Les arguments en faveur de la migration ECM

Alors que les organisations continuent de redéfinir les exigences internes et celles des clients en matière de systèmes de gestion de contenu d’entreprise, l’importance de la gestion et de la fourniture de contenu numérique a motivé la prise de décision et a influencé l’abandon des systèmes de gestion de contenu traditionnels.

C’est une réalité acceptée que de donner aux clients le choix de recevoir des communications sous forme imprimée et/ou électronique est essentiel pour une expérience client positive. Les systèmes ECM modernes facilitent le stockage des archives numériques des données imprimées à des fins internes, mais ils dépendent quelque peu du format dans lequel le contenu est stocké.

Cependant, l’apparition de nouveaux canaux de communication s’accompagne de la nécessité de satisfaire les préférences des clients. Aujourd’hui, la base fondamentale pour garantir une excellente expérience client est de communiquer avec les clients quand, où et comme ils le souhaitent. Les clients peuvent souhaiter que vous les contactiez au moyen d’une version électronique du document imprimé, accessible via un navigateur ou un appareil portable, par courrier électronique ou par texte.

Les systèmes de contenu actuels et les archives et méthodologies de communication avec les clients peuvent ne pas être parfaitement adaptés à la réponse immédiate requise et à la nature changeante des formats exigés.

En outre, les anciens systèmes d’archivage des clients, dont certains reposent sur des plates-formes vieilles de plus de 20 ans, sont coûteux à entretenir, nécessitent des connaissances spécialisées pour être administrés et sont rigides dans leur approche de l’accès et de la livraison à l’extérieur.

Dans de nombreux cas, il n’y a pas de choix clair, car la création et la sortie des documents sont souvent bloquées dans des systèmes de composition d’impression et de lignes commerciales hérités qui n’ont pas toujours la capacité de produire des informations dans des formats autres que ceux spécifiques à l’imprimante. Ces langages de définition d’imprimante (PDL) font un excellent travail de rendu de l’information pour l’impression et le courrier, mais n’offrent pas la flexibilité nécessaire pour produire des formats électroniques prêts à être distribués.

Pour compliquer encore la situation, les clients d’aujourd’hui voudront accéder aux informations et documents historiques par la même méthode que celle qu’ils utilisent pour accéder aux informations actuelles. Si un consommateur souhaite obtenir les relevés de compte d’il y a deux ans ou toutes les confirmations d’opérations historiques pour une action particulière achetée sur cinq ou six ans, comment la demande de fourniture de ces informations dans un format permettant de les consulter sur un appareil mobile ou une tablette sera-t-elle satisfaite lorsque les informations sont stockées dans un système ECM sous la forme de fichiers PDL hérités ? Il convient d’en tenir compte.

À cette fin, de nombreuses organisations envisagent de migrer de leurs anciens systèmes ECM vers des plates-formes de services de contenu plus récentes et modernes afin d’atteindre plusieurs objectifs : obtenir une certaine souplesse en matière de stockage, de présentation et de diffusion en fonction des préférences des clients, ainsi qu’améliorer l’efficacité, réaliser des économies sur les coûts opérationnels et réduire les frais généraux administratifs.

Bien que la migration des systèmes de contenu vers des méthodes plus récentes promette des résultats sur de multiples fronts, c’est un projet qui ne doit pas être entrepris à la légère. Comme pour tout projet important, l’analyse, la planification et la préparation sont absolument nécessaires, mais comme les systèmes de contenu existants peuvent contenir des documents et des données dans des formats multiples, dont les détails ont probablement changé au fil du temps, une expertise et une expérience réussie dans la gestion des initiatives d’extraction et de migration sont obligatoires.