Pourquoi les ADF sont plus importants que jamais

Lorsque le concept d’Usine de documents automatisée (ADF) a été introduit pour la première fois, les entreprises fonctionnaient dans des environnements de communication beaucoup plus simples. La terminologie n’était pas utilisée à l’époque, mais la plupart des organisations étaient ce que l’on qualifierait aujourd’hui de « canal unique ». Dans les années 1990, les entreprises imprimaient et envoyaient par la poste la quasi-totalité de leurs documents transactionnels, en utilisant des ADF pour en garantir l’exactitude.

Lorsque le concept d’Usine de documents automatisée (ADF) a été introduit pour la première fois, les entreprises fonctionnaient dans des environnements de communication beaucoup plus simples. La terminologie n’était pas utilisée à l’époque, mais la plupart des organisations étaient ce que l’on qualifierait aujourd’hui de « canal unique ». Dans les années 1990, les entreprises imprimaient et envoyaient par la poste la quasi-totalité de leurs documents transactionnels, en utilisant des ADF pour en garantir l’exactitude.

La gestion des documents imprimés continue de représenter une part importante des activités gérées par la technologie ADF. Dans la plupart des entreprises, 70 à 80 % des clients reçoivent encore des factures, des relevés et des avis sur papier. Mais comme nous le savons tous, le paysage de la communication avec les clients s’est transformé depuis l’époque de l’exclusivité du papier. Les entreprises distribuent désormais des documents transactionnels par le biais de plusieurs canaux et sous différents formats, et les centres documentaires doivent donc contrôler toutes ces variables multicanaux.

Les centres de documents avaient besoin de solutions ADF pour garantir l’intégrité, la précision et la productivité à l’époque du « canal unique ». Vingt ans plus tard, ils en ont encore plus besoin. Le déploiement de contrôles d’intégrité des ADF est désormais une pratique exemplaire qui s’applique à presque toutes les opérations documentaires.

Heureusement, la technologie ADF a évolué en même temps que la complexité et les défis des communications commerciales modernes. Les solutions ADF contemporaines permettent de suivre les documents à travers de multiples canaux de distribution et de gérer les préférences des clients. Elles s’interfacent avec les mécanismes de suivi dans les mondes numérique et physique, et permettent aux organisations de tirer parti de programmes de réduction des coûts tels que le householding, le transpromo et les flux de travail pour le papier blanc. Les Automated Document Factories accomplissent toutes ces tâches tout en continuant à suivre et à enregistrer l’état de chaque page physique et de chaque image numérique utilisée dans la production et la distribution des communications destinées aux clients.

La plupart des experts s’accordent à dire que l’intégrité des documents et les capacités de suivi deviennent des exigences de base pour les fournisseurs de services. Les organisations qui confient leurs communications clients à une entité extérieure s’attendent à ce que leurs fournisseurs offrent une intégrité totale. Elles souhaitent également avoir une visibilité sur les opérations et recevoir des informations en temps réel sur l’état de chaque document lorsqu’elles en font la demande.

Les premiers ADF automatisaient l’intégrité des pièces de courrier pour les centres de documents, ce qui représentait une amélioration considérable par rapport aux méthodes manuelles. Les erreurs courantes détectées ou évitées par les ADF étaient toutefois relativement simples : enveloppes doublement remplies, pages manquantes, doublons, etc. Les défis d’aujourd’hui sont plus complexes.

Crawford Technologies a publié une série de nouveaux livres blancs sur l’application des fonctionnalités de l’Automated Document Factory dans les environnements multicanaux et intégrés d’aujourd’hui. Pour en savoir plus sur l’impact des ADF modernes, consultez quelques livres blancs récents.