Par David Day
Chaque jour, des dizaines de milliers de documents clients importants passent par mon imprimerie et, en tant que responsable de l’impression de la production, je dois savoir ce qui est imprimé dans chaque fichier. Plus important encore, je dois pouvoir m’assurer que ce qui est imprimé correspond à ce que notre entreprise et l’utilisateur final attendent. Compte tenu du grand nombre de fichiers et de formats d’impression différents qui transitent par notre environnement de production, il peut être difficile de s’assurer que ce qui a été envoyé à l’imprimeur correspond à ce qu’il y a sur le papier.
Il est encore plus frustrant d’avoir un fichier que vous ne pouvez pas voir parce qu’il n’y a aucun moyen de le visualiser avant de l’envoyer à l’imprimeur. C’est encore pire lorsque vous devez contrôler la qualité du fichier lorsque quelque chose ne va pas pendant le processus d’impression.
L’impossibilité de voir le fichier d’impression peut sembler un problème mineur. La plupart des gens me demandent : « N’existe-t-il pas un logiciel pour le visualiser ? ». Le problème n’est pas de savoir s’il existe un logiciel ; la question est de savoir si les produits dont je dispose permettent de visualiser ce type de fichier particulier et s’ils permettent de le visualiser exactement comme il s’imprimera sur nos imprimantes. Si je n’ai pas le bon logiciel sous la main, je dois alors vérifier si nous disposons d’une licence pour le bon produit dans l’atelier de production. Tout cela me fait perdre du temps et réduit ma capacité à traiter les volumes d’impression en attente pour la journée.
Cette situation est particulièrement vraie lorsque je reçois des appels de mon directeur des opérations. En général, notre responsable des opérations recherche un fichier d’impression spécifique à réimprimer parce qu’il a reçu un appel du service clientèle. Chaque fois qu’un représentant du service clientèle (CSR) reçoit un appel d’un client disant qu’il n’a pas reçu son relevé, il finit par revenir à l’atelier de production où nous devons rechercher le lot d’impression et lancer une réimpression. Si tout était aussi simple que les fichiers PDF, vous pourriez facilement les ouvrir, sélectionner les pages que vous voulez et les imprimer. Ce n’est pas le cas avec les fichiers AFP, Xerox Metacode et autres types de fichiers d’impression à haut volume transactionnel.
Une autre situation qui se répète régulièrement est la nécessité de tester un nouveau travail ou un travail modifié. Pour ce faire, nous devons aujourd’hui programmer le test autour des travaux de production, charger l’imprimante avec le papier adéquat, imprimer le travail et le renvoyer à la personne chargée de la gestion du travail. Elle examine le résultat imprimé, apporte de nouvelles modifications, puis nous recommençons tout le processus. Ce cycle de modification/révision, qui ajoute des périodes significatives de temps écoulé en raison de la nécessité d’expédier les documents imprimés dans les deux sens, est inefficace. Une grande partie du temps perdu pendant les phases de développement et de test d’une application d’impression transactionnelle est due à l’impossibilité de voir une représentation précise de l’aspect d’un fichier d’impression lorsqu’il sera envoyé à l’imprimeur.
Cette situation peut être compliquée pour les opérateurs d’imprimantes et pour moi en tant que gestionnaire. Dans certains cas, la création du document implique des processus que le système de composition d’origine ne peut pas compenser, ce qui peut produire des résultats inattendus dans la sortie imprimée. Le résultat final est soit une équipe d’utilisateurs internes mécontents, soit un cycle prolongé d’impression physique qui doit être revu par l’équipe avant que le nouveau travail d’impression ou le travail modifié ne soit mis en production. C’est ce genre de choses qui m’empêchait d’atteindre mes objectifs de productivité !
Les défis quotidiens liés à la gestion des fichiers d’impression de transactions et les méthodes développées par mon équipe pour y répondre n’étaient pas idéaux, mais ils fonctionnaient. Puis nous avons acquis un nouveau logiciel qui a modifié nos processus et nous a permis de réduire la nécessité d’imprimer ces fichiers pour les vérifier.
PRO Viewer de Crawford Technologies nous a permis de voir tous nos fichiers d’impression dans le format natif, directement dans l’atelier de production. Nous avons même acheté PRO Viewer pour notre équipe de développement afin d’accélérer leur travail.
L’avantage est de pouvoir vérifier les problèmes des fichiers d’impression avant de lancer le travail, en sachant que PRO Viewer produit une excellente fidélité. Outre la possibilité de visualiser les fichiers d’impression avant de lancer un travail, il est désormais possible de revenir en arrière dans un travail précédemment exécuté et de rechercher un enregistrement spécifique, puis de l’imprimer à la volée sur une machine de réimpression séparée pour aider les CSR.
Le processus de configuration et de contrôle de la qualité pour les travaux nouveaux et modifiés des clients a également été rationalisé. Désormais, au lieu d’exécuter le fichier dès son arrivée dans l’environnement de production, nous pouvons d’abord visualiser le fichier et signaler les zones problématiques. Les problèmes et le fichier peuvent être renvoyés à l’équipe de conception et de composition pour qu’elle les corrige, puis renvoyés à notre département pour un nouvel examen. Nous avons même installé PRO Viewer avec les concepteurs et les spécialistes de la composition pour qu’ils puissent examiner les fichiers avant de les envoyer à l’impression.
Il est désormais plus rapide pour nous de mettre en production les nouvelles applications et les modifications apportées aux applications existantes, ce qui se traduit également par une réduction significative des fournitures et du gaspillage de papier, tout en nous permettant de répondre aux attentes de nos clients, voire de les dépasser. Lorsque vous pouvez voir ce que vous imprimez avant de l’envoyer au moteur d’impression de production, l’ensemble du processus de gestion du flux de travail devient plus facile et plus efficace.
Cette histoire vous semble-t-elle familière ? PRO Viewer a été développé par CrawfordTech en réponse à des commentaires de clients comme celui-ci. Le résultat est un nouveau produit qui a été ajouté à nos solutions de pointe pour la gestion des sorties d’entreprise.
Pour en savoir plus, consultez notre page d’informationPRO Viewer .
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
