Tous les prestataires de services documentaires transactionnels reçoivent des appels de ce type de la part de leurs clients. La réponse habituelle est : « Je ne sais pas. Je vous rappellerai ». C’est alors que le branle-bas de combat commence.
Le personnel chargé des opérations doit effectuer une série d’opérations manuelles pour localiser les documents que les clients souhaitent retirer du courrier. Souvent, les prestataires de services n’ont aucun moyen d’extraire des pages individuelles d’un travail avant de l’imprimer. Souvent, le service des opérations gère les retraits de dernière minute en fouillant dans les bacs de courrier fini. Quelqu’un doit ajuster les rapports d’envoi, enregistrer l’incident en tant qu’intervention manuelle et renvoyer les documents retirés au client.
En plus d’être incroyablement perturbant, le fait de traiter les demandes de clients anxieux en faisant circuler le courrier dans le magasin se traduit par une expérience client de qualité médiocre. Les clients n’aiment pas qu’on leur demande d’attendre une réponse. Et bien sûr, un processus manuel qui prend du temps augmente les risques d’erreurs.
Heureusement, il existe une meilleure solution. Avec Review and Release de Crawford Technologies, vous pouvez donner à vos clients plus de visibilité sur leurs travaux. Ils peuvent marquer eux-mêmes les documents à retirer, évitant ainsi l’exercice d’incendie que connaissent tant de fournisseurs de services d’impression et de courrier.
Review and ReleaseGrâce à la fonction Hold, les travaux ne sont pas imprimés tant que les clients ne les ont pas examinés, qu’ils n’ont pas retiré les pages inutiles et qu’ils n’ont pas donné le feu vert à la production.
Certains travaux de grande valeur doivent être examinés par le client avant de pouvoir être poursuivis. Les contrôles de presse en personne sont difficiles à programmer et créent des temps morts excessifs en attendant que les clients arrivent sur le site. La fonction Hold élimine ce goulot d’étranglement en permettant aux clients de visualiser des représentations PDF de l’impression de production. Le client libère le travail après avoir approuvé la copie électronique.
Une autre application utile de Review and Release concerne les documents soumis à des audits périodiques. Au lieu d’imprimer un deuxième jeu complet de documents pour les auditeurs, les fonctionnaires peuvent effectuer leurs tâches en ligne. Les clients n’auront plus à supporter le coût de l’impression, de la livraison et de la destruction sécurisée des copies des auditeurs, et ces derniers pourront terminer leur travail plus efficacement.
La fonctionnalité de gestion des droits intégrée dans Review and Release garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents sensibles. Le système conserve une trace des documents qui ont été ouverts et par qui.
Utilisez Review and Release pour vérifier les changements de programmation ou le développement de nouvelles applications. Au lieu de gaspiller de l’encre et du papier pour une inspection visuelle manuelle, demandez au personnel technique de confirmer ses modifications par un examen en ligne. Cette fonction est particulièrement utile pour les documents basés sur des données où les variables contrôlent la sélection des images, le formatage ou les blocs de texte.
Review and Release s’attaque à un problème qui empêche les prestataires de services d’impression et de courrier de fournir un service à la clientèle de qualité supérieure – un facteur de différenciation concurrentiel essentiel. Pour réussir sur le marché, les prestataires de services doivent se distinguer par un service et des performances supérieurs à la moyenne. Review and Release est un moyen d’atteindre cet objectif.
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