L’article précédent de cette série technique sur la présentation des fonctions avancées (AFP), intitulé » Comprendre vos archives : Exigences en matière de stockage, partie 1, examinait les types de données contenues dans les archives des communications clients. Cette fois-ci, nous examinons les options de stockage et de récupération disponibles pour l’archivage à long terme.
Les documents contenus dans les archives des communications clients sont statiques et ne sont donc plus mis à jour dans le cadre d’un processus opérationnel standard. Certains peuvent être consultés par des clients internes et externes via des portails web, et d’autres peuvent être récupérés à des fins d’audit ou de conformité, mais la grande majorité des communications avec les clients ne seront plus jamais consultées.
En fonction de l’outil de composition ou du système opérationnel qui a généré les documents, ceux-ci peuvent être stockés individuellement, dans leur propre fichier (burst) ou en tant que partie d’un fichier plus important (non burst).
Avec ce type de technique de stockage, chaque communication est archivée comme un document autonome. Le format PDF ou PDF/A est le plus couramment utilisé, chaque document étant stocké en mode rafale et géré comme une entité distincte. Cette technique entraîne des frais généraux de stockage plus importants, car les données relatives aux polices et aux ressources sont répliquées dans chaque document et la quantité nécessaire varie au cas par cas.
Heureusement, si les documents ne sont pas cryptés, il existe des techniques permettant de réduire les besoins en stockage de 80 % ou plus.
En mode « non burst », le fichier est stocké avec un seul ensemble de ressources mais contient plusieurs documents. Chaque document est indexé par numéro de page pour permettre son identification dans le fichier. Un fichier AFP (Advanced Function Presentation) typique contient un ensemble de ressources mais des milliers de documents. La création d’un fichier avec cette structure n’est pas aussi difficile qu’il n’y paraît, d’autant plus que de nombreux systèmes de composition de documents utilisent déjà cette méthode par défaut pour créer des fichiers d’impression, etc.
Pour les fichiers individuels qui contiennent déjà des ressources, des outils tels que PRO Concatenator peuvent identifier et supprimer les ressources en double lorsque les fichiers sont combinés et chargés dans l’archive. Ces outils peuvent être utilisés en complément d’autres solutions qui vérifient les points communs dans l’ensemble d’une archive, garantissant ainsi qu’une seule copie de la ressource est conservée.
Le logiciel de récupération recombine ensuite les ressources et les pages des documents individuels pour l’utilisateur avant la présentation. Ces documents peuvent inclure leur propre copie des ressources (PDF/A) et peuvent être signés numériquement, par exemple, sans compromettre l’intégrité des archives.
En comprenant les techniques de stockage, de compression et de récupération disponibles lorsque les fichiers sont créés ou chargés dans une archive, il est possible de prendre des décisions importantes pour l’entreprise. Il peut s’agir de déplacer des documents à partir de plates-formes existantes, d’éliminer de l’infrastructure informatique des systèmes coûteux et difficiles à maintenir, et de réaliser des économies de stockage au cours de la migration. D’autres options consistent à ajouter une messagerie transpromo aux documents transactionnels ou à créer des documents accessibles tout en gérant et en maintenant votre empreinte de stockage.
La prochaine fois, nous étudierons la récupération dynamique de documents et la manière dont elle utilise vos archives de communications clients.
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