5 signes indiquant que vous devez optimiser vos PDF

« Si ce n’est pas cassé, ne le réparez pas.

Combien d’entre vous ont adopté cette approche pour un projet domestique lorsque l’argent est rare et que vous n’avez pas le temps ? Pourquoi s’occuper de quelque chose qui fonctionne « bien » ?

Mais le « OK » est-il acceptable dans le monde concurrentiel actuel de l’externalisation de l’impression et du courrier ?

Les prestataires de services d’impression et de courrier ne gagnent pas de nouveaux marchés et ne fidélisent pas leurs clients lorsque leurs outils, systèmes et processus ne sont que « corrects ». Dans le monde d’aujourd’hui, où les budgets sont serrés et les ressources limitées, il est très facile de reléguer les projets qui fonctionnent « bien » au bas de la liste.

L’optimisation des fichiers PDF est un processus souvent négligé. Il peut sembler que le traitement de vos fichiers PDF fonctionne correctement et ne pose pas de problèmes évidents. Cependant, il y a de fortes chances qu’ils soient à l’origine de problèmes et d’inefficacités coûteux en aval. Compte tenu de la période d’incertitude que nous traversons actuellement, il est important que toutes les opportunités de productivité et de réduction des coûts soient mises en œuvre.

Vous trouverez ci-dessous cinq problèmes causés par des PDF problématiques et les principales raisons pour lesquelles vous devriez vous efforcer de les optimiser.

1. Des accords de niveau de service non respectés
   Les PDF qui ne sont pas optimisés nécessitent un temps de traitement plus long et, dans certains cas, peuvent même échouer. En fonction du nombre de fichiers, de leur taille et des exigences de traitement, ce temps supplémentaire peut se chiffrer en heures, et non en minutes. Avec des délais d’exécution des accords de niveau de service de plus en plus serrés et les défis actuels en matière de personnel, les opérations ne peuvent tout simplement pas se permettre de perdre de la productivité. Comme le dit le proverbe, « le temps, c’est de l’argent ».
2. Asset ROI
   Votre entreprise est-elle en mesure d’exécuter vos fichiers PDF à la vitesse nominale sur votre système à jet d’encre à grande vitesse ? Si ce n’est pas le cas, c’est peut-être parce que les PDF ne sont pas optimisés. Tout ralentissement ou perte de productivité a un impact sur votre capacité à générer un retour sur investissement positif pour vos actifs. Cela ne tient pas compte des pénalités financières liées au non-respect d’un accord de niveau de service ou aux coûts des heures supplémentaires. L’ajout de serveurs supplémentaires ou la mise à niveau des actifs existants sont certainement des solutions possibles, mais pourquoi choisir une alternative coûteuse alors que l’optimisation du PDF peut être l’option la plus rentable et la plus simple ? En fait, il s’agit du bouton « Easy ».
3. Perturbations des flux de travail
   Une production efficace et rationalisée est essentielle lorsqu’il s’agit de flux de travail pour l’impression et le courrier. L’introduction de nouveaux processus ou actifs qui ne s’intègrent pas de manière transparente dans les flux de travail existants peut entraîner des perturbations et des difficultés de mise en œuvre prolongées. Les fichiers PDF volumineux ou gonflés peuvent entraîner des difficultés, de la réorganisation des documents à l’impression. Pour chacune de ces étapes, la résolution des problèmes nécessite du temps et des ressources supplémentaires.
4. Flexibilité limitée
   La seule constante étant le changement, il est essentiel de disposer des bons outils pour accomplir le travail si vous voulez rester à la pointe des nouvelles exigences de l’industrie. En ce qui concerne les PDF, il n’existe pas de format unique. Les opérations ont besoin d’une solution qui optimise les PDF en fonction de leur destination, qu’il s’agisse d’impression, d’archivage, de diffusion multicanal ou d’accessibilité. Continuer à traiter des PDF qui ne sont pas optimisés nuit à l’efficacité des flux de travail, limite les gains de productivité et freine la croissance potentielle.
5. 5. Besoins supplémentaires en main-d’œuvre
   Les délais de traitement prolongés, les interruptions de flux de travail et les itérations multiples se traduisent par l’ajout de ressources supplémentaires pour effectuer le travail et respecter les accords de niveau de service (SLA). Les fichiers PDF qui ne sont pas optimisés en termes de polices, de taille, de structure, de ressources et de gestion des couleurs peuvent entraîner des flux de travail inefficaces qui nécessitent une main-d’œuvre supplémentaire ou des problèmes d’imprimante qui requièrent une assistance technique non planifiée. Il va sans dire que le fait d’engager des dépenses de main-d’œuvre supplémentaires n’aide pas à relever le défi n° 2, à savoir le retour sur investissement des actifs.

Si votre entreprise est confrontée à l’un de ces problèmes, il est temps d’envisager de réparer « ce qui n’est pas cassé » et de veiller à ce que vos PDF soient optimisés. Consultez PDF Accelerator (lien vers le site web /infographie) de Crawford Technologies.

PDF Accelerator rationalise et optimise rapidement et facilement les PDF pour l’impression, l’archivage et la livraison électronique, garantissant ainsi des performances accrues, une utilisation efficace des actifs et des ressources et une plus grande productivité opérationnelle. Crawford Technologies dispose des solutions et, plus important encore, de l’expertise pour aider les organisations à atteindre les résultats commerciaux souhaités, y compris des économies significatives en termes de temps et d’argent.

Pour en savoir plus sur cette solution, inscrivez-vous à notre prochain webinaire. Rejoignez Ernie Crawford, PDG de CrawfordTech et Adam Armstrong pour une discussion sur les stratégies et les nouveaux outils qui peuvent vous aider à rationaliser votre PDF afin d’améliorer la production et d’accélérer les résultats.