Récemment, Madison Advisors a réalisé une analyse post-composition approfondie de certaines des principales solutions.
« La frontière entre les logiciels de composition de documents et de post-composition commence à s’estomper du fait que les logiciels de post-composition, autrefois considérés comme un outil permettant de « corriger » les applications avant la production d’imprimés, ont évolué pour devenir une solution à multiples facettes dotée de nombreuses fonctionnalités permettant d’améliorer et de gérer les communications avec les clients ».
Cela a créé beaucoup d’agitation dans le monde du mailing jet d’encre, étant donné que depuis de nombreuses années, les vendeurs de composition disent aux entreprises que les nouveaux systèmes CCM sont la solution. Cependant, les grandes organisations et la quasi-totalité des prestataires de services continuent d’investir dans des logiciels et des solutions de post-composition. Examinons donc les 6 principales raisons pour lesquelles une solution de post-composition pourrait être la meilleure option pour votre organisation.
Au fil des décennies, les entreprises ont évolué et de nouveaux systèmes de composition des données ont été ajoutés. L’acquisition d’une entreprise a peut-être entraîné l’ajout d’un autre système de composition. Dans de nombreux cas, lorsqu’un nouveau système a été mis en œuvre, l’ancien n’est jamais mis hors service, ce qui se traduit par de multiples solutions CCM pour la création de sorties transactionnelles. Si vous disposez d’un ancien système de facturation pour les relevés et d’une nouvelle plate-forme CCM pour les communications avec les clients, il est probable que la migration de la facturation vers votre nouvelle plate-forme CCM s’étalera sur plusieurs années. Au cours de ce projet pluriannuel, la plupart des organisations souhaitent utiliser leur nouvelle imprimante couleur à jet d’encre et tous les processus de fabrication automatisés qui l’accompagnent. La seule façon d’y parvenir est d’insérer un « middleware » ou une solution de post-composition pour corriger ou augmenter les données de facturation existantes afin de répondre aux exigences de la nouvelle imprimante.
Les systèmes de composition peuvent être très compliqués à apprendre, et il n’est pas rare qu’un programmeur contractuel demande 200 dollars de l’heure pour configurer ou modifier une application existante. Lorsque vous pensez au nombre de fois qu’une application devra être testée en développement, puis en AQ et enfin en UAT avant d’être mise en service, les coûts internes des multiples changements de composition peuvent être assez importants. Alors que les principales solutions de post-composition, comme celle de Crawford Tech Operations Expressde Crawford Tech, utilisent traditionnellement des « normes de normalisation » qui, dans la plupart des cas, peuvent être configurées en 15 minutes et exécutées dans le cadre de l’assurance qualité automatisée en moins d’une heure, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et d’argent. Traditionnellement, les outils de post-composition sont gérés par le service informatique ou le service d’impression et ne nécessitent pas plusieurs niveaux d’approbation pour mettre en place un projet et le faire avancer.
Dans les années 1990, quelques dizaines de systèmes de facturation fonctionnaient sur des ordinateurs centraux pour créer des factures transactionnelles. Aujourd’hui, il existe des milliers d’applications et chacune produit des fichiers PDF. Beaucoup d’entre elles, comme Oracle Financials, NetSuite et Salesforce, n’ont qu’une compréhension très limitée de l’impression transactionnelle à haut volume. Les fichiers PDF qu’elles créent peuvent s’imprimer correctement sur une imprimante de bureau ou une photocopieuse, mais lorsque vous essayez de les utiliser sur une imprimante à jet d’encre de 1 000 ppm et de les placer dans votre chargeur automatique de documents, vous vous apercevez que le PDF n’est pas optimisé pour l’impression et que les marques de contrôle, les informations d’envoi et les fichiers de contrôle d’envoi n’existent pas. L’utilisation de Post Composition, l’exécution d’un logiciel postal et la création de fichiers MRDF, KIC ou JIF pour relier vos fichiers d’impression à vos inséreuses sont des opérations standard qui font partie intégrante du processus. Dans ce cas, Post Composition permet d’économiser du temps et de l’argent et vous permet d’accepter tous les types de fichiers et d’imprimer pratiquement n’importe quelle sortie à grande vitesse dans le cadre d’un processus automatisé.
Le retrait de pièces de communication individuelles d’un flux d’impression est également une pratique courante de nos jours pour de nombreuses entreprises. Chacun l’aborde différemment, mais de nombreuses grandes entreprises ont découvert que la centralisation de leur base de données de « gestion des préférences », en la retirant de leur processus de création de communication, apporte de la flexibilité et améliore l’expérience client, puisque vous pouvez désormais interagir avec un consommateur individuel sur l’ensemble de ses préférences de correspondance plutôt qu’avec des secteurs d’activité spécifiques. Il est devenu courant de traiter toutes les données dans le cadre d’une étape postérieure à la composition et de vérifier si elles ont été tirées et/ou de supprimer la correspondance uniquement électronique/numérique. La centralisation de la gestion des préférences et de la suppression des impressions est le moyen le plus simple de créer un message harmonieux à l’intention d’un client, d’un membre ou d’un destinataire.
Alors que le monde est passé au format PDF pour de nombreux documents de bureau et applications de courrier à grand volume, les formats PDL (Printer Definition Language) existent toujours dans les flux de données hérités d’IBM (AFP) et de Xerox (LCDS et Metacode). Si l’on ajoute à cela les nouvelles applications CCM qui produisent du PDF ou du PostScript, on obtient une soupe à l’alphabet de flux d’impression qui rend la création de normes pratiquement impossible. L’utilisation d’une étape centralisée de normalisation et d’optimisation des données permet à une organisation d’accepter pratiquement n’importe quel flux d’impression dans n’importe quel format et de le convertir en un format normalisé standard. Cela permet de rationaliser et d’optimiser les processus à toutes les étapes de la production de communications essentielles.
En 2021, l’intégration postale est redevenue l’un des domaines de révision du flux de travail les plus demandés par bon nombre de nos collaborateurs. L’USPS ayant une nouvelle fois augmenté ses tarifs, les organisations cherchent à savoir si elles envoient leurs communications au tarif le plus bas possible. Dans de nombreux cas, la réponse est négative. La post-composition permet aux organisations de corriger l’adresse au moment de l’impression, de regrouper des travaux similaires dans des tirages plus importants afin d’obtenir une meilleure saturation des codes postaux et de réduire ainsi les coûts d’envoi. Nombre de nos experts postaux ont commencé à sensibiliser les organisations aux avantages de l’impression et de l’envoi de leurs travaux à 5 chiffres directement auprès de l’USPS, tout en confiant le courrier à 3 chiffres et les autres courriers à des bureaux de pré-tri externes, qui les trient et les envoient à un tarif réduit. Cette méthode a été baptisée « Split 4 Sort » et est idéale pour réduire de quelques milliers de dollars par mois votre budget postal déjà très serré.
Les logiciels de post-composition peuvent facilement vous permettre d’améliorer votre automatisation et de réduire vos coûts d’envoi tout en permettant aux projets d’être en production en quelques jours au lieu de quelques semaines, alors que l’informatique avait initialement prévu de prendre des années. Les organisations sont constamment à la recherche de meilleures façons d’améliorer l’automatisation et dans 99% des cas, il peut être plus rapide d’ajouter des règles d’application à une solution de post-composition que d’ouvrir des programmes de facturation complexes et d’essayer de les connecter à vos plates-formes d’expérience client.
Gagnez du temps et de l’argent et regardez le gagnant de l’ étude de post-composition de Madison Advisors.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
