eDeliveryNyt®

- eDeliveryNow® Platform on avoin ja modulaarinen kehys, joka hyödyntää REST-sovellusliittymiä ja verkkopalveluita, jotta se voidaan laajentaa ja mukauttaa vastaamaan nykyisiin ja tuleviin asiakkaiden viestintätarpeisiin.

Käytettävyys:Nyt®

AccessibilityNow tarjoaa korkeatasoista automaatiota ja integrointia mihin tahansa ympäristöön, alusta sisältää ohjelmistoratkaisuja ja laajan valikoiman räätälöityjä palveluita, jotka täyttävät kaikkien organisaatioiden, niin suurten kuin pienten, yksityisen sektorin ja hallitusten asiakirjojen saavutettavuustarpeet.

Asiakirjojen optimointi, työnkulun normalisointi ja nopea käyttöönotto: Tulostuksen ja postin työnkulun tulevaisuus

Tiivistelmä

Tässä valkoisessa kirjassa tarkastellaan merkittävää muutosta tapahtumiin ja toistuviin suoramainontatyönkulkuihin. Perinteinen tekniikka on historiallisesti aiheuttanut viiveitä ja virheitä organisaatioille ja palveluntarjoajille. Kehittyneen teknologian myötä datatiedostot voivat kuitenkin nyt ohjata tuotantoprosessia ja automatisoida tehtäviä, mikä vähentää manuaalisten toimenpiteiden tarvetta tai luottaa henkilöstön tietoon. Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka tietojen optimointi, työnkulun normalisointi, automaatio, pilvipalvelu ja nopea käyttöönotto mullistavat tulostus- ja sähköpostiteollisuutta.

esittely

Paino- ja postiteollisuus kamppailee nousevien kustannusten ja henkilöstöhaasteiden kanssa. Vanhentuneet työnkulut ja tehottomat prosessit vaikeuttavat organisaatioiden keskeistä viestintää ja palvelutasosopimusten (SLA) täyttämistä. Tässä artikkelissa korostetaan, kuinka teknologiset edistysaskeleet asiakirjojen optimoinnissa, normalisoinnissa ja nopeassa käyttöönotossa voivat muuttaa tätä alaa tehden siitä virtaviivaistetun ja houkuttelevan viestintäkanavan yrityksille.

Ongelmalausunto

Siirtyminen uusiin työnkulkujärjestelmiin, ohjelmistoihin tai työkaluihin tuotantopostin ja viestinnän toimituksissa sisältää usein haastavan prosessin, joka liittyy työnkulkujen käyttöönottoon tai siirtämiseen. Tämä sisältää uusien viivakoodien käyttöönoton ja postinkäsittelyn optimoinnin kustannustehokkuuden parantamiseksi. Perinteinen käyttöönotto voi olla pitkä prosessi, jonka toteuttaminen suuressa organisaatiossa voi viedä viikkoja tai jopa vuosia, mikä muodostaa merkittävän esteen. Tässä asiakirjassa vakuutetaan, että työnkulun normalisointi ja nopea tekoälypohjainen käyttöönotto on ratkaisevan tärkeää, jotta vuosien työ voidaan tiivistää muutamaan viikkoon.

Lisäksi eDelivery-menetelmillä asiakirjansa saavien ihmisten määrän kasvun vuoksi ala kamppailee tällä hetkellä pienempien tulostustöiden lisääntymisen kanssa suurien tuotantomäärien sijaan. Tämä muutos vaikuttaa merkittävästi tuotannon tehokkuuteen, ja se vaatii tapahtumatulostimia hallitsemaan ja seuraamaan monia pieniä päivittäisiä tulostustiedostoja. Tämä aiheuttaa tyypillisesti kannattavuuden heikkenemistä.

Normalisointi yritysviestinnän käsittelyssä ja CCM:ssä

Asiakasviestinnänhallinnan (CCM) ja Enterprise Communications Processingin (ECP) dynaamisella alueella tapahtuu valtava muutos – työnkulun normalisointi. Tämä muutostrendi merkitsee työnkulkujen määrän huomattavaa vähenemistä, mikä yhdistää ne paremmin hallittavaksi kouraksi, joka on täysin automatisoitu.

