Par David Day
Que vous utilisiez les termes « Enterprise Output Management » (EOM), « High Volume Transactional Output » (HVTO), « documents transactionnels » ou que vous vous considériez simplement comme un fournisseur de services d’impression et de courrier pour les communications critiques des clients telles que les factures, les relevés et autres, il ne fait aucun doute que chacun d’entre nous est à la recherche d’efficacités opérationnelles et, en fin de compte, d’un moyen d’améliorer son résultat net. La plupart de ces conversations portent sur l’environnement actuel des opérations d’impression et sur la manière dont la gestion quotidienne du flux de travail facilite les processus les plus rapides et les plus efficaces pour la composition, l’impression, l’envoi et le suivi des documents transactionnels.
C’est normalement là que l’Automated Document Factory, ou ADF comme on l’appelle communément, entre en jeu. Un système ADF performant offre à la fois la flexibilité et l’automatisation des processus qui, à leur tour, réduisent le temps nécessaire à la réalisation de l’ensemble du processus de communication avec les clients et améliorent les capacités du flux de travail, tant du point de vue de la gestion des tâches que de celui de la gestion de l’information.
Pour obtenir des résultats, vous devez être en mesure d’acheminer plus rapidement un volume important de documents transactionnels par le biais des opérations d’impression et de courrier, avec une incidence moindre des pièces endommagées et la possibilité d’effectuer un suivi au niveau de la pièce tout au long de l’opération, y compris la confirmation de la livraison.
La pierre d’achoppement de tout cela peut être les options disponibles pour le producteur de ces documents importants ; souvent, les fournisseurs de technologie et de logiciels imposent le remplacement complet des solutions existantes en raison du manque de compatibilité avec certaines parties importantes du flux de travail des opérations d’impression. Les coûts sont alors très élevés et peuvent s’élever à six ou sept chiffres en raison de la nécessité d’acquérir un nouvel équipement.
Tout d’un coup, la perspective de réduire les processus manuels tels que la réimpression de relevés endommagés ne semble plus avoir le même pouvoir d’entraînement sur les résultats. Nous devons faire les choses plus rapidement, avec une meilleure qualité et à moindre coût dans tous les services et toutes les activités, mais si les économies réalisées ne compensent pas l’investissement, quel est l’intérêt ?
Quelles sont donc les options ? De notre point de vue, et nous admettons pleinement que nous sommes partiaux, la réponse est une approche modulaire qui met l’accent sur la compatibilité avec l’équipement et les logiciels actuellement utilisés. Sur Crawford Technologies, nous utilisons notre expertise en matière de réorganisation des documents, d’automatisation des flux de travail et de suivi complet de bout en bout pour apporter des améliorations à vos opérations d’impression là où elles sont les plus utiles et les plus nécessaires.
En outre, notre philosophie est que vous n’avez besoin que des éléments qui vous permettront d’améliorer votre activité, au lieu de remplacer l’ensemble du processus parce qu’il n’y a pas la flexibilité nécessaire pour l’interfacer et l’intégrer à votre équipement actuel.
Comment procédons-nous ? Nous commençons par faire appel à des experts dans le domaine de l’impression et du courrier qui ont développé des logiciels et des processus permettant de combler les lacunes de vos environnements de travail. Nous les associons ensuite à une équipe de services professionnels qui ne se contentera pas de mettre en œuvre votre solution, mais s’efforcera de l’optimiser pour obtenir les meilleurs résultats possibles pour votre organisation – des améliorations auxquelles vous n’auriez peut-être même pas pensé. Enfin, nous assurons le suivi avec une assistance disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, avec des temps de réponse et de résolution rapides.
Il en résulte une amélioration de vos résultats et la possibilité d’utiliser vos ressources les plus précieuses, votre personnel, pour des tâches plus importantes au sein de vos opérations d’impression. Si vous êtes un « directeur des opérations », vous pouvez être le leader innovant qui met en place les meilleurs processus pour votre département et si vous faites partie de la gestion des processus d’entreprise ou de la C-Suite, vous pouvez être le visionnaire qui a trouvé une solution pour rendre votre organisation plus légère et plus rentable.
Pourquoi la flexibilité et l’automatisation sont-elles essentielles pour obtenir des résultats en matière de production et de livraison de documents transactionnels ? Sans cela, vous utilisez plus de ressources, vous passez plus de temps et vous êtes moins rentable. Cela donne à vos concurrents un avantage certain. Découvrez comment la solution Usine de documents automatisée (ADF) de CrawfordTech peut changer vos opérations d’impression et de publipostage et ouvrir de nouvelles portes pour les affaires et le succès. Pour plus d’informations, visitez notre page sur les solutions ADF.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
