eDeliveryNyt®

- eDeliveryNow® Platform on avoin ja modulaarinen kehys, joka hyödyntää REST-sovellusliittymiä ja verkkopalveluita, jotta se voidaan laajentaa ja mukauttaa vastaamaan nykyisiin ja tuleviin asiakkaiden viestintätarpeisiin.

Käytettävyys:Nyt®

AccessibilityNow tarjoaa korkeatasoista automaatiota ja integrointia mihin tahansa ympäristöön, alusta sisältää ohjelmistoratkaisuja ja laajan valikoiman räätälöityjä palveluita, jotka täyttävät kaikkien organisaatioiden, niin suurten kuin pienten, yksityisen sektorin ja hallitusten asiakirjojen saavutettavuustarpeet.

Digitaalinen muutos saavutettu

Työnkulkuautomaatio ja kriittisen asiakasviestinnän monikanavainen toimitus suurelle yhdysvaltalaiselle rahoituspalveluyritykselle.

Suuri yhdysvaltalainen rahoituspalvelujen tarjoaja, jolla on miljoonia jäseniä, joutui haasteeseen vanhoilla prosesseilla, ikääntyneillä laitteilla ja toimitusjohtajan ohjaamalla Digital Transformation -aloitteella, ja se tarvitsi tuotannon optimoinnin ja Automated Document Factoryn (ADF) nykyaikaistaakseen ja automatisoidakseen jäsenkirjeenvaihto- ja laskutusprosessejaan.

Kohdatut haasteet

  • Vanhemmat leikatut arkkitulostimet, jotka käyttävät Xerox-tulostusvirtaa
  • Vihreään näyttöön perustuva työnhaku
  • Manuaalinen työn seuranta
  • Ei kykyä todistaa työpaikkoja
  • 24 tunnin viive suurten töiden työpäivityksissä
  • Tuhansia pieniä töitä
  • Kuukauden ja neljänneksen lopun keskustietokoneiden pullonkaulat
  • Vioittuneiden asiakirjojen manuaalinen uudelleentulostus, joka johtaa virheisiin
  • Ei automaattista tuotantoraportointia
  • IT-tietämyksen puute vanhoista prosesseista
  • Manuaaliset työvaiheet postin lisäysprosessissa

Työnkulkuratkaisujen perusteellisen analyysin jälkeen Financial Services Company päätti ottaa ne käyttöön Crawford Technologies" PRO Conductor. PRO Conductor on moderni alusta, joka tukee matalan koodin käyttöliittymän ja graafisen raportoinnin vaatimuksia ja tarjoaa silti vanhojen tulostussovellusten nopean muunnoksen ja Automated Document Factory (ADF) -järjestelmän tuotannon työnkulkuvaatimukset.

Tässä ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin standardit ja säännöt. Financial Services -yrityksellä on erittäin lahjakas IT-tiimi, ja se halusi työnkulkuratkaisun, joka pystyisi käsittelemään kaikki heidän työtyypit ja erilaiset tulostusvirrat ilman, että standardointia tarvitsisi pakottaa yhteen suunnittelumuotoon. He eivät myöskään halunneet joutua luomaan satoja malleja kullekin asiakirjatyypille, joita olisi muokattava joka kerta, kun liiketoimintayksikkö muuttaa asiakirjaa.

Yhdessä CrawfordTechin palvelutiimin kanssa he pystyivät kehittämään tekniikoita, joilla kaikki työt voidaan yhdistää CrawfordTechin normalisointiprosessiin.

Tämä suoritetaan, kun tulostustyö tulee vastaan PRO Conductor. Tämä tekniikka yksinkertaistaa huomattavasti tulostustyönkulkujen hallintaa.

Tuotantokäyttöönotto käyttää vain kolmea vahvaa kattavaa työnkulkua:

  • Xeroxin vanha tulostustyönkulku, joka käyttää standardoitua tulostusmuotoa
  • PDF-konsolidointi-, jakamis-, yhdistämis- ja segmentointityönkulku
  • PDF Markkinointisähköpostin työnkulku lisää ad hoc-, markkinointi-/joukkopostitöitä.

Sadat sovellukset normalisoitiin ja käsiteltiin näiden työnkulkujen avulla, joten jokaisella sovelluksella ei tarvinnut olla omaa mallia, työnkulkua tai hot-kansiota. Tämä yksinkertaistaa kaikkien sovellusten käyttöönottoa ja hallintaa ja varmistaa, että käyttöönotto voitiin suorittaa murto-osassa useimpien ADF-käyttöönottoajasta. Tämän edistyneen työnkulun toteutuksen määrittelee "normalisointi". Crawford Technologies joukkue.

"Tämä yksi kohde tallennettu 1000 tuntia ohjelmointi- ja asennustyöstä, jota muut myyjät ehdottivat."

Asiakirjojen arkistointi ja pääsy näihin tietoihin olivat projektin keskeisiä osia, koska ne tarjosivat kriittisen linkin yrityksen Digital Transformation -aloitteeseen. Vanha prosessi käytti keskustietokoneen käsittelysyklejä PDF- ja indeksitiedostojen luomiseen FileNet-asiakirjojen tallennusjärjestelmään tallennettavaksi, mikä vaikutti negatiivisesti muihin järjestelmiin ja jatkoprosesseihin. Osana PRO Conductor käyttöönoton jälkeen CrawfordTech siirsi indeksoinnin palvelimelle ja automatisoi FileNetin lataamisen kaikkien kirjeenvaihtoasiakirjojen kanssa eliminoiden keskustietokoneen käsittelyn. Asiakaspalveluedustajilla (CSR:t) on nyt helppo pääsy tiettyihin postilähetyksiin ja asiakasviestintään FileNetissä sekä suojatun verkkopohjaisen pääsyn kautta ADF:ään ennen kuin lähetys on lähetetty. Tämä prosessi ajoitettiin hyvin, koska