Legacy Workflow Challenge

Vanhat työnkulkutyökalut, joille on ominaista kovakoodatut syöttökansiot ja tiedostonimet, ovat merkittävä haaste. Ne vaativat yksilöllistä käsittelyä jokaiselle asiakirjalle tai asiakirjatyypille, joista jokainen käsitellään eri sääntöjen ja eri prosessien mukaisesti. Tämä johtaa syöttö- ja väliaikaisten työnkulkukansioiden lisääntymiseen, ja niiden lukumäärä on satoja tai tuhansia. Seuraukset ovat laajat – tiedostot katoavat, väliaikaiset kansiot jäävät ilman valvontaa ja luottamukselliset tiedot jäävät näkyviin, kun ongelmia ilmenee. Tämän kansioiden ja työnkulkujen labyrintin hallinnasta tulee vaikea tehtävä, joka kuluttaa resursseja päivityksiin ja tukeen. On selvää, että yhden tiedoston tyyppipohjaisten työnkulkujen päivät ovat numeroituja.

Työnkulun normalisointi

Aloita työnkulun normalisointi, moderni lähestymistapa, joka avaa tehokkuuden ja yksinkertaisuuden aikakauden. Tämä prosessi sisältää kirjeiden, laskujen, lausuntojen ja markkinointiviestinnän yhdistämisen yhtenäiseksi työnkuluksi. Käytännössä mikä tahansa kirjeenvaihto voi navigoida saumattomasti tämän normalisoidun työnkulun läpi. Vaikutus on merkittävä, sillä organisaatiot ovat nähneet kansiohallinnan ja IT-tehtävien huikean vähenemisen, usein yli 50 %. Edut ulottuvat enemmän kuin pelkkä tehokkuus; ne sisältävät perustavanlaatuisen muutoksen tavassa, jolla työnkulkuja hallitaan ja toteutetaan tuotannon paino- ja postiviestinnässä.

"Työnkulun normalisointi luo täysin automatisoidun työnkulun, jossa datatiedosto ohjaa tulostus- ja jälkituotantolaitteita."

Alan parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen

Keskeistä työnkulun normalisoinnissa on alan parhaiden käytäntöjen ja metatietojen sisällyttäminen. Tämä tapahtuu tiedosto-, asiakirja- ja sivutasolla, mikä antaa itse datatiedostolle valtuudet hallita reitityksen jälkikokoonpano-, viivakoodaus- ja postitusprosesseja. Luottamus perinteiseen työnjakoon ja lukuisiin erillisiin työnkulkuihin on vanhentunut. Tämä kehitys ei ainoastaan ​​virtaviivaista toimintaa, vaan myös varmistaa tarkkuuden ja johdonmukaisuuden, jota ei aikaisemmin ollut saavutettu.

Yhtenäinen tuotannon työnkulku: Peliä muuttava ratkaisu

Työnkulun asiantuntijat kannattavat yksimielisesti ainutlaatuista taustatuotannon työnkulkua, joka pystyy käsittelemään mitä tahansa tiedostotyyppiä Print Description Language (PDL) -kielestä tai muodosta riippumatta. Olipa kyseessä PostScript, PDF, AFPDS, Line Data, Xerox LCDS, Xerox Metacode tai jopa PCL, tämä lähestymistapa on tehokkain ja yksinkertaisin menetelmä. Se luo standardoidun tuotantoprosessin, jossa määritellyt taustastandardit sopivat saumattomasti mihin tahansa tiedostotyyppiin tai tietomuotoon. Organisaatioiden ei enää tarvitse käydä läpi vaivalloista prosessia luoda täysin uusi työnkulku aina, kun eri tiedostotyyppi tai tietomuoto tulee järjestelmään.

