eDeliveryNyt®

- eDeliveryNow® Platform on avoin ja modulaarinen kehys, joka hyödyntää REST-sovellusliittymiä ja verkkopalveluita, jotta se voidaan laajentaa ja mukauttaa vastaamaan nykyisiin ja tuleviin asiakkaiden viestintätarpeisiin.

Käytettävyys:Nyt®

AccessibilityNow tarjoaa korkeatasoista automaatiota ja integrointia mihin tahansa ympäristöön, alusta sisältää ohjelmistoratkaisuja ja laajan valikoiman räätälöityjä palveluita, jotka täyttävät kaikkien organisaatioiden, niin suurten kuin pienten, yksityisen sektorin ja hallitusten asiakirjojen saavutettavuustarpeet.

PRO Conductor Tarjoaa työnkulkuautomaation

Suuri yhdysvaltalainen rahoituspalvelujen tarjoaja, jolla on miljoonia jäseniä, haastettiin vanhoilla prosesseilla, vanhenevilla laitteilla ja toimitusjohtajan ohjaamalla Digital Transformation -aloitteella. He tarvitsivat Automated Document Factoryn (ADF) modernisoidakseen ja automatisoidakseen jäsenkirjeenvaihto- ja laskutusprosessejaan.

Haasteet

  • Vanhat laitteet
  • Manuaalinen työn seuranta
  • Tyytymättömät asiakkaat
  • Ajan myötä
  • Ei loppukäyttäjän näkyvyyttä
  • Sähköpostiin perustuva työn hyväksyntä
  • Heimojen tieto
  • virheet
  • Liian monta työpaikkaa
  • Vanhemmat leikatut arkkitulostimet, jotka käyttävät Xerox-tulostusvirtaa
  • Vihreään näyttöön perustuva työnhaku
  • Ei kykyä todistaa työpaikkoja
  • 24 tunnin viive suurten töiden työpäivityksissä
  • Tuhansia pieniä töitä
  • Kuukauden ja neljänneksen lopun keskustietokoneiden pullonkaulat
  • Useita virheitä, jotka johtuvat vaurioituneiden asiakirjojen manuaalisesta uudelleentulostamisesta
  • Ei automaattista tuotantoraportointia
  • IT-tietämyksen puute vanhoista prosesseista
  • Manuaaliset työvaiheet postin lisäysprosessissa

Työnkulkuratkaisujen perusteellisen analyysin jälkeen Financial Services Company päätti ottaa ne käyttöön Crawford Technologies" PRO Conductor.

PRO Conductor on moderni alusta, joka tukee matalan koodin käyttöliittymän ja graafisen raportoinnin vaatimuksia ja tarjoaa silti vanhojen tulostussovellusten nopean muunnoksen ja Automated Document Factory (ADF) -järjestelmän tuotannon työnkulkuvaatimukset.

Tässä ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin standardit ja säännöt. Financial Services -yrityksellä on erittäin lahjakas IT-tiimi, ja se halusi työnkulkuratkaisun, joka pystyisi käsittelemään kaikki heidän työtyypit ja erilaiset tulostusvirrat ilman, että standardointia tarvitsisi pakottaa yhteen suunnittelumuotoon. He eivät myöskään halunneet joutua luomaan satoja malleja kullekin asiakirjatyypille, joita olisi muokattava joka kerta, kun liiketoimintayksikkö muuttaa asiakirjaa.

normalisointi

Yhdessä CrawfordTechin palvelutiimin kanssa he pystyivät kehittämään tekniikoita, joilla kaikki työt voidaan yhdistää CrawfordTechin normalisointiprosessiin.

