoyés.
Selon les termes du chef de projet de la ville de Glendale, « la solution Riptide a fait toute la différence, transformant des « jours et des heures » de travail en « minutes et secondes » », car les tâches de copie, d’assemblage et d’estampillage manuel ont été éliminées. L’un des principaux résultats a été la réaffectation du personnel à des tâches plus productives.
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