Pourquoi externaliser les formats de documents alternatifs ?

L’externalisation des processus d’entreprise est sous les feux de la rampe depuis de nombreuses années. Les entreprises et les organisations cherchent à externaliser pour réaliser des économies, accroître leur compétitivité, se concentrer sur leurs compétences de base et s’assurer qu’elles fournissent les meilleurs services pour un domaine d’activité non essentiel. S’il y avait un candidat à l’externalisation, l’accessibilité des documents en formats alternatifs serait l’un des principaux domaines à prendre en considération. Avec l’adoption de réglementations et de règles exigeant l’accessibilité des documents pour réduire la discrimination, la nécessité de fournir ces solutions est tout à fait justifiable. Toutefois, le coût de la maintenance de ces services peut être élevé, surtout si on le compare aux volumes et au nombre de demandes.

Examinons les raisons pour lesquelles il est judicieux d’externaliser les documents accessibles :

• Seul un petit pourcentage de tous les documents créés pour l’impression est converti en formats alternatifs – moins de 4 % sont généralement convertis en braille, en gros caractères, en eText ou en audio sur support.
• Les ressources humaines dédiées qui comprennent les normes de transcription, de contrôle de la qualité et de production de braille, de gros caractères, d’eText, d’audio ou d’autres formats deviennent coûteuses.
• Les équipements hautement spécialisés pour la production de formats alternatifs sont coûteux.
• Il existe des normes permanentes et changeantes pour les formats alternatifs, à la fois dans les normes de format et les lignes directrices.
• La transcription manuelle sans automatisation est tout simplement coûteuse.
• L’externalisation permet de respecter rapidement la conformité réglementaire.

Il n’existe pas de solution unique pour automatiser, transcrire et produire des formats électroniques ou physiques.

Pour ceux qui cherchent à externaliser leurs documents de transaction à fort volume, voici quelques points essentiels à prendre en compte :

1. Recherchez un partenaire qui dispose de contrôles de sécurité et de confidentialité sous la forme de certifications.

• • Certification SOC2 – SAS 70
  • Certification PCI
  • Conformité à l’HIPAA

2. Recherchez un partenaire qui dispose d’une solution pour rendre le papier accessible ou qui dispose d’une solution pour produire des solutions de transcription automatisée à haut volume et à grande vitesse :

• • Capacité à respecter rapidement la conformité
  • Réduction des coûts
  • Pas de dépenses supplémentaires en capital ou en main-d’œuvre
  • Accès immédiat à une équipe de professionnels de l’accessibilité qualifiés et expérimentés

3. Cherchez un partenaire qui dispose d’outils d’automatisation pour créer des formats alternatifs électroniques et physiques.
4. Recherchez un partenaire impliqué dans le développement de formats et de normes alternatifs qui vous fournira le leadership et les solutions dont vous aurez besoin pour assurer la pérennité ou l’amélioration continue des solutions afin de réaliser des économies.