Les processus hérités du passé empêchent-ils votre flux de travail d’atteindre le nirvana ? Votre flux de travail, vos logiciels hérités et vos vieux équipements affectent-ils vos employés ? En cette année 2022, les défis continuent de s’accumuler pour les gestionnaires qui doivent déjà faire face à la « nouvelle normalité ». À l’heure actuelle, nous sommes moins préoccupés par les arrêts maladie que par le fait que les employés ne se présentent tout simplement pas et qu’ils ont rejoint le « grand train de la démission ».
Dans de nombreuses organisations, les employés constituent le principal atout. Les personnes font la différence entre le succès et l’échec pour presque tous les départements de production dans le monde.
Dans cet article, nous allons passer en revue 5 choses que vous pouvez faire pour engager votre équipe et une façon différente de présenter ou d’expliquer les rôles qui pourrait mieux s’adapter à une main-d’œuvre plus jeune.
De nombreux consultants en ressources humaines sont prêts à mener des enquêtes et des recherches sur les raisons pour lesquelles les employés quittent l’entreprise et sur ce qu’il faut faire pour retenir votre personnel de production, mais examinons quelques petites questions en détail et procédons à une auto-évaluation.
Ayant passé beaucoup de temps dans le secteur de la production d’envois postaux, je sais que la fabrication de communications critiques et de courriers de clients demande beaucoup de travail. De plus, dans de nombreux cas, si un problème survient, c’est « la faute de la production » ou lorsqu’un délai n’est pas respecté, c’est « la faute de la production », mais est-ce vraiment le cas ?
Comment soutenez-vous votre personnel de production ? Leur donnez-vous les outils et les systèmes dont ils ont besoin pour s’assurer qu’ils savent ce qu’il faut faire ? ou comptez-vous sur le savoir tribal et sur d’autres employés pour guider et former le personnel ?
C’est un domaine où l’automatisation des flux de travail peut être utile. Trop de travaux de production exigent des opérateurs et du personnel qu’ils modifient une configuration, qu’ils tournent le papier à 180 degrés et à l’envers, voire qu’ils sélectionnent une enveloppe ou un papier rarement utilisé et souvent oublié.
Solution : Si vous constatez que l’un des travaux et ses exigences en matière de connaissances tribales posent des problèmes, envisagez d’ajouter un outil de flux de travail qui vous permette d’éliminer les « cas uniques ». Utilisez un logiciel pour faire pivoter le papier, migrer l’un des stocks pré-imprimés vers une impression en couleur et éliminer les problèmes, mais surtout, assurez-vous de documenter les défis et veillez à ce que l’équipe de direction s’approprie le problème et soit perçue comme étant en train de le résoudre pour aider l’employé.
Au fil des ans, j’ai parlé à des centaines d’employés de production, certains en place depuis des décennies, d’autres tout nouveaux, et une chose que beaucoup d’employés savent, c’est ce qui pourrait être mieux fait. Je me souviens d’une visite d’une usine Ford il y a un certain temps, plus longtemps que je ne veux en parler. On y parlait d’écouter le personnel au sujet des changements et d’améliorer le processus de fabrication grâce au retour d’information des travailleurs.
Cette question est toujours intéressante car, en tant que professionnel du secteur, j’ai l’impression d’en savoir beaucoup, mais je peux vous garantir que la personne qui fait ce travail tous les jours en sait plus que moi sur le processus. Une question facile qui demande très peu d’efforts consiste à demander à chacun de vos collaborateurs : « Quelle est la seule chose que vous aimeriez que nous changions ? » La réponse peut vous surprendre. Il peut s’agir d’un vieil équipement, d’une procédure administrative ou du fait que d’autres membres du personnel leur demandent trop souvent des mises à jour.
Cela prend très peu de temps d’écouter, et parfois cela peut faire une énorme différence dans l’efficacité de la production et peut contribuer davantage à améliorer le moral des troupes.
L’équipement peut être acquis ou mis hors service, les étapes de la paperasserie peuvent être facilement automatisées à l’aide d’une Usine de documents automatisée (ADF) ou d’un outil logiciel de flux de travail, mais bien souvent, vous n’êtes pas conscient du problème sans poser la question.
Deux des nouveaux défis auxquels sont confrontés les travailleurs de la production sont l’établissement de l’engagement et la vérification des réalisations. Ces questions sont plutôt nouvelles pour les responsables de nombreuses opérations de production. Avec l’évolution de la technologie, il semble que la durée d’attention des gens ait diminué.
Au lieu de regarder une émission de télévision de 30 minutes, les milléniaux regardent maintenant des vidéos TikTok de 30 secondes ou, s’ils sont vraiment motivés, un vlog de 8 à 10 minutes sur YouTube. Comment maintenir une production qui exige une attention constante aux détails avec des employés dont la capacité d’attention diminue d’année en année ? La réponse est l’automatisation et les alertes, les alertes textuelles, les alertes par courriel et une solution de flux de production qui peut prendre des îlots de technologie et les assembler en un flux de travail harmonieux et entièrement automatisé avec des tableaux de bord graphiques qui maintiendront l’engagement de n’importe quel employé.
L’accomplissement est peut-être une autre histoire… Beaucoup de gens veulent faire partie de quelque chose de plus grand qu’eux. Ils veulent croire en ce qu’ils font et s’y intéresser, et trop souvent, la production d’imprimés et de courrier n’est pas considérée comme sexy et précieuse. J’ai constaté qu’il est important d’expliquer pourquoi la communication critique est précieuse et comment elle contribue à informer, à délivrer et à enrichir la vie des gens. Trop souvent, nous pensons qu’une lettre n’est qu’une lettre. Pourtant, recevoir sa carte verte par la poste est un sentiment extraordinaire. Il en va de même pour l’obtention de votre premier prêt immobilier ou l’acceptation d’une inscription à l’université. Cela signifie que vous travaillez pour quelque chose et, bien souvent, le courrier est le mécanisme qui permet aux gens de passer à l’étape suivante de leur vie.
Alors, asseyez-vous avec vos collaborateurs, expliquez-leur ce à quoi ils participent et assurez-vous qu’ils comprennent qu’ils améliorent chaque jour la vie des gens.
2022 est l’année où vous devez veiller à aligner vos opérations de production sur les intérêts de votre organisation et, surtout, de vos employés. Prenez donc le temps d’examiner les logiciels et le matériel qui pourraient permettre à votre personnel d’être plus productif. Utilisez la technologie pour réduire les erreurs et concentrez-vous sur votre personnel pour vous assurer qu’il s’intéresse à ce qu’il fait.
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