Extraction de données enfouies dans des documents

Si votre entreprise est un prestataire externe de services d’impression et de courrier, vous vous trouvez à la fin de la chaîne de production des documents. Vous n’avez pas accès aux bases de données que vos clients utilisent pour créer les factures, les relevés, les avis, les réclamations et autres documents transactionnels que vous créez. Les entreprises effectuent généralement la composition des documents en interne. Votre entreprise, le fournisseur de services d’impression/de courrier, ne reçoit que le produit de l’étape de composition – un fichier prêt à imprimer tel qu’un PDF.

On pourrait croire que vous n’avez guère la possibilité d’apporter une valeur ajoutée aux documents que vos clients vous confient, que vous ne pouvez imprimer que ce que le client vous envoie. Mais ce n’est pas toujours le cas. Avec l’accès aux bons outils, vous pouvez extraire des données de ces fichiers prêts à imprimer et les utiliser pour faciliter la compréhension des documents. Vous pouvez cibler les destinataires des documents avec des publicités ou des messages pertinents, relier les documents à d’autres ressources pertinentes et mettre en œuvre d’autres stratégies bénéfiques pour vous et vos clients.

La réingénierie des documents pour ajouter de la valeur

Si vous n’apportez pas de valeur ajoutée, vous êtes contraint de vendre vos services sur la base d’une réduction des coûts. La fixation de prix de commodité vous met à la merci de vos concurrents, qui peuvent baisser vos prix pour obtenir le travail.

Examinons quelques exemples d’améliorations que vous pouvez apporter à vos documents à l’aide d’un logiciel de réingénierie documentaire, tel que celui proposé par Crawford Technologies:

1. Annonces et messages basés sur des données : Si les documents que vous produisez comportent des lignes de détail qui précisent un produit ou un service, vous pouvez ajouter des messages pertinents en fonction de ce que le client a acheté. Par exemple, vous pouvez annoncer une extension de garantie ou offrir une réduction sur un accessoire populaire lié au produit acheté.
2. Ajoutez de la couleur pour plus de clarté : Tirez parti de vos presses à jet d’encre ou à toner couleur en mettant en évidence certaines parties des documents pour qu’elles ressortent. En orientant les clients vers les zones en libre-service d’un site web, par exemple, vous pouvez réduire le nombre d’appels au service clientèle, ce qui permet à vos clients d’économiser de l’argent. Une autre idée consiste à mettre en évidence la date d’échéance, ce qui peut augmenter le nombre de factures payées à temps, améliorant ainsi la trésorerie de vos clients.
3. Créez un fichier de contrôle des envois : Le logiciel peut analyser les numéros de compte et compter les pages pour créer un fichier qui contrôle l’équipement de mise sous pli. Le logiciel génère également les codes-barres de mise sous pli. La mise sous pli à partir d’un fichier permet un meilleur contrôle de la qualité et vous permet de mettre en œuvre des processus permettant de gagner du temps, comme les réimpressions automatisées.
4. Déplacez le bloc d’adresse : La position de l’adresse d’envoi sur une page imprimée détermine l’emplacement des fenêtres de l’enveloppe et les spécifications de la plaque de pliage. En repositionnant le bloc d’adresse, vous pouvez standardiser une seule enveloppe sortante et éliminer les ajustements de plieuse entre les travaux. Cela vous permet de combiner de petits travaux et d’obtenir une meilleure productivité à moindre coût.
5. Envois segmentés : Utilisez le solde final des relevés de courtage pour séparer les documents destinés aux clients fortunés. Ajoutez des détails tels que des tableaux et des graphiques en couleur ou imprimez les relevés sur du papier de haute qualité pour montrer que votre client apprécie les affaires de ses clients fortunés.
6. Modifier le flux de travail ou la messagerie : Sur la base des données relatives aux modes de paiement extraites des factures, supprimez l’insertion d’enveloppes de retour pour les clients qui paient en ligne. Ajoutez des messages vantant les avantages du paiement automatique.

Comme le montrent ces exemples, les possibilités d’ajouter de la valeur à vos services d’impression et de courrier sont nombreuses dès lors que vous pouvez extraire et analyser les données que vous possédez déjà – les informations présentes dans les fichiers prêts à imprimer. De telles capacités vous permettront de vous démarquer de vos concurrents, de fidéliser vos clients et même de facturer un peu plus cher le traitement des documents transactionnels pour vos clients, ce qui améliorera votre rentabilité.

Sur site ou dans le nuage

Avec Crawford Technologies, les entreprises ont deux choix pour répondre à leurs besoins en matière de réingénierie des documents. Pour celles qui ont une charge de travail importante et constante, Operations Express est une solution sur site qui fonctionne entièrement dans votre propre environnement informatique. Pour ceux qui ont des besoins plus modestes, ou des tâches de réingénierie de documents qui ne se produisent qu’occasionnellement, nous proposons PRO DocNow.

Fonctionnant dans un environnement cloud AWS sécurisé, PRO DocNow peut effectuer toutes les modifications disponibles à partir d’une solution logicielle sur site à une fraction du coût. PRO DocNow réside dans un environnement cloud privé d’Amazon Web Services. Une petite application installée sur vos ordinateurs locaux gère une connexion sécurisée avec le logiciel. Les clients de Crawford Technologies ne paient PRO DocNow que lorsqu’ils l’utilisent. Nous basons le coût sur le nombre de pages traitées. Ce logiciel est parfait pour les entreprises qui veulent éviter les frais de licence et de maintenance d’un logiciel sur site à plein temps.

La mise en place d’un nouveau travail est facile avec PRO DocNow et ne nécessite aucune compétence technique particulière. Crawford TechnologiesL’équipe technique de l’entreprise codera les instructions de transformation et de réingénierie du logiciel en fonction de vos spécifications et de vos demandes. Une fois défini, votre travail sera enregistré dans l’application cloud et ajouté à votre Directory Monitor. Il ne vous reste plus qu’à charger les fichiers de production !

Une occasion de se démarquer

Dans tous les secteurs, les entreprises s’efforcent d’établir des relations plus personnelles et plus satisfaisantes avec leurs clients. Les documents transactionnels mensuels ou trimestriels réguliers sont d’importants points de contact contrôlables avec les clients. Ils offrent de nombreuses possibilités de renforcer l’expérience client. Les fournisseurs de services d’impression et de courrier peuvent les aider à y parvenir en leur donnant accès à des logiciels de réingénierie des documents.