Les services de représentation électronique sont des éléments essentiels des processus qui permettent aux consommateurs d’accéder aux documents via des portails web et des appareils mobiles. Au niveau le plus élémentaire, ils sont également utilisés dans les grandes organisations pour distribuer des documents et des rapports internes. Cependant, c’est dans les coulisses que les services de ePresentment deviennent intéressants. Dans ce billet, nous examinerons les fonctions clés des services de représentation électronique : l’éclatement, la transformation et la visualisation.
L’éclatement est le processus par lequel les services de représentation électronique trouvent des documents individuels contenus dans des lots importants. Dans de nombreux systèmes, comme CMOD d’IBM, il s’agit d’extraire une plage d’octets d’un fichier préalablement indexé et éclaté, et de la transmettre en continu aux utilisateurs finaux. L’éclatement reconnaît que la manière la plus efficace de stocker des documents est de les regrouper en lots, mais que ce sont les documents individuels du fichier qui doivent être présentés aux utilisateurs finaux. Certaines stratégies d’éclatement reposent sur la connaissance de la page de début d’un document et du nombre de pages – souvent utilisées avec le format PDF qui comprend, grâce à une table de correspondance, où les pages sont stockées. Cette approche est utilisée dans les produits Crawford PRO Archiver et CCM Gateway.
De nombreux systèmes ECM et d’archivage sous-jacents stockent le contenu dans d’anciens formats d’impression tels que AFP, Metacode et texte – des formats qui ne sont généralement pas adaptés à la visualisation. La deuxième fonction de l’e-présentation est donc de convertir les documents imprimés en formats consultables tels que PDF et HTML. Au cours du processus de transformation, les documents peuvent être améliorés, par exemple en incorporant des balises pour les lecteurs d’écran qui aident les utilisateurs aveugles et malvoyants, ou en expurgeant les informations qui sont soumises à des réglementations telles que les normes de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS). Les signatures numériques PDF sont souvent ajoutées aux documents au cours de ce processus afin de garantir aux consommateurs l’authenticité des documents à l’aide de certificats signés numériquement.
La visualisation de documents provenant de systèmes de représentation électronique s’effectue généralement dans un navigateur web, mais le choix du format de visualisation peut varier. Les formats PDF et HTML sont largement utilisés, selon que le contenu est présenté sous forme de page ou de flux. Le besoin de technologies de visualisation dédiées pour les formats texte et AFP est désormais largement redondant en raison de l’utilisation de la transformation à la demande dans les services de représentation électronique. De plus en plus de documents transactionnels sont créés et stockés au format PDF et XML, plutôt qu’au format d’impression traditionnel, ce qui peut modifier certaines exigences en matière de transformation.
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