Voici le cinquième article de notre série de blogs sur le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne, qui est entré en vigueurle 25 mai 2018. La dernière fois, nous avons examiné brièvement si vos archives de communication avec les clients sont conformes.
Dans le dernier article, nous avons discuté des archives dites « no burst » et « full burst ». La majorité des archives de communication client utilisées aujourd’hui sont des archives en rafale sans possibilité de supprimer les enregistrements des lots. Ces archives représentent un véritable défi pour toute organisation qui tente de se mettre en conformité avec le GDPR, car elles ne peuvent pas mettre en œuvre efficacement les politiques de droit à l’oubli et peuvent ne pas rapporter avec précision les détails de tous les documents stockés dans l’archive.
Cette fois-ci, nous examinons comment les archives existantes peuvent être mises à niveau, ou plus précisément, migrées pour se conformer aux réglementations GDPR.
Les archives de communication client conformes au GDPR possèdent deux attributs clés : la possibilité de stocker des documents individuels en rafale et/ou la possibilité de supprimer des documents de lots importants. Si votre archive de communication client peut être mise à niveau pour prendre en charge la suppression de documents par lots importants, il s’agit sans aucun doute de l’approche la plus facile à adopter. Demandez à votre fournisseur de logiciels si cela est possible.
Si cela n’est pas possible, tout le contenu de l’archive devra être déchargé, décomposé en documents individuels et rechargé à nouveau. De nombreuses archives anciennes ne sont tout simplement pas compatibles avec ces techniques et une migration sera donc nécessaire.
Les migrations offrent d’autres possibilités d’améliorer la manière dont le contenu est stocké et accessible. Par exemple, de nombreuses archives anciennes stockent des fichiers d’impression dans des formats tels que AFP, Line Data et Metacode. Ces formats existaient avant l’apparition de normes modernes telles que PDF/A, un format spécialement conçu pour les besoins d’archivage de documents à long terme.
Il est possible de stocker des fichiers imprimés tout en respectant le GDPR, mais si vos archives de communication avec les clients doivent être migrées de toute façon, pourquoi ne pas les transformer en archives PDF conformes à la norme ISO en même temps que vous vous mettez en conformité avec le GDPR ? Le format PDF est beaucoup mieux adapté aux cas d’utilisation de l’ePresentment, où les documents doivent être consultés par les clients sur le web ou sur un appareil mobile.
Un autre défi de toute migration d’archives est de s’assurer que chaque lot et chaque document du système source se retrouve dans le système cible. Le processus de migration doit démontrer une chaîne de contrôle pour ces documents et prouver que les documents n’ont pas été modifiés au cours du processus de migration. Les processus d’assurance qualité de la migration peuvent, à leur niveau le plus simple, compter les documents sortants et compter les documents entrants à l’autre extrémité. Les processus plus sophistiqués vérifient que le contenu du système source est une copie exacte de l’original.
La migration vers des archives conformes au GDPR peut s’avérer décourageante, avec des centaines de millions de documents remontant à 10, 15 ou 20 ans. Les normes telles que PDF/A peuvent jouer un rôle important en garantissant que votre archive de nouvelle génération est à l’épreuve du temps. Mais une méthodologie et des outils de migration rigoureux sont essentiels pour garantir que les archives des communications des clients restent conformes lorsqu’elles sont déplacées.
Dans notre prochain blog, nous verrons comment préserver la sécurité des données dans des archives conformes au GDPR et quelles sont vos responsabilités en vertu du GDPR.
Pour en savoir plus sur la façon dont CrawfordTech prend en charge les outils d’archivage et de migration conformes au GDPR pour les archives no burst et full burst, consultez l’enregistrement de notre webinaire – « Assurer la conformité de vos archives CCM ».
Cet article fait partie d’une série d’articles de blog sur le GDPR. Lisez-les tous !
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