Työnkulun normalisointi merkitsee keskeistä muutosta CCM/ECP-teollisuudessa. Se määrittelee uudelleen työnkulkujen hallinnan, eliminoi vanhojen järjestelmien monimutkaisuuden ja avaa ennennäkemättömän tehokkuuden ja yksinkertaisuuden aikakauden. Yhdistämällä ja virtaviivaistamalla prosesseja organisaatiot eivät vain lisää tuottavuuttaan, vaan myös luovat uuden standardin tarkkuudelle ja johdonmukaisuudelle. Työnkulun normalisointi ei ole vain vaihtoehto; se on välttämätöntä organisaatioille, jotka haluavat menestyä täysin automatisoidun tulostus- ja postiviestinnän dynaamisessa ympäristössä.

"Työnkulun normalisointi luo täysin automatisoidun työnkulun, jossa datatiedosto ohjaa tulostus- ja jälkituotantolaitteita."
John Slaney, CCS

Nopea sovellusten käyttöönotto – tekoälyn voima

Sovellusten siirtäminen nykyaikaisiin työnkulkuihin tai integrointi uusiin tulostustekniikoihin voi olla pelottava tehtävä. Tekoälypohjaiset työkalut ovat osoittaneet ylivertaista kykyä analysoida ja käsitellä asiakirjoja, mikä mahdollistaa nopean ja tarkan käyttöönoton. The SmartSetup ratkaisu Crawford Technologies on esimerkki tästä, indeksoi asiakirjat minuuteissa ja määrittää sovellukset automaattisesti normalisoitua tuotannon työnkulkua varten. Tämä vallankumouksellinen lähestymistapa ohittaa huomattavasti perinteiset menetelmät, mikä mahdollistaa useiden sovellusten käyttöönoton yhdessä työvuorossa.

Tekoälyteknologiaa hyödyntämällä yritysanalyytikot tai sovellusasiantuntijat voivat nyt johtaa käyttöönottoprosessia, mikä eliminoi riippuvuuden kehittäjistä ja teknisistä resursseista. Tämä muuntava lähestymistapa varmistaa, että organisaatiot eivät enää kohtaa aikataulurajoitteista johtuvia viiveitä sovellusten määrittämisessä.

"SmartSetup voi suorittaa työn määrityksen tai sovelluksen käyttöönoton yli 90 % verrattuna vanhoihin PDF Plug-In -tyyppisiin indeksointityökaluihin."

Pienemmät työt Johdon painajaisen luominen

Siirtyminen suuremmista tuotantosarjoista lukuisiin, pienempiin ja tarkempiin tulostustöihin on vaikuttanut merkittävästi tuotannon tehokkuuteen vuosien mittaan. Vaikka paperivaraston vaihtaminen tai uuden painotiedoston julkaiseminen leikkausarkkien digitaaliseen puristimeen voi viedä vain muutaman minuutin, se hidastaa tuotantoa. Tämä hidastuminen on vielä selvempi jatkuvan syöttö- tai rullansyöttötulostimissa, joissa paperin vaihto voi kestää 15 minuuttia tai enemmän, mikä voi johtaa 10–30 lineaarisen jalan paperin hukkaan. Ja tämä vaikutus on huomattavasti kalliimpi, jos lisäasetuksia tarvitaan myös syöttölaitteisiin.

Sen lisäksi, että monet organisaatiot kohtaavat nykyisin yleisiä henkilöstö- ja kehityshaasteita, merkittävä ongelma syntyy pienten tulostustöiden lisääntymisestä perinteisten suurien tuotantosarjojen sijaan. Tämä muutos rasittaa merkittävästi tuotannon tehokkuutta ja aiheuttaa merkittävän tilintarkastusongelman. Skenaarioissa, joissa tulostusjonossa on kymmeniä tai joissakin tapauksissa yli sata tulostustiedostoa, todennäköisyys, että tiedosto jätetään vahingossa huomiotta, ohitetaan tai käsitellään väärin, kasvaa eksponentiaalisesti. Tämä volyymin ja monimutkaisuuden lisääntyminen lisää inhimillisten virheiden marginaalia ja edellyttää tulostenhallintaprosessien tehostettua valvontaa ja valvontaa. Tämän seurauksena organisaatiot joutuvat kamppailemaan sen kanssa, että on otettava käyttöön tehokkaampia järjestelmiä ja menettelyjä varmistaakseen tulostustoimintojensa tarkkuuden ja eheyden tässä muuttuvassa ympäristössä.

