Dans un monde de plus en plus numérique, les organisations doivent de plus en plus veiller à ce que leurs documents soient accessibles à tous les utilisateurs, quelles que soient leurs capacités. Il ne s’agit pas seulement d’une question de responsabilité sociale, mais aussi d’une obligation légale dans de nombreuses juridictions. Une plateforme d’accessibilité aux documents d’entreprise (EDAP) peut être un outil puissant pour aider les organisations à relever ces défis.
Qu’est-ce qu’une plateforme d’accessibilité aux documents d’entreprise ?
Une plateforme d’accessibilité aux documents d’entreprise est une solution complète qui englobe tous les composants essentiels requis pour rendre les communications des clients accessibles, conformes et utilisables dans un environnement d’entreprise. Pour relever avec succès le défi de l’accessibilité, elle comprend généralement une suite d’outils logiciels, de services et d’assistance qui peuvent aider les organisations :
- Accessibilité du contenu. Il devrait vous aider à trouver, tester et corriger le contenu de vos sites web, référentiels et archives, y compris les documents PDF et MS-Word.
- Accessibilité automatisée des documents. Il doit fournir un processus automatisé de création de documents numériques accessibles à partir de vos applications transactionnelles.
- Prise en charge de tous les types de documents: La plateforme doit permettre de rendre accessibles tous les types de documents (statiques, transactionnels et hybrides).
- Externaliser en cas de besoin. La plateforme doit vous permettre d’externaliser la création de formats alternatifs tels que le braille et les gros caractères, ainsi que la correction de documents complexes ou volumineux.
Avantages d’un EDAP
Les avantages de la mise en œuvre d’une plateforme d’accessibilité aux documents d’entreprise sont nombreux et de grande portée :
- Réduction du risque de sanctions légales et réglementaires. En rendant les documents publics entièrement conformes, vous réduisez le risque d’amendes réglementaires et de poursuites judiciaires.
- Amélioration de la satisfaction des clients. Des documents accessibles et utilisables améliorent la satisfaction des clients.
- Productivité accrue. Le délai de mise sur le marché est plus court, ce qui signifie que les documents essentiels peuvent être livrés plus rapidement.
- Réduction des coûts. Vous réalisez des économies en disposant d’une solution unique pour la création de tous les documents accessibles, ce qui élimine le travail en double.
- Des coûts prévisibles. La pérennisation de votre système garantit des coûts prévisibles à long terme.
- Amélioration de la réputation de la marque. En investissant dans l’accessibilité des documents, les organisations peuvent améliorer leurs résultats, attirer et retenir les meilleurs talents et créer un environnement de travail plus positif et plus productif.
Exigences pour un EDAP
Avant de mettre en œuvre une plateforme d’accessibilité aux documents d’entreprise, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de votre organisation. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :
- Conformité à 100 %. Il doit être conforme à 100 % aux normes d’accessibilité.
- Conversion de documents. La plateforme doit convertir tous les documents dans des formats accessibles à tous les lecteurs.
- Types de documents. Il doit prendre en charge tous les types de documents utilisés pour la communication.
- La protection de l’avenir. S’engager à soutenir l’évolution des normes d’accessibilité et assurer une transition en douceur vers les nouvelles normes.
- Soutien aux documents transactionnels. Offrez une solution vérifiée pour générer des documents transactionnels accessibles en grande quantité.
- Prise en charge des documents statiques. Offrez une solution vérifiée pour générer des documents statiques accessibles.
- Fonctionnalité de l’IA. Utilisez l’IA pour minimiser les coûts d’installation et de fonctionnement.
- Proposer diverses solutions, y compris sur site, en nuage, des services, ou une fusion de ces options.
Exigences uniques pour les documents transactionnels
Les documents transactionnels sont ceux qui sont générés automatiquement par les systèmes d’une organisation, tels que les factures et les relevés. Ces documents peuvent être particulièrement difficiles à rendre accessibles en raison de leur formatage complexe et de leur nature dynamique. Un EDAP doit disposer des capacités suivantes pour traiter les documents transactionnels :
- Remédiation sur demande, en temps réel. Capacité à fournir une remédiation sur demande et un traitement par lots.
- Traitement des documents historiques. Capacité à traiter à la fois des documents journaliers et des documents historiques.
- Remédiation efficace. Capacité à traiter efficacement de grands volumes de données, y compris la validation, la transformation et l’enrichissement des données.
- Modèles basés sur des règles. Un flux de travail rationalisé avec la création de modèles basés sur des règles pour le traitement de gros volumes.
- Conformité aux normes WCAG, PDF/UA et HHS. Capacité à assurer une conformité totale dans tout flux de travail transactionnel et statique.
- Test de Conformité. Possibilité de tester et de valider automatiquement tous les documents accessibles générés pour garantir la conformité.
Exigences uniques pour les documents statiques
Les documents statiques sont ceux qui sont créés manuellement, tels que les brochures, les rapports et les présentations. Ces documents peuvent être rendus accessibles à l’aide d’une variété d’outils et de techniques. Un EDAP doit disposer des capacités suivantes pour traiter les documents statiques :
- Numérisation de sites web. Possibilité d’analyser les sites web à la recherche de fichiers PDF et MS-Word et de tester leur conformité.
- Remédiation assistée par l’IA. Un outil de remédiation facile à utiliser, basé sur l’intelligence artificielle, pour traiter un grand nombre de fichiers PDF.
- Externalisation de la remédiation. Possibilité d’externaliser la remédiation lorsqu’il y a un arriéré de documents inaccessibles.
- Numérisation des référentiels de documents. Capacité à numériser des référentiels documentaires et à valider l’accessibilité des documents.
- Numérisation des documents LMS. Numérisation des documents dans les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) pour garantir la conformité.
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Crawford Technologies’ AccessibilityNow® est un EDAP complet qui répond à toutes les exigences énumérées ci-dessus. Il s’agit d’une solution éprouvée, utilisée par de nombreuses organisations parmi les plus importantes au monde. AccessibilityNow® L’EDAP comprend les éléments suivants :
En conclusion, un EDAP peut être un atout précieux pour les organisations qui s’engagent à rendre leurs documents accessibles à tous les utilisateurs. En mettant en œuvre un EDAP, les organisations peuvent réduire le risque de sanctions légales et réglementaires, améliorer la satisfaction des clients, accroître la productivité et renforcer la réputation de leur marque.
Crawford Technologies’ AccessibilityNow® est un PAED complet qui peut aider les organisations à répondre à tous leurs besoins en matière d’accessibilité des documents.
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