Il est temps de simplifier l’assurance qualité des documents

L’assurance qualité des documents est sans aucun doute essentielle pour tous les fournisseurs de services de communication avec les clients. Les conséquences d’un processus d’assurance qualité inadéquat vont de la perte de productivité, des retards en aval, du non-respect des accords de niveau de service et des retouches coûteuses à une mauvaise expérience client. Mais l’assurance qualité dans un environnement de documents transactionnels à fort volume est intrinsèquement complexe. Non seulement vous devez gérer des millions de documents uniques en raison du formatage dynamique et de la personnalisation, mais le nombre croissant de nouveaux outils et de nouvelles plates-formes qui doivent être testés ne fait qu’ajouter à la monotonie de l’assurance qualité, qui prend beaucoup de temps. Le moindre changement peut créer un problème qui coûte un temps précieux à trouver et à résoudre. En fait, c’est comme si vous essayiez de trouver une aiguille dans une botte de foin.

L’inévitable demande d’assurance qualité de document perturbateur

Imaginez le scénario suivant. Votre principal client vous appelle au sujet d’un énorme travail d’impression de grande valeur qui doit être lancé demain. Des modifications importantes ont été apportées au document et doivent être vérifiées avant l’impression. Non seulement de nouvelles conditions générales ont été ajoutées à des déclarations spécifiques à un État, mais des déclarations spécifiques de clients doivent également être retirées du tirage. Tout cela doit être confirmé dans les deux heures qui suivent afin de respecter l’accord de niveau de service. Et votre client veut approuver toutes les modifications finales. Vous lui répondez : « Bien sûr. Je vous rappellerai dans deux heures. »

Le changement imprévu de votre client vient de devenir une urgence et il n’y a aucune chance d’obtenir du temps supplémentaire.

Après avoir raccroché le téléphone, vous vous rappelez immédiatement avoir lu des solutions d’assurance qualité sur Crawford Technologies qui vous auraient permis de répondre rapidement et facilement à toutes les demandes de votre client. Vous prenez note d’appeler votre représentant CrawfordTech plus tard, car pour l’instant, vous devez aller chercher l’aiguille dans la botte de foin.

Prenez le contrôle de l’assurance qualité de vos documents

Ces types de demandes sont assez fréquents et, avec les bons outils (ou solutions), ne doivent pas se transformer en exercice d’incendie. Crawford Technologies Des outils d’assurance qualité puissants et évolutifs permettent d’automatiser vos flux de travail d’assurance qualité des documents.

• Notre outil PRO Quick Compare Notre outil facilite la validation des nouvelles conditions générales d’utilisation pour les déclarations d’état spécifiées. PRO Quick Compare est un utilitaire d’assurance qualité efficace et rentable qui lit deux fichiers de flux de données, les compare dans le mode sélectionné – objet, pixel ou texte – et produit un visuel côte à côte de toutes les pages avec un code de couleur pour faciliter la reconnaissance des différences détectées. Il est idéal pour comparer toutes les pages d’un document, y compris lorsque des pages ont été insérées ou supprimées, comme c’est le cas avec ces nouvelles CGV.
• Le besoin du client d’extraire des relevés de compte spécifiques peut être facilement géré grâce à notre système de gestion des relevés de compte. Review and Release Les utilisateurs peuvent facilement examiner les relevés spécifiés et extraire les pages avant de lancer le travail de production. Cela élimine l’étape manuelle consistant à fouiller dans des piles de documents imprimés et d’enveloppes pour trouver les bons documents à extraire.
• Enfin, notre solution PRO Conductor Proof and Approve permettra à votre client de visualiser, d’approuver, de conserver ou de rejeter le travail ou des enregistrements individuels au sein d’un travail. Votre client accède au fichier en temps réel par le biais d’un tableau de bord en ligne ou d’un courrier électronique contenant une URL personnelle. La responsabilité et le contrôle de la Proof and Approve incombent au propriétaire du document. Avec moins de temps et moins de ressources pour gérer l’assurance qualité des documents, il est essentiel que les organisations disposent des bons outils pour fournir efficacement des communications précises aux clients et un CX positif. Crawford Technologies La suite QA fournit ces outils ainsi que l’expertise nécessaire pour résoudre ces défis commerciaux en garantissant des résultats de qualité, de haute performance et rentables.

Revenons à cette note mentale – il est maintenant temps d’éliminer les problèmes d’assurance qualité de vos documents grâce aux outils d’assurance qualité automatisés et basés sur l’interface utilisateur graphique de Crawford Technologies. Prenez votre téléphone et appelez votre représentant technique Crawford dès aujourd’hui pour en savoir plus sur les solutions d’assurance qualité de Crawford Technologies.