L’un des plus gros problèmes rencontrés par les imprimeurs aujourd’hui est la gestion d’un nombre croissant de petits travaux. Les entreprises qui ont investi dans des équipements et des logiciels optimisés pour la production de gros volumes voient leurs opérations perdre en efficacité lorsqu’elles tentent de jongler avec les caractéristiques de traitement de multiples travaux dont le volume a diminué.
Le changement de travail a toujours été un facteur de perte de productivité dans les opérations documentaires. En fonction de la variété des applications et des processus utilisés par les entreprises pour contrôler, suivre et mettre en scène leur travail, les écarts entre les travaux peuvent facilement atteindre 30 minutes. Ce n’est pas si grave si cela ne se produit qu’une ou deux fois par équipe, mais que doivent faire les responsables de la production lorsqu’il y a huit ou dix changements par jour ? Comment vont-ils faire face à la chute de la productivité ? Comment justifier les investissements dans du nouveau matériel, des logiciels ou des formations lorsque la production journalière moyenne de l’année en cours est inférieure à celle de l’année précédente ?
Il n’y a pas de réponse facile. Chaque atelier dispose d’un équipement différent, d’une combinaison unique de travaux, de problèmes de calendrier, de pics et de creux de volume, et de dizaines d’autres variables. Une solution qui fonctionne pour une organisation peut ne pas convenir à une autre.
Nous pouvons toutefois vous suggérer une stratégie qui vous permettra d’alléger le traitement de tous ces petits travaux qui prennent presque autant de temps à mettre en place qu’à exécuter.
La transformation d’un grand nombre de petits travaux en un nombre moindre de gros travaux semble être une réponse logique au problème. Malheureusement, la tâche n’est pas aisée. Les machines de mise sous pli ne peuvent prendre en charge qu’une seule enveloppe sortante à la fois. La fusion de documents provenant de différents travaux signifie que les opérations doivent envoyer tous les documents en utilisant la même enveloppe extérieure.
Pour les ateliers gérant une grande variété d’applications, typiques des fournisseurs de services d’impression et de courrier, il y a de fortes chances que les documents qu’ils souhaitent combiner aient été conçus à l’origine pour des enveloppes uniques. Les blocs d’adresses ont été positionnés de manière à correspondre à l’emplacement des fenêtres de l’enveloppe. Même les spécifications de pliage peuvent varier d’un travail à l’autre.
De nombreux documents ont été conçus pour des enveloppes à fenêtre unique sur lesquelles sont préimprimés le logo de l’entreprise et l’adresse de retour. Le mélange de documents dans un même travail nécessite des modifications pour tenir compte des variations dans les informations relatives à l’expéditeur. S’assurer que les adresses des destinataires apparaissent dans la fenêtre conformément aux réglementations postales est également un défi lorsque les documents ont été conçus à l’origine pour des emplacements de fenêtre personnalisés.
Les problèmes sont évidents. L’impression de lots importants de documents différents, même dans un environnement d’impression jet d’encre couleur sur papier blanc, ne fonctionnera pas si vous ne changez pas les documents, les enveloppes ou les deux.
Les fournisseurs de services d’impression et de courrier ainsi que les services partagés au sein de l’entreprise ont rarement accès aux programmes sources utilisés pour composer les documents. Ils ne peuvent pas modifier le format des documents reçus de leurs clients.
Les logiciels de réingénierie des documents sont généralement le meilleur moyen, et souvent le seul, pour les responsables de combiner avec succès de petits travaux et de rétablir leurs opérations à leurs niveaux de productivité antérieurs. Les solutions telles que Crawford Technologies’Operations Express fonctionnent avec les fichiers d’image d’impression, permettant au personnel autorisé de modifier les documents selon une mise en page et des spécifications de pliage communes. Ce n’est qu’ensuite que les opérations peuvent fusionner les documents provenant de plusieurs travaux et les insérer dans un seul modèle d’enveloppe sortante, réduisant ainsi les changements de travaux et augmentant l’efficacité.
Selon les analystes du secteur, la gestion d’un grand nombre de petits travaux est le principal défi auquel sont confrontées les opérations documentaires. Si l’on n’utilise pas d’outils pour modifier les documents en vue d’un traitement plus efficace, ce problème ne fera que s’aggraver. Les ateliers qui utilisaient auparavant des logiciels de réingénierie documentaire pour des tâches simples telles que l’ajout de codes-barres commencent à utiliser leurs systèmes pour une refonte plus poussée des documents. Ces modifications leur permettent de continuer à servir leurs clients et de produire des communications par courrier à des prix raisonnables face à la diminution des volumes d’impression et de courrier.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
