Un thème commun souligne les grandes tendances qui se dessinent dans le domaine de la communication avec les clients. Il s’agit du flux de production.
L’automatisation des processus et le flux de travail sont essentiels à la réussite des communications omni-canal et de la production de documents à jet d’encre couleur. Le flux de travail peut jouer un rôle essentiel dans la mise en conformité avec la réglementation et devrait faire partie de toute stratégie d’externalisation. Les fusions et acquisitions font de la gestion multisite une priorité, ce qui exige également des processus de flux de travail précis et fiables.
Les services d’exploitation des documents sont confrontés à plusieurs obstacles lorsqu’ils révisent ou mettent en œuvre leurs flux de travail.
Transfert de connaissances – Les silos de connaissances existent dans toutes les grandes organisations. Dans de trop nombreux ateliers, les informations essentielles concernant la configuration des tâches, le contrôle de la qualité, les alertes et l’efficacité n’existent que dans la tête des employés clés. Des changements de personnel ou une croissance soudaine peuvent perturber une production qui ne fonctionnait que parce que l’organisation s’appuyait sur les connaissances de personnes expérimentées. La documentation doit être mise à jour et mise à la disposition de tous les employés concernés.
Normalisation et standardisation – Les organisations peuvent choisir de nombreuses voies pour produire des documents imprimés et numériques. La diversité des processus entrave les transitions harmonieuses lorsque les entreprises tentent de réaliser des gains d’efficacité grâce aux nouvelles technologies. L’inspection manuelle de chaque ensemble d’étapes de travail et le développement d’un cadre commun qui fonctionne pour tous les travaux peuvent nécessiter des ressources qualifiées. Les entreprises doivent consacrer beaucoup de temps à cette phase d’analyse et de définition de la portée de l’amélioration du flux de travail.
Automatisation – Le choix d’une plateforme d’automatisation commune nécessite des comparaisons, des recherches et des tests minutieux. De nombreuses entreprises ont investi dans plusieurs solutions d’automatisation, ce qui fait que leur travail est contrôlé par plusieurs outils logiciels. La fusion de tous les travaux de production sous une seule plateforme d’automatisation peut nécessiter une transition progressive afin d’éviter les perturbations de la production.
Intégration – La plupart des imprimeries de production disposent d’équipements et de logiciels provenant d’un certain nombre de fournisseurs différents. Il est important de reconnaître qu’une approche « rip and replace » n’est pas toujours correcte. Une plate-forme de flux de travail doit également être une plate-forme d’intégration. Cela permettra à l’organisation d’obtenir un meilleur retour sur l’investissement initial.
Pour atteindre les objectifs des opérations documentaires, il faut des logiciels fiables en coulisses pour préparer les données brutes et les fichiers d’impression. Ces systèmes importants garantissent que le travail se déroule sans heurt d’une étape à l’autre. Voici quelques points à prendre en compte :
L’automatisation des processus est plus efficace lorsque toutes les données et opérations sont identiques. En réalité, dans la plupart des organisations, les données et les documents proviennent de différents services, filiales ou sources extérieures et sont rarement identiques. La normalisation est difficile, le mélange de formats et de conceptions changeant au fur et à mesure que l’organisation ajoute de nouvelles tâches. L’intégration de nouvelles applications qui ne correspondent pas au modèle des tâches existantes peut donner lieu à des solutions personnalisées, ce qui complique encore les choses.
La meilleure façon d’aborder ce problème est d’appliquer des technologies à des endroits stratégiques de vos flux de travail. Ces technologies modifient et normalisent les divers ensembles de données et de formats, ce qui se traduit par des processus rationalisés facilement gérés par des solutions de flux de travail.
Crawford Technologies permettent aux opérations documentaires de produire les résultats souhaités par leurs entreprises ou leurs clients. Nos logiciels facilitent les ajustements et les conversions de toutes sortes, de la mise à jour des marques de contrôle des inséreurs à l’optimisation des données pour l’efficacité de l’impression, en passant par la création d’index d’archives, le maintien de l’intégrité des documents ou la distribution de messages sur des canaux multiples.
L’achat d’une nouvelle solution de flux de travail n’est pas la seule solution. Crawford Technologies permet à tout flux de travail automatisé de fonctionner de manière plus fluide et plus efficace. Nous faisons le travail derrière le flux de travail.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à regarder l’enregistrement de notre récent webinaire sur la façon dont l’optimisation des processus d’entreprise (BPO) peut normaliser les processus, améliorer l’efficacité, éliminer les interventions manuelles et réduire les erreurs, tout en fournissant une vue complète de toutes les opérations.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
