Les vétérans de l’accessibilité numérique peuvent attester que les mandats arrivent comme des vagues déferlantes. La vague la plus récente est la règle finale de la CMS qui oblige les payeurs Medicare Advantage et Part D à se conformer à de nouvelles normes exigeant que les communications soient.. :
Ce mandat va transformer la façon dont les payeurs gèrent leurs stratégies de communication. Examinons l’impact sur les organisations et la manière dont elles peuvent répondre à ces exigences.
En vertu de cette nouvelle règle, les communications relatives aux soins de santé, telles que les kits d’inscription, les lettres, les notifications annuelles de changement (ANOC), les preuves de couverture (EOC), les explications des prestations (EOB) et les résumés des prestations doivent être disponibles dans des langues étrangères si la population parlant cette langue dans un État donné est supérieure à 5 %. La difficulté réside dans le fait que la création de communications complexes dans une langue étrangère supplémentaire peut s’avérer complexe et prendre des mois à développer dans votre système de composition des communications. Et cela pour des langues telles que l’espagnol ou le français. Si vous ajoutez des langues plus difficiles comme le mandarin, le vietnamien ou même le russe, la complexité augmente considérablement. Et vous l’aurez deviné, le temps de mise sur le marché et les ressources nécessaires à l’élaboration de traductions précises pour ces langues étrangères supplémentaires augmentent également.
Et si vous pouviez utiliser un processus qui vous permette de traduire dans plus de 120 langues, qui soit suffisamment intelligent pour tenir compte des nuances culturelles, qui intègre des glossaires de termes spécifiques à l’industrie, tout en conservant la fidélité du document d’origine ? Ce n’est pas une mince affaire, n’est-ce pas ? Ajoutez à cela la nécessité de faire tout cela en quelques minutes ou quelques heures pour des volumes dépassant les millions par mois, et vous commencez à entrevoir l’ampleur du défi. Gardez cette idée en tête, car nous devons encore parler d’accessibilité.
La nouvelle règle finale de la CMS met l’accent sur l’exigence d’accessibilité des communications dans le domaine de la santé. Les communications doivent être conformes aux WCAG et accessibles par des technologies d’assistance. Il ne s’agit pas d’une simple recommandation, mais d’une exigence de base garantissant que tous les destinataires ont accès à l’information et peuvent la comprendre, quelles que soient leurs capacités.
La conformité à l’accessibilité des documents exige la création de documents PDF accessibles et balisés. Cela signifie que le contenu est structuré et balisé pour permettre aux lecteurs d’écran de naviguer et que tous les textes, tableaux et images sont interprétables. Que vous gériez cela dans le cadre de votre fonction de création, après la création ou à la demande, le principe de base est que les payeurs sont tenus de présenter immédiatement des PDF qui peuvent être lus par des technologies d’assistance. Pour les payeurs qui gèrent de gros volumes de documents, cela signifie des solutions évolutives et efficaces qui peuvent produire des documents conformes en temps réel.
L’époque où les payeurs pouvaient fournir des formats alternatifs dans un délai de 2 à 4 semaines est révolue. Le délai d’exécution se mesure désormais en heures, soit moins d’un jour ouvrable. Cela signifie que les fichiers en braille, en gros caractères et les fichiers audio (sur support MP3 ou DVD) doivent être envoyés par la poste en quelques heures, et non en quelques jours. Et si vous y réfléchissez bien, c’est tout à fait logique. Obliger une personne qui dépend de ces formats à attendre des semaines semble en effet discriminatoire. Cette exigence de livraison accélérée est essentielle pour garantir l’équité.
La création de formats alternatifs est complexe. Par exemple, le braille nécessite une transcription spécialisée pour garantir une représentation fidèle du contenu. Les gros caractères impliquent le reformatage des documents tout en préservant la lisibilité et l’intégrité de la mise en page. Les fichiers audio doivent consister en une narration claire et précise qui transmet tous les détails du document. Répondre à ces exigences dans un délai très court est un défi, mais c’est une nécessité absolue pour l’inclusion.
Revenons donc à la tâche ardue. La raison d’être de Crawford Technologies est d’aider à résoudre des situations exactement comme celle-ci. Nous aidons les payeurs et d’autres grandes entreprises à fournir des informations dans les formats et par les canaux que les clients de nos clients exigent. En utilisant des flux de travail rentables et avancés et une technologie de pointe, nous pouvons aider à mettre en œuvre des applications qui traduisent instantanément le contenu de documents répétitifs dans plus de 120 langues, tiennent compte de tous les termes culturels et spécifiques à l’industrie, maintiennent la fidélité ET, en même temps, génèrent ce contenu dans des formats accessibles, qu’il s’agisse de PDF accessibles, de braille, de gros caractères ou d’audio.
Vous souhaitez en savoir plus sur la règle finale de la CMS ? Regardez notre récent webinaire, Améliorez l’accessibilité des soins de santé : Révéler la Conformité avec la Règle Finale de la CMS, où nous discutons des défis auxquels nos clients payeurs sont confrontés et comment la solution de CrawfordTech peut vous aider à automatiser et à rationaliser tout cela. AccessibilityNow® Translate CrawfordTech peut vous aider à automatiser et à rationaliser tout cela.
Les traductions et les formats accessibles ne sont plus facultatifs : ils sont essentiels à la fourniture de soins de santé inclusifs et équitables. Alors que la communication dans le domaine de la santé est en pleine mutation, Crawford Technologies est là pour vous aider à vous y retrouver et à communiquer efficacement avec l’ensemble de vos clients.
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