Tietojen normalisointi suoritetaan, kun tulostustyö tulee vastaan PRO Conductor. Tämä tekniikka yksinkertaistaa huomattavasti tulostustyönkulkujen hallintaa. Niiden tuotantokäyttöönotto käyttää vain kolmea vahvaa ja kattavaa työnkulkua:

  • Xeroxin vanha tulostustyönkulku, joka käyttää standardoitua tulostusmuotoa
  • PDF-konsolidointi-, jakamis-, yhdistämis- ja segmentointityönkulku
  • PDF Markkinointisähköpostin työnkulku lisää ad hoc-, markkinointi-/joukkopostitöitä.

Sadat sovellukset normalisoitiin ja käsiteltiin näiden työnkulkujen avulla, joten jokaisella sovelluksella ei tarvinnut olla omaa mallia, työnkulkua tai hot-kansiota. Tämä yksinkertaistaa kaikkien sovellusten käyttöönottoa ja hallintaa ja varmistaa, että käyttöönotto voitiin suorittaa murto-osassa useimpien ADF-käyttöönottoajasta. Tämän edistyneen työnkulun toteutuksen määrittelee "normalisointi". Crawford Technologies joukkue.

"Tämä yksi kohde tallennettu 1000 tuntia ohjelmointi- ja asennustyöstä, jota muut myyjät ehdottivat."

arkistointi

Asiakirjojen arkistointi ja pääsy näihin tietoihin olivat projektin keskeisiä osia, koska ne tarjosivat kriittisen linkin yrityksen Digital Transformation -aloitteeseen. Vanha prosessi käytti keskustietokoneen käsittelysyklejä PDF- ja indeksitiedostojen luomiseen FileNet-asiakirjojen tallennusjärjestelmään tallennettavaksi, mikä vaikutti negatiivisesti muihin järjestelmiin ja jatkoprosesseihin.

Osana PRO Conductor käyttöönoton jälkeen CrawfordTech siirsi indeksoinnin palvelimelle ja automatisoi FileNetin lataamisen kaikkien kirjeenvaihtoasiakirjojen kanssa eliminoiden keskustietokoneen käsittelyn. Asiakaspalveluedustajilla (CSR:t) on nyt helppo pääsy tiettyihin postilähetyksiin ja asiakasviestintään FileNetissä sekä suojatun verkkopohjaisen pääsyn kautta ADF:ään ennen kuin lähetys on lähetetty.

Tämä prosessi ajoitettiin hyvin, koska yrityksellä ei ollut riittävästi koulutettuja resursseja, jotka olisivat kyenneet konfiguroimaan muutoksia tai vianmäärityksiä vanhojen tyyppisten keskustietokonesovellusten osalta.

Työnhallinta

Töiden ja postin hallinta ja seuranta oli erittäin tärkeä osa ADF:n käyttöönottoa. Henkilökunta käytti perinteistä vihreää näyttöliittymää (SDSF) lähettääkseen töitä tulostimille. Tämä prosessi oli manuaalinen ja toistettiin tuhansia kertoja vuosineljänneksen lopussa vain normaalin tulostus- ja postitusprosessin suorittamiseksi.

Crawford Technologies PRO Conductor – Print Manager korostaa yksinkertaistettua GUI-pohjaista työnhallintaa

Osana PRO Conductor ratkaisu, työn käyttöönottoprosessi siirrettiin graafiseen käyttöliittymään (GUI) perustuviin, vedä ja pudota, automaattisiin lähetysprosesseihin. Nykyään graafisen käyttöliittymän avulla käyttäjät voivat yksinkertaisesti vetää työmerkinnät tulostimen kuvakkeeseen. Järjestelmä konfiguroitiin säilyttämään olemassa olevat operaattorin ja tulostimen käyttöoikeudet ja säännöt.

"Vedä ja pudota on niin helppoa, se oneliminoitutulostaa samat työt kahdesti."

Kuten monet suuret yritykset, vanhojen laitteiden tuki oli ongelma, joka haastoi tätä yritystä. Budjettirajoitukset rajoittivat kykyä päivittää lisälaitteet ja tulostimet uusimpaan laitteistoon. Crawford Technologies post-composition ohjelmisto ratkaisi tämän ongelman. Jotkut suuret työt olivat vaatineet käyttäjiä lisäämään postit manuaalisesti kirjekuoriin, koska syöttäjä vaati tulosteen käänteisessä järjestyksessä.

