eDeliveryNyt®

- eDeliveryNow® Platform on avoin ja modulaarinen kehys, joka hyödyntää REST-sovellusliittymiä ja verkkopalveluita, jotta se voidaan laajentaa ja mukauttaa vastaamaan nykyisiin ja tuleviin asiakkaiden viestintätarpeisiin.

Käytettävyys:Nyt®

AccessibilityNow tarjoaa korkeatasoista automaatiota ja integrointia mihin tahansa ympäristöön, alusta sisältää ohjelmistoratkaisuja ja laajan valikoiman räätälöityjä palveluita, jotka täyttävät kaikkien organisaatioiden, niin suurten kuin pienten, yksityisen sektorin ja hallitusten asiakirjojen saavutettavuustarpeet.

Asiakirjanhallinnan IT-resurssivajeen poistaminen

IT-resurssien puute voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen kykyyn toimia tehokkaasti ja tehokkaasti. IT-henkilöstöä tarvitaan yrityksille toiminnan johtamiseen, asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa viestimiseen sekä tietojen käsittelyyn ja analysointiin. Kun yrityksillä ei ole käytettävissään riittävästi IT-resursseja, ne voivat kohdata erilaisia ​​haasteita, mikä vaikeuttaa yritysten viestintää ja yhteistyötä. Tämä voi johtaa viivästyksiin, väärinkäsityksiin ja tuottavuuden laskuun.

Asiakirjojen ylläpito on aina ollut alhaalla IT-prioriteettien listalla. Yritykset voivat odottaa kuukausia, ennen kuin IT-osasto tekee yksinkertaisia ​​muutoksia olemassa oleviin asiakirjoihin. Pandemia, suuri eroaminen ja hiljaiset irtisanomistrendit ovat pahentaneet tilannetta entisestään, kun arvokkaiden IT-työntekijöiden rekrytointi ja pitäminen on vaikeutunut.

Sen sijaan, että odottaisivat tarvittavia teknisiä resursseja ohjelmistojen ja asiakirjojen muuttamiseen, yritykset voivat käyttää dokumenttien uudelleensuunnitteluratkaisua. Tämän ohjelmiston avulla käyttäjäosastot voivat tehdä tarvittavat muutokset asiakirjoihin kerralla koskematta alkuperäiseen tietokonekoodiin. Yritysten ei enää tarvitse odottaa IT-pyyntöjensa nousevan listan kärkeen (mikä ei ehkä koskaan).

Miksi IT-osastot jättävät usein huomiotta asiakirjahallinnan?

Asiakirjojen ylläpito on aina ollut alhaalla IT-prioriteettien listalla. Et löydä luettelosta asiakirjanhallintaprojekteja tietohallintojohtajan tärkeimmät prioriteetit vuodelle 2023. Tietohallintojohtajilla on kiireellisempiä asioita esityslistallaan.

Asiakirjojen hallinta voi olla välttämätöntä Line of Businessin käyttäjäosastoille, mutta organisaatiot työntävät usein vähäarvoisiksi kokemansa ylläpitopyynnöt taka-alalle. IT-osastot keskittyvät tyypillisesti monimutkaisempiin ja kriittisempiin tehtäviin, kuten verkkoturvallisuuteen, ohjelmistokehitykseen ja tietojen analysointiin. He pitävät asiakirjojen ylläpitoa rutiinina ja arkipäivänä, jonka ei pitäisi viedä aikaa muilta yrityksen IT-hankkeilta.

IT-käsitykset asiakirjojen muuttamisesta ovat aitoja. Asiakirjoja luovan vanhan koodin muokkaaminen voi olla aikaa vievää ja vaatii huomattavan määrän resursseja. IT-osastoilla ei useinkaan ole kaistanleveyttä käsitellä asiakirjojen ylläpitopyyntöjä ajoissa, varsinkin jos ne käsittelevät muita tärkeitä tehtäviä. Tämän seurauksena asiakirjojen ylläpitopyyntöjä voidaan priorisoida tai viivästyä, mikä johtaa turhautumiseen ja tehottomuuteen yritykselle.

Myös joidenkin dokumenttien luomiseen tarkoitettujen ohjelmistojen ikä voi olla ongelma. IT-osastoilla ei välttämättä ole tarvittavaa asiantuntemusta tai työkaluja organisaation asiakirjojen tehokkaaseen hallintaan. Asiakirjoja luova ohjelmisto on usein vanha ja täynnä vuosien varrella käytettyjä korjaustiedostoja. Kukaan ei halua koskea koodiin sen rikkomisen pelossa. Vanhoja tietokonekieliä sujuvasti puhuvat ohjelmoijat ovat saattaneet jäädä eläkkeelle kauan sitten, minkä vuoksi IT-osastoilla ei ole taitoja ja tietoja, joita tarvitaan vanhojen asiakirjajärjestelmien parissa työskentelemiseen.

Jälkikokoonpanon asiakirjan uudelleensuunnittelu

Asiakirjojen uudelleensuunnitteluohjelmisto on keskeinen osa organisaation Enterprise Communications Processing (ECP) -ohjelmistopakettia, joka poistaa monet esteet, jotka estävät organisaatioita tekemästä hyödyllisiä muutoksia kriittisiin asiakirjoihin, kuten laskuihin, lausuntoihin, ilmoituksiin, kirjeenvaihtoon ja vaatimuslomakkeisiin. Muuttamalla asiakirjoja niiden laatimisen jälkeen (usein vanhentuneella ohjelmistolla) yritys välttää tahattomien seurausten riskin vanhan koodin muuttamisesta.

Liiketoimintalinjan työntekijät tai muut yrityksessä voivat usein tehdä asiakirjojen uudelleensuunnittelua. IT-asiantuntijoita ei välttämättä tarvita. Uusin tekoälyllä varustettu asiakirjakartoitusohjelmisto tekee työstä entistä helpompaa. Tämä ohjelmisto antaa muutosten voiman suoraan käyttäjäosastojen käsiin. He voivat välttää odottamisen ja siirtyä eteenpäin haluamiensa aikataulujensa mukaan.

Asiakirjojen uudelleensuunnitteluohjelmistolla vanhojen asiakirjojen muuttamiseksi on monia etuja:

  • Välittömät päivitykset: Dokumenttien laatimisen jälkeisen uudelleensuunnittelun ansiosta IT-resurssien odottaminen on menneisyyttä. Käyttäjäosastot voivat tehdä muutoksia välittömästi, itse. Tämä tekee liiketoiminnasta ketterämmän.
  • Lisääntynyt tuottavuus: Vähemmän odotusaikaa tarkoittaa enemmän aikaa tekemiseen. Ei enää pullonkauloja, ei enää viivästyksiä.
  • Vapauttaa IT-resursseja: Kun käyttäjäosastot käsittelevät asiakirjojen muutoksia, IT-tiimi saa enemmän hengähdystaukoa. He voivat keskittyä monimutkaisempiin asioihin, jotka vaativat heidän taitojaan. 
  • Vähentää virheitä: Kun käyttäjäosastot ovat vastuussa, tietotekniikan väärinkäsitykset eliminoidaan. 
  • Parempi yhteistyö: Nopeamman käyttäjäystävällisen dokumenttien hallinnan ansiosta tiimit voivat tehdä yhteistyötä tehokkaammin. 

