Alors que la pandémie a modifié notre vie quotidienne, les organisations se sont empressées de mettre en œuvre des initiatives de transformation numérique pour faciliter les politiques et procédures de travail à domicile afin de minimiser les interruptions d’activité et d’assurer la sécurité de leurs employés. Mais dans la précipitation de la mise en œuvre des initiatives numériques, des processus papier essentiels ont-ils été négligés ? Comment a-t-on géré le volume de correspondance ad hoc ou en petits lots qui devait encore être envoyé physiquement par la poste ?
Dans la plupart des cas, les employeurs ont fourni à leurs employés à temps partiel la technologie et le matériel nécessaires pour générer, imprimer et envoyer la correspondance. Si cette solution a permis de répondre à un besoin immédiat, elle a mis en lumière un certain nombre de problèmes liés à la correspondance ad hoc/par petits lots. Les employés ont dû faire face aux tracas et à la perte de productivité liés au traitement de cette correspondance, les employeurs ont dû faire face à des coûts supplémentaires pour approvisionner et rembourser leurs employés à distance et, sans doute le problème le plus préoccupant, le risque accru de violation de la sécurité et de la conformité. C’est ce qui ressort d’une étude récente :
De plus en plus d’entreprises retardent les dates de retour au bureau ou prévoient de déplacer leur personnel vers des postes à distance permanents. Selon cette même étude, 73 % des décideurs informatiques s’attendent à une augmentation de l’impression à domicile. Ainsi, tout comme il était essentiel de mettre en place des initiatives numériques, il est maintenant temps d’envisager une solution de courrier hybride qui élimine les tracas, réduit les coûts et garantit la conformité de votre correspondance papier.
Une solution de courrier hybride permet de générer des courriers ad hoc ou en petits lots à partir de bureaux distants et de les « imprimer » numériquement sur une « imprimante » virtuelle qui utilise ensuite des installations et des processus d’impression de production centralisés pour automatiser l’impression et la livraison par courrier physique ou électronique. Cela permet aux employés à distance ou à la FMH de simplement générer la correspondance tandis qu’une opération d’impression et de courrier se charge de l’impression, de l’insertion et de la livraison.
Vos employés verront des gains immédiats sans avoir à produire et à livrer de la correspondance au bureau de poste. Il leur suffit de soumettre les documents nécessaires à « l’imprimante virtuelle » depuis n’importe quel endroit et le tour est joué ! Plus d’impression, d’insertion manuelle ou de perte de productivité en faisant l’aller-retour au bureau de poste. C’est vraiment le « bouton facile » pour vos employés.
Non seulement la solution adéquate peut être mise en place pour garantir que la correspondance est conforme à la marque, mais des règles peuvent également être définies pour s’assurer que les pièces jointes ou les encarts requis sont ajoutés, que les dates de diffusion sont spécifiées, que les documents sont archivés et que toutes les autorisations requises sont obtenues avant que les documents ne soient soumis à la production. Le statut de chaque document est suivi en toute sécurité tout au long du processus de production, ce qui permet de fournir une preuve d’envoi à des fins d’audit.
Une solution de courrier hybride éliminera les coûts cachés généralement associés à l’impression et à l’envoi individuels de la correspondance ad hoc – imprimantes de bureau/MFP, fournitures consommables, formulaires, affranchissement et temps. L’utilisation d’une installation de production centralisée garantira une plus grande efficacité de traitement, maximisera les rabais postaux et minimisera les coûts d’audit de conformité.
Si vous êtes prêt à utiliser le « bouton facile » pour la correspondance ad hoc/par petits lots, Crawford Technologies a récemment introduit sa propre solution de courrier hybride, Smart MailHub. Smart MailHub Cette solution permet aux employés à distance et au personnel à temps partiel de soumettre en toute sécurité des documents à imprimer et à poster dans l’atelier d’impression de production. C’est la solution idéale pour aider les organisations à gagner en visibilité et en contrôle sur leur correspondance commerciale ad hoc et en petits lots. Découvrez dès aujourd’hui Smart MailHub aujourd’hui et appelez-nous pour une démonstration.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