- PRO Conductor ratkaisu pystyi kääntämään tulostusjärjestyksen, lisäämään uusia viivakoodeja arkkien takaosaan ja mahdollistamaan lisäysprosessin täydellisen automatisoinnin. He pystyivät käyttämään olemassa olevia asennuslaitteita ilman, että heidän oli investoitava satoja tuhansia dollareita uusiin laitteisiin.
Kuukauden lopussa pelkkä työpaikkojen määrä yllätti operatiivisen tiimin. Joskus yksittäisiä tulostustöitä oli 4,000 5,000–20 XNUMX yksittäisistä postilähetyksistä suuriin töihin, joiden tulostaminen kesti jopa XNUMX tuntia. Tämä aiheutti useita ongelmia:

  • Kuinka 5,000 XNUMX tulostustyötä voidaan hallita, seurata ja kirjata manuaalisesti?
  • Kuinka voimme varmistaa, että jokainen työ tulostetaan onnistuneesti?
  • Kuinka voimme varmistaa, että emme tulosta samaa työtä kahdesti?
  • Kuinka minimoimme työpaikkojen ja varastojen vaihdot maksimoidaksemme tuotantolaitteiden käytön? tai minimoimaan seisokkeja?

Vakauttaminen

PRO Conductor pystyi yhdistämään monet pienet työt yhdeksi suureksi tuotannon tulostiedostoksi. Nämä suuret tiedostot jaettiin, segmentoitiin, lajiteltiin ja tulostettiin lisälaitteen asetustyypin mukaan sen varmistamiseksi, että tulostimen ja lisälaitteen asetukset saatiin valmiiksi vain kerran tietylle paperi- tai kirjekuorelle.

Mahdollisuus lajitella ja yhdistää tuhansia tiedostoja nopeasti ja pienentää tuhansia tiedostoja vain tusinaan tuotantotulostustiedostoon teki kirjanpito- ja valmistusprosessista yksinkertaisen ja helpon. Tiedostot ryhmiteltiin painon ja sivumäärän, määränpään, paperin tai kirjekuoren tyypin mukaan, samalla kun kukin postilähetys yhdistettiin takaisin alkuperäiseen tulostustiedostoon tarkastusta ja täydellistä kappaletason seurantaa varten.

Reprints

Yksi ongelma, joka toisinaan jätetään huomiotta automaattista asiakirjansyöttölaitetta luotaessa ja otettaessa käyttöön, on uusintatulosteiden seuranta ja tarkastaminen. Vanha prosessi vaati käyttäjien palaamaan keskuskoneeseen tai valitsemaan uudelleen tulostettavan sivualueen Xerox-tulostinohjaimella. Parhaimmillaan tämä oli ongelmallista, auditointia oli vähän tai ei ollenkaan, ja uusintapainokset jäivät usein yhdestä kahteen päivää jäljessä tuotantotiedostosta.

"PRO Conductor sisältää reaaliaikaiset hallintapaneelit ja täysin automatisoidut uusintapainokset

Uusi prosessi hyödyntää CrawfordTechin uusinta hyperautomaatiointegraatiota. PRO Conductor kommunikoi työntäjän kanssa varmistaakseen, että kaikki osat on asetettu onnistuneesti. Kun posti on vaurioitunut, PRO Conductor kerää automaattisesti kaikki tarvittavat resurssit ja asiakirjat, tuottaa uuden tulostustiedoston ja pudottaa sen takaisin tulostusjonoon ja odottaa sitten palautetta lisääjältä varmistaakseen, että jokainen osa on lisätty onnistuneesti. Tämä prosessi on 100 % automatisoitu, täysin kosketusvapaa ja varmistaa, että jokainen tärkeä posti tulostetaan ja toimitetaan oikein USPS:lle.