Työnkulun ketjutusratkaisu.

Print File Concatenation vastaa kriittisiin haasteisiin yhdistämällä similar-tiedostoja tehokkaasti. Vaikka aiemmat yritykset yhdistää PDF-, Metacode- ja AFP-tiedostoja ovat saattaneet herättää huolta, moderni tekniikka tarjoaa vankan ratkaisun. Älykäs ketjutus ryhmittelee pienet tuotantotiedostot yhdeksi, sopivan kokoiseksi tulostustiedostoksi, joka on räätälöity joko rullan pituuden tai tiettyjen tulostusaikavaatimusten mukaan.

Tämä edistyksellinen tekniikka ylittää ilmaisohjelmien tai halpojen ohjelmistojen tarjoaman perustiedostojen yhdistämisen. Se virtaviivaistaa tiedostoa poistamalla päällekkäiset fontit, kuvat ja resurssit optimaalista tulostusta varten. Lisäksi se järjestää uudelleen tulostustiedoston ja varmistaa, että kaikki olennaiset resurssit ovat helposti käytettävissäilable otsikossa saumatonta käsittelyä ja kopioimista varten. Tämä lyhentää RIP-aikaa ja eliminoi tulostimen puristus- ja kopiointiongelmat, kuten suorituskyvyn heikkenemisen liiallisesta fonttien määrästä tai huonosta tiedostorakenteesta tai monimutkaisista resurssipoluista johtuvia renderöintiongelmia.
Vähentämällä tulostustiedostojen määrää ja vähentämällä inhimillisiä virheitä, älykäs tulostustiedostojen ketjuttaminen mahdollistaa töiden ryhmittelyn rullan pituuden tai määrättyjen aikavarausten perusteella ja modernisoi työnkulkuja. Näiden strategioiden käyttöönotto lisää merkittävästi tulostustoimintojen tehokkuutta ja tarkkuutta, mikä mahdollistaa organisaatiosi menestymisen nykypäivän dynaamisessa tulostusympäristössä.

Asiakirjan optimointi: 5 askelta tuotannon menestykseen

Viimeisten 15 vuoden aikana lausuntojen, laskujen ja viestinnän maisema on kehittynyt dramaattisesti. Nykyaikaiset mustesuihku- ja nopeat värilasertulostimet ovat antaneet organisaatioille mahdollisuuden luoda kiinnostavaa, yksilöllistä sisältöä, joka on täynnä eloisia kuvia, monimutkaisia ​​karttoja ja houkuttelevia viestejä. Tämä muutos asettaa kuitenkin merkittävän haasteen monille vakiintuneille työnkulkujärjestelmille, jotka ovat olleet toiminnassa yli vuosikymmenen ajan.

Suurin PDF-tulostusongelma koskaan

Vanhat työnkulkuohjelmistot ja ilmaiset apuohjelmat johtavat usein turvonneisiin ja tehottomiin tietovirtoihin tai huonoihin PDF- ja AFP-tulostustiedostoihin. Nämä tiedostot, jotka ovat luotu sovellusjärjestelmillä tai apuohjelmilla erikoistuneiden CCM (Customer Communications Management) -ohjelmistojen sijaan, niputtavat umpimähkäisesti jokaisen fontin ja kuvan jokaiselle sivulle. Vaikka tämä lähestymistapa sopii verkkoesityksiin, se osoittautuu lähes käyttökelvottomaksi nopeassa tulostuksessa nykyaikaisilla mustesuihkutulostimilla, varsinkin kun yritetään saavuttaa yli 1000 sivua minuutissa. Tämä aiheuttaa resurssiintensiivisyysongelmia, koska useimmat tuotantotulostimet eivät pysty käsittelemään jokaista sivua, joka sisältää päällekkäisiä kopioita kustakin kirjasimesta, kuvasta tai resurssista.

