À l’ère des dépôts automatiques, le contenu de la paie est trop souvent négligé. Les entreprises de traitement des salaires produisent des informations très personnelles et pertinentes pour les utilisateurs. Pourtant, très peu d’entre elles rendent leurs produits et le contenu qu’elles créent accessibles. C’est une énorme opportunité manquée – et une responsabilité potentielle.
Bien qu’il y ait de nombreuses raisons de rendre le contenu de la paie accessible, nous nous concentrerons dans ce billet sur trois d’entre elles : l’inclusivité, la protection de la vie privée et la sécurité, et la réduction des risques.
Tous les employés méritent d’être traités sur un pied d’égalité sur le lieu de travail. Imaginez que vous êtes une personne qui dépend d’un lecteur d’écran ou d’un afficheur braille pour ingérer des informations. Vous avez besoin de ces outils pour comprendre les fichiers numériques. Pour les informations relatives à la paie, il s’agit d’informations sur vos congés disponibles et vos fiches de paie.
Si votre société de paie ne rend pas ces informations accessibles aux lecteurs d’écran, elle vous désavantage nettement. En revanche, si vous mettez en place des systèmes garantissant l’accessibilité du contenu, tous les employés obtiendront les informations dont ils ont besoin.
Pour reprendre le scénario ci-dessus, imaginez que vous êtes un employé aveugle ou malvoyant. Mais vous travaillez maintenant pour une entreprise qui ne veille pas à ce que les documents de paie soient accessibles. Ainsi, chaque fois que vous souhaitez vérifier votre solde de congés ou certifier quelque chose sur votre fiche de paie, vous devez décider à quel niveau de confidentialité et de sécurité vous êtes prêt à renoncer. Allez-vous demander de l’aide au service des ressources humaines ? Demandez-vous à un collègue, un colocataire ou un partenaire ? Tous ces éléments vous imposent des obstacles que vous ne devriez pas avoir à affronter.
Et cela ne s’arrête pas au niveau personnel. Si un employé ne peut accéder aux informations dont il a besoin – et auxquelles il devrait avoir accès – mais qu’il ne se sent pas à l’aise en s’adressant aux RH, il peut faire appel à une tierce personne pour interpréter. L’entreprise s’expose alors à des risques de sécurité. La meilleure option, et la plus sûre, consiste à rendre les informations relatives à la paie accessibles dès le départ.
Comme nous l’avons mentionné plus haut, le fait de ne pas fournir d’informations accessibles sur la paie vous expose à des risques. Mais les risques sont plus importants que vous ne le pensez. Au-delà du risque de sécurité lié au recours à des interprètes tiers, vous risquez de porter atteinte à vos finances et à votre réputation.
Si les employés veulent accéder à leurs informations et qu’ils ne peuvent pas le faire, ils iront voir ailleurs. Cela signifie que vous perdrez des travailleurs talentueux. D’autre part, les travailleurs peuvent, à juste titre, se tourner vers les tribunaux. Les employés ont droit à leurs informations. Si vous ne leur fournissez pas ces informations dans un format qu’ils peuvent comprendre, vous vous exposez à un risque juridique. Ce risque peut se traduire par des frais et des amendes et nuire à la réputation de votre entreprise.
En fin de compte, le meilleur choix est de rendre le contenu de la paie accessible dès maintenant. Heureusement, c’est plus facile que vous ne le pensez. Grâce à des solutions d’automatisation modernes, vous pouvez rendre le contenu de la paie accessible à tous. Et nous serions ravis de vous montrer comment !
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Crawford Technologies est un fournisseur mondial de solutions logicielles et de services primés qui aident les entreprises à optimiser et à améliorer la livraison, le stockage et la présentation sécurisés et accessibles de leurs communications avec leurs clients.