Asiakirjojen uudelleensuunnittelun edut 

Pienten asiakirjojen muutosten lisäksi yritykset voivat hyödyntää investointejaan dokumenttien uudelleensuunnitteluohjelmistoihin. Tuotteet kuten Operations Express alkaen Crawford Technologies mahdollistavat parannukset sellaisilla aloilla kuin tulostus/postituotannon tuottavuus, käyttökulut, materiaalikustannukset ja laadunvalvonta. Yritykset käyttävät näitä työkaluja tuottamiensa asiakirjojen arvon kasvattamiseen. Tässä muutamia esimerkkejä:

  1. Optimoi asiakirjan sivumäärät
    Käytä asiakirjan uudelleensuunnitteluohjelmistoa vähentääksesi tulostukseen ja lisäämiseen tarvittavien sivujen määrää useilla eri tavoilla, kuten kirjasinkokoa pienentämällä, marginaaleja kaventamalla, poistamalla tarpeettomia tekstiä ja grafiikkaa tai muuttamalla riviväliä. Pienempi käsiteltyjen sivujen määrä voi vähentää tunteja tuotantovaiheiden suorittamiseen tarvittavasta kokonaisajasta ja vähentää sekä tulostus- että postikuluja.

  2. Työn yhdistäminen
    Suunnittelemalla asiakirjat uudelleen niin, että postiosoitteet tulostetaan jatkuvasti samassa paikassa eri sovelluksissa, asiakirjatoiminnot voivat käyttää yhtenäistä lähtevän ikkunan kirjekuorta. Tämä standardointi, olipa kyseessä yksi- tai kaksiikkunainen malli, mahdollistaa useiden sovellusten lähettämisen samassa kirjekuoressa, mikä mahdollistaa useiden pienempien tulostus- ja lisäystöiden yhdistämisen. Asiakirjojen uudelleensuunnitteluohjelmisto helpottaa erinomaisesti tällaista tietojen siirtämistä.

    Tämän taktiikan toteuttaminen vähentää merkittävästi joutoaikaa, joka tyypillisesti kuluu paperityöhön, materiaalien asettamiseen ja koneen asennukseen työn vaihdon yhteydessä. Tämän seurauksena koneenkäyttäjät voivat purkaa enemmän postilähetyksiä tunnissa ja tehokkuutta tehostavat pienemmät keskeytykset. Organisaatiot hyötyvät myös leikkaamalla materiaalikustannuksia tilaamalla yksittäisiä kirjekuoria kerralla useiden pienten räätälöityjen kirjekuorien tilausten sijaan. Tämän standardoinnin heijastusvaikutus näkyy varasto- ja varastokulujen pienentymisenä. Erilaisten kirjekuorien kuljetuksen, varastoinnin ja kirjaamisen aiheuttamat päänsäryt vähenevät merkittävästi. 