Vaihe 1: Fonttien optimointi

Viimeisen vuosikymmenen aikana fontit, erityisesti päällekkäiset tai käyttämättömät, ovat asettaneet merkittäviä haasteita painoteollisuudessa. Tuotantopainohenkilökunnalle painovalmiiksi tarkoitetun PDF-tiedoston saaminen vaatii usein tuntien valmistelutyötä ennen kuin testitiedosto tai vedos voidaan luoda. Avain tuotantotiedostojen optimaaliselle nopeudelle takaamiselle on vankka ratkaisu. Tämän ratkaisun pitäisi nopeasti tunnistaa ja poistaa käyttämättömät kirjasimet, poistaa kaksoiskappaleet ja järjestää huolellisesti kaikki tarvittavat fontit tiedoston otsikossa. Tämä takaa tehokkaat tuotantoprosessit.

Vaihe 2: Kuvan korjaus

Tietojen optimointiprosessi alkaa käyttämättömien tai päällekkäisten resurssien poistamisella, mikä on yleinen ongelma monille tuotantotulostimille. Tämän ratkaisevan vaiheen jälkeen huomio siirtyy kuvien ymmärtämiseen ja optimointiin. Päällekkäiset tai ylimääräiset kuvat puhdistetaan järjestelmällisesti, kun taas loput kuvat hienosäädetään sopimaan tiettyyn tulostuslaitteeseen.

Vaihe 3: Värinkorjaus

Dynaamisen, täysvärisen viestinnän aikakaudella tarkka värikalibrointi on välttämätöntä. Tietojen optimointi vastaa tähän tarpeeseen varmistamalla, että värit esitetään tarkasti ja kohdistamalla ne tulostimen ominaisuuksiin. Tämä vaihe takaa, että lopullinen tuloste heijastaa uskollisesti aiottua visuaalista vaikutusta. Tämä edellyttää, että tulostimelle on luotu oikea väriprofiili käytettävälle paperille. Tämä on kertaluonteinen vaihe, joka tulee tehdä, kun uusi tulostin/puristin asennetaan tai kun paperia hankitaan ensimmäisen kerran.

"Se, että väri näyttää oikealta näytössä, ei tarkoita, että se tulostuu oikein."

Vaihe 4: Rakenteen kohdistus

Tasapainotettu tulostustiedosto on avainasemassa tehokkaan käsittelyn kannalta. Tämä vaihe sisältää tiedoston rakenteen järjestämisen mahdollistamaan samanaikainen kopiointi (rasterikuvankäsittely) tai käsittely useissa tulostimen ytimissä tai prosessoreissa. Sitä vastoin optimoimaton tulostusvirta, joka on täynnä hajallaan olevia resursseja ja esineitä, käsitellään perinteisesti yksi sivu kerrallaan. Järjestämällä rakenteen RIP tai tulostimet voivat paikantaa kuvat ja fontit nopeasti, mikä mahdollistaa itsenäisen sivunkäsittelyn. Tämä lyhentää RIP-aikaa ja eliminoi tuotantotulostimien tehottomuudet.

Vaihe 5: Puristus

Asiakirjan optimoinnin viimeinen vaihe sisältää pakkaamisen. Vaikka uusia pakkausalgoritmeja ja -muotoja, kuten HEIC, on ilmaantunut tiedostojen katselemiseen tietokoneissa, ohjaimissa tai RIP:issä toimivat vanhat ohjelmistot eivät välttämättä tue näitä innovaatioita. Pakkausalgoritmien kohdistaminen tietyn tulostuslaitteen kanssa on ensiarvoisen tärkeää. Tämä varmistaa, että tiedostoa voidaan käsitellä tehokkaasti samalla, kun nimellistulostusnopeus säilyy ja se integroituu saumattomasti jälkituotannon laitteiden, kuten postilisäkkeiden, leikkurien ja sidontalaitteiden kanssa.

