Du moins, je pense que nous en avons encore besoin pour décrire/représenter un sous-ensemble de l’espace de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Dans notre dernier article, nous avons appris que Gartner a retiré l’ECM (ou l’a déclaré mort) et suggère de le remplacer par les services de contenu d’entreprise. Bien que je ne sois pas en désaccord avec cette désignation et tout ce qu’elle peut impliquer, je ne suis pas sûr que « ECS » soit un grand pas en avant par rapport à « ECM ».
L’Association for Information and Image Management (AIIM) nous apprend que ce que l’on appelait autrefois la gestion des documents a été englobé dans la gestion du contenu, en grande partie parce qu’il y a plus d’informations disponibles aujourd’hui que jamais auparavant, et que la plupart d’entre elles ne sont pas créées par nous. Grâce à la généralisation de toute une série de sources et de dispositifs tels que le web, les clés USB, les téléphones intelligents, le cloud, etc., le besoin de traiter des informations de toutes sortes est beaucoup plus grand : non seulement en termes de types de médias (texte, images, fichiers vocaux), mais aussi en termes de structuration ou d’absence de structuration – la structure facilitant grandement la gestion de l’information.
L’information structurée est une information hautement définie qui correspond à la plupart des informations contenues dans les bases de données relationnelles et exploitées par les solutions métier.
Les informations non structurées sont des informations qui n’ont pas de structure entièrement définie et qui seront très probablement consommées et utilisées par des êtres humains. Pensez par exemple aux dessins, aux images et aux fichiers créés à l’aide d’un scanner.
L’information semi-structurée est une information intermédiaire, comme les factures, les bons de commande et les reçus, qui contient des données traitées par ordinateur et fournies dans des formats et des présentations qui peuvent être identifiés et classés. C’est la structure et la disposition de l’information qui, avec les outils et l’approche appropriés, nous permet d’exploiter l’information comme si elle était structurée.
La gestion de ces informations importantes et hautement critiques est le domaine où nous avons vraiment besoin de ce nouvel acronyme – une sorte de mot à la mode qui décrit les périls d’une utilité réduite, d’une perte de temps, d’une perte de productivité, d’une éventuelle non-conformité avec les réglementations ou les politiques de l’entreprise, et le risque d’une grave interruption de l’activité si nos efforts de gestion ne sont pas couronnés de succès.
La gestion de la communication client (GCC) a été utilisée par certains pour décrire l’identification, le stockage, la gestion et la distribution d’informations basées sur des documents qui concernent directement les clients – factures, relevés, correspondance et documents juridiques et de service. Bien que le secteur dans son ensemble définisse la GCC comme la création, la production, la distribution et la livraison du message original de communication avec le client, il s’agit également d’une description appropriée de la maintenance continue de l’enregistrement de la communication.
En tant qu’utilisateurs et vendeurs de produits et services CCM, nous devons mieux définir le rôle que nous jouons dans le processus global de CCM. Un nouvel acronyme serait certainement utile. Quelqu’un a-t-il une idée ?
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
