C’est une question qui préoccupe tous les groupes de gouvernance, et la réalité est que de nombreuses organisations ont encore des lacunes lorsqu’il s’agit de sécuriser leurs données et leurs documents une fois qu’ils ont quitté le contrôle des systèmes et des processus gérés par l’informatique.
L’externalisation des fonctions d’impression et de courrier présente de nombreux avantages en termes d’économie et de processus d’entreprise. Est-ce conforme ? Les informations personnelles et privées (PPI) et les informations de santé protégées (PHI) sont-elles protégées de manière appropriée pour se conformer aux diverses réglementations ?
Votre organisation est-elle toujours en parfaite conformité avec les réglementations telles que PCI, HIPAA et GDPR ? En tant que gardien des données et partie responsable, il se peut que vous ne contrôliez pas les méthodes de communication lors de la transmission et du transfert vers le bureau de services d’impression. Et une fois que la société de services a reçu les données, vous n’avez plus le contrôle du traitement et de la protection des informations.
Au « bon vieux temps », avant l’omniprésence des connexions internet à haut débit, les données étaient à bien des égards plus sûres qu’elles ne le sont aujourd’hui. Si quelqu’un se souvient des bandes magnétiques, les fichiers d’impression étaient en fait distribués et transportés sur des supports physiques. Ces supports physiques pouvaient être enfermés dans des conteneurs sécurisés et n’étaient ouverts que par les personnes qui avaient une raison professionnelle valable d’utiliser les données et qui possédaient également la clé.
Cependant, il existe peu de situations, voire aucune, qui inciteraient à revenir aux anciennes méthodes. Bien que les méthodes modernes soient meilleures du point de vue du processus, de la rapidité et de l’efficacité, la sécurité des données doit être prise en compte et une nouvelle méthode plus moderne de protection des données doit être employée.
PRO Lockdown facilite la gestion de la sécurité des documents, non seulement au niveau du fichier, mais aussi au niveau de chaque page. Lorsqu’il est nécessaire de consulter, de modifier ou de traiter le fichier, seules les pages concernées sont accessibles ou déverrouillées afin que le fichier puisse être traité rapidement.
En outre, PRO Lockdown:
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