Asiakirjojen optimointi on huolellinen viisivaiheinen prosessi, joka muuttaa raskaat, tehottomat tulostustiedostot virtaviivaisiksi, korkealaatuisiksi asiakirjoiksi, jotka ovat valmiita nykyaikaiseen tulostustekniikkaan. Käsittelemällä kirjasimia, kuvia, värejä, rakennetta ja pakkausta järjestelmällisesti organisaatiot voivat hyödyntää tulostus- ja postitustyönkulkujensa täyden potentiaalin ja varmistaa optimaalisen tehokkuuden, laadun ja yhteensopivuuden nykypäivän edistyneiden tulostuslaitteiden kanssa.

Hankinta ja henkilöstö CCM- ja ECM-projekteihin

Resurssien hankinta ja henkilöstön hankkiminen CCM- ja ECM-projekteihin yritysohjelmistojen alueella voi aiheuttaa merkittäviä taloudellisia haasteita. Näiden järjestelmien käyttöönotto vaatii erikoisosaamista, mikä vaatii usein huomattavia investointeja kehittämiseen, testaukseen, katastrofipalautusinfrastruktuuriin ja jatkuvaan tukeen.

Lisäksi koulutus ja resurssien kohdentaminen muodostavat jatkuvia esteitä. Toisin kuin näkyvämmin esitellyt tekniikan osa-alueet, kuten verkkokehitys, helposti avattavasta sisällöstä on pulaailakoulutusresursseja tehostettujen postitustyönkulkujen luomiseen tuotantotulostuksessa. Tämä jättää organisaatiot ja palveluntarjoajat kamppailemaan saadakseen teknisen henkilöstön taitavia konfiguroimaan ja ohjelmoimaan tehtäviä alalla, joka usein kallistuu kokeneiden ammattilaisten puoleen.

Siirry pilveen

Pilvipohjaisen tietojenkäsittelyn tulo tarjoaa hengähdystauon näihin haasteisiin. Software-as-a-Service (SaaS) -malli ei ainoastaan ​​kevennä ohjelmistojen hankintakustannustaakkaa, vaan se tuo käyttöön myös joustavan, käyttöön tai vuositilaukseen perustuvan maksumallin. AI-ohjattujen työkalujen avulla, kuten SmartSetup, töiden käyttöönotto pilviohjelmistoon voidaan saavuttaa muutamassa minuutissa tai korkeintaan muutamassa tunnissa, mikä on valtava parannus verrattuna viikkoihin tai kuukausiin, joita tyypillisesti ulkoistaminen vaatii.

Pilvipohjaiset ratkaisut erottavat edelleen niiden 24/7-saatavuuden, ja niitä ylläpidetään turvallisesti hyvämaineisilla alustoilla, kuten AWS. Yhdessä alan johtavien työnkulkuasiantuntijoiden pätevyyden kanssa, jotka pystyvät ottamaan työnkulkuja nopeasti käyttöön, käy selväksi, miksi pilvitietojen muuntaminen ja uudelleensuunnittelu on noussut yhdeksi nopeimmin kasvavista aloista, erityisesti yrityksille, jotka kamppailevat toistuvien työnkulkujen sekä monimutkaisten tietojen muotoilun ja uudelleenjärjestelyjen kanssa. - insinöörityöt.

Yhteenveto

Tällä ratkaisevalla hetkellä tulostus- ja postiteollisuus seisoo muuttavan vallankumouksen kynnyksellä, jota vauhdittavat asiakirjojen optimoinnin, työnkulun normalisoinnin ja nopean käyttöönoton lähentyminen. Työnkulun normalisointi toimii tukikohtana, mikä yksinkertaistaa monimutkaisia ​​vanhoja prosesseja ja lisää merkittävästi tehokkuutta. Tekoälypohjainen käyttöönotto, älykäs tulostustiedostojen yhdistäminen sekä pilvipohjaisten ratkaisujen ja tekoälypohjaisten työkalujen teho vahvistavat edelleen näitä edistysaskeleita. Muutoksen aika on nyt, ja organisaatiot, jotka omaksuvat nämä innovaatiot varauksetta, eivät vain selviä, vaan myös menestyvät dynaamisessa painetun ja postin viestinnän maisemassa.

Jos sinun on rekisteröitävä tili, ole hyvä Klikkaa tästä.