  1. Postikulujen säästöjä
    Yhdistetyt työt voivat myös antaa organisaatiolle mahdollisuuden lisätä postin ennakkolajittelutiheyttä, mikä johtaa alhaisempiin postikuluihin. Sen lisäksi, että asiakirjojen uudelleensuunnitteluohjelmisto luo tiheämpiä lähetyksiä yhdistämällä töitä, se pystyy myös käsittelemään hankalia tehtäviä, jotka liittyvät osoitetietojen poimimiseen postiohjelmistojen käsittelyä varten. Tämä yksinkertaistaa toimintoja, kuten osoitteiden standardointia ja esilajittelua.
  1. Hajautettu käsittely
    Asiakirjojen uudelleensuunnitteluohjelmisto mahdollistaa töiden osien tulostamisen kätevästi maantieteellisissä paikoissa, jotka ovat lähempänä postin kohdetta. Yritykset voivat myös halutessaan jakaa tuotannon useisiin yhteen paikkaan sijoitettuihin laitteisiin. He voivat tasapainottaa työn kaikkien avilakoneet ja täyttävät johdonmukaisemmin niiden Service Level Agreements (SLA) -sopimukset.
  1. Laadunvalvontatoimenpiteet ja postilähetysten seuranta 
    Teknologisesti edistyneen asiakirjan uudelleensuunnitteluohjelmiston avulla yritykset voivat lisätä sivuille ominaisuuksia, mikä mahdollistaa tehokkaamman laadunvalvonnan. Kohteiden, kuten viivakoodien tai järjestysnumeroiden, erän ohjaussivujen tai lisälaitteiden ohjaustiedostojen avulla yritykset voivat parantaa tulostus-/postitustoimintojen laatua ja ottaa huomioon jokaisen käsittelemänsä sivun.
  1. Henkilökohtainen viestintä
    Suoraan asiakirjan sivuille tulostetut liitteet tarjoavat rajattomat mahdollisuudet. Työntökoneiden rajoitukset eivät enää kahlitse yrityksiä rajallisten asennusasemien vuoksi. Jokainen tapahtumatosite voi nyt sisältää mainoksia, jotka on räätälöity erityisesti tilin omistajalle. Nämä lisäykset voivat sisältää henkilökohtaisia ​​tietoja, kuten viimeinen tilauspäivä, tilitason edut, erikoistarjoukset jne. 
  1. Väritys
    Siirtyminen yksivärisistä toiminnoista täysvärisiin mustesuihkujärjestelmiin on yleistä monilla tulostussektoreilla. Tämä muutos jättää kuitenkin suuren joukon vanhoja asiakirjoja mustavalkoiseksi. Hyödyntämään uusien väriominaisuuksiensa täyden potentiaalin asiakirjojen tuottajat käyttävät asiakirjojen uudelleensuunnitteluohjelmistoja. Tämä jälkikirjoitustyökalu voi värjätä tekstiä, lomakeelementtejä tai markkinointiviestejä eloisilla väreillä. Tuloksena oleva väritys ei vain puhaltaa uutta elämää vanhoihin asiakirjoihin, vaan myös korostaa tärkeitä tietoja, mikä helpottaa asiakkaiden ymmärtämistä ja vähentää asiakaspalvelupuheluita. 

Dokumentoi uudelleensuunnittelu vähentääksesi riippuvuutta IT:stä

IT-osastot priorisoivat muita monimutkaisia ​​tehtäviä asiakirjojen ylläpidon sijaan, mikä johtaa viivästyksiin, turhautumiseen ja tehottomuuteen. Laadun jälkeinen asiakirjojen uudelleensuunnitteluohjelmisto tarjoaa lupaavan ratkaisun.

Käyttämällä tätä ohjelmistoa yritykset voivat antaa käyttäjäosastoille mahdollisuuden muuttaa asiakirjoja ilman niukkoja IT-resursseja. Välittömät päivitykset, lisääntynyt tuottavuus ja parempi yhteistyö ovat tämän lähestymistavan etuja. Lisäksi tämän lähestymistavan avulla IT-tiimit voivat keskittyä monimutkaisempiin asioihin, jotka vaativat heidän taitojaan, samalla vähentäen virheitä ja eliminoiden väärinkäsityksiä osastojen välillä.

Asiakirjojen uudelleensuunnittelu tarjoaa myös laajempia etuja, kuten työpaikkojen yhdistämisen, postikulujen pienentämisen, henkilökohtaisten viestien mahdollistamisen ja värien lisäämisen. Näitä ominaisuuksia hyödyntämällä yritykset voivat maksimoida asiakirjojensa arvon ja virtaviivaistaa tulostus-/postitoimintojaan.

Laadun jälkeinen asiakirjojen uudelleensuunnitteluohjelmisto tarjoaa käytännöllisen ja tehokkaan ratkaisun dokumenttien hallinnan IT-resurssivajeen poistamiseen. Se antaa käyttäjäosastoille voimavaroja, parantaa tuottavuutta ja yhteistyötä samalla, kun yritykset voivat optimoida asiakirjaprosessinsa ja saavuttaa kustannussäästöjä. Tämän teknologian avulla organisaatiot voivat kuroa umpeen IT-resurssivajeen ja vapauttaa asiakirjojensa täyden potentiaalin.

Jos sinun on rekisteröitävä tili, ole hyvä Klikkaa tästä.