Edellinen työnkulku edellytti manuaalisia prosesseja kaikkia seurannan todentamista ja tarkastusta varten. Kun tiimi kokosi tavoitteita työnkulkualoitteelle, se havaitsi monia parannuksia raportoinnissa, seurannassa, tarkastuksessa ja hyväksynnöissä. PRO Conductor on edistyksellinen integrointialusta, joka voi liittää lähes kaikkiin tulostimiin, syöttölaitteisiin ja muihin yritysjärjestelmiin. Manuaalisten prosessien poistaminen on ollut olennainen osa PRO Conductor ratkaisu. Ihmisten ei enää tarvitse kävellä myymälässä leikepöydän kanssa suorittaakseen työnseurantatoimintoja. Nykyään johtajat katsovat reaaliaikaista kojelautaa, jossa on vain valitsemansa tiedot ja kaaviot. He voivat tarkastella tiedostoja, töitä tai jopa kappaletason tietoja mistä tahansa yhdistetystä laitteesta, jolla on pääsy heidän omiinsa PRO Conductor käyttöliittymä. Hyväksyntäpuolella PRO Conductor mahdollistaa reaaliaikaisen verkkopohjaisen hyväksynnän ja tarkistuksen eri osastoille, mikä on ollut erittäin hyödyllistä.

Paketoida

Lopuksi, ja mikä on strategisesti äärimmäisen tärkeää, he tarvitsivat tavan yhdistää tulostus-/postitoimintansa yrityksen valtuuttamaan digitaaliseen strategiaan. Tämä tarkoitti, että kaiken tiedon pitäisi olla availajäsenelle haluamallaan kanavalla, kun hän sitä haluaa.

Yksinkertaisesti sanottuna heidän täytyi varmistaa, että heidän koko tulostenhallintatiiminsä voi olla ennakoiva osa heidän eDelivery-infrastruktuuriaan ja monikanavaista asiakaskokemustaan. Tätä integraatiota johti heidän IT-tiiminsä ja hyödynnettiin PRO Conductor eDeliveryä pyytäneiden henkilöiden tulostusjälki, joka on vakio.

Tämän projektin jännittävä osa oli monikanavapohjaisen hyperautomaation käyttö. Jos sähköposti palautui, API-kutsu keräsi henkilön tiedot ja loi sitten tulostustyön, jossa oli tärkeä kirjeenvaihto, jota ei voitu toimittaa sähköisesti, jotta vastaanottaja saisi fyysisen viestinnän (tai postilähetyksen). FileNet-arkisto päivitetään sitten varsinaisella lopullisella sijoituksella tarkastusta varten.

Rahoituspalvelut voivat olla hyvinkin riita-asioita, ja käyttöönottoa hallinnoiva tiimi keskittyi varmistamaan, että jokainen jäsen saisi viestintään, vaikka kanava ei olisi käytössä.ilable ja että yksityiskohtainen, määräysten mukainen kirjausketju oli avattuilable heidän sormiensa ulottuvilla.

"PRO Conductor toimitti modernin ADF-ratkaisun, joka käyttää tietojen normalisointia, matalakoodia ja hyperautomaatiota.

Crawford Technologies PRO Conductor – Workflow Builder on helppokäyttöinen vedä ja pudota -widgetien kanssa, jotka luovat matalan koodin kehitysympäristön

ADF-toteutuksen asennus ja onnistuminen riippuu visiosta, kokemuksesta ja tekniikasta. Tätä projektia varten PRO Conductor oli tekniikka, Crawford Technologies Services Team tarjosi toteutusosaamisen ja asiakas loi tulevaisuuden tilan, joka tuotti yritykselle valtavasti lisäarvoa.

Jos sinun on rekisteröitävä tili, ole hyvä Klikkaa tästä.