Bienvenue dans notre série technique sur l’AFP (Advanced Function Presentation). Au cours des dernières semaines, nous avons examiné les débuts de la technologie d’archivage et les défis auxquels les entreprises sont confrontées, l’évolution de l’AFP depuis ses origines en tant que norme IBM, et nous avons également exploré les éléments constitutifs de l’AFP et la manière dont ses normes interagissent et fonctionnent ensemble. Nous avons publié une série d’enregistrements pour accompagner cette série et vous pouvez les consulter ici.
Dans l’article de cette semaine, nous nous appuierons sur votre compréhension de l’AFP et commencerons à examiner de plus près les besoins de stockage d’une archive de communication client. Nous pensons qu’en comprenant vos besoins et les options de stockage à votre disposition, vous serez en mesure d’optimiser les performances de l’archive et de réduire les coûts globaux.
Les communications avec les clients sont généralement des documents transactionnels, générés par des systèmes opérationnels, conservés dans des archives afin de fournir un enregistrement précis d’un client à un moment donné. Il s’agit notamment des factures, des relevés, des documents de politique générale, etc.
Un certain pourcentage de ces documents sera utilisé par le service clientèle pour répondre à des questions, d’autres seront nécessaires à des fins d’audit ou de conformité, certains seront accessibles via des outils de présentation électronique par des clients internes et externes et d’autres encore ne seront plus jamais consultés. Dans chacun de ces cas, les documents présentent les mêmes caractéristiques : ils doivent pouvoir être consultés, mais ils sont statiques et ne sont jamais mis à jour.
En examinant les besoins de stockage de ces documents et les types de données nécessaires, vous commencerez à comprendre comment il est possible de réaliser des économies et des gains d’efficacité. Les trois types de données nécessaires à l’archivage sont les suivants :
Les métadonnées: Elles décrivent le contenu du document et sont généralement stockées dans une série de tables de base de données pour l’indexation et la recherche rapide de documents. Elles comprennent souvent un certain nombre de champs extraits du document. Avec l’utilisation croissante d’index de texte intégral pour l’analyse des données, ces bases de données peuvent être volumineuses. Ces données doivent prendre en charge de multiples requêtes et modèles de recherche, chacun aboutissant à un ou plusieurs identifiants de document afin que les documents puissent être récupérés et présentés à l’utilisateur. La gestion et l’optimisation de ces données sont déléguées à la base de données.
Données du document: Elles contiennent les données personnalisées relatives au client. Selon le système de génération, les documents sont stockés soit individuellement, chacun étant créé dans son propre fichier (full burst), soit en tant que partie d’un fichier plus important (non burst). Chaque approche traite les données relatives aux ressources d’une manière différente.
Données de ressources: Il s’agit de données sources partagées par de nombreux documents au sein d’une charge quotidienne et dans l’ensemble des archives. Elles sont constituées de polices, d’images et d’autres artefacts utilisés par plusieurs documents.
Le prochain blog de cette série explorera en détail les différentes options disponibles pour le chargement de documents dans une archive et expliquera les avantages et les limites de chacune d’entre elles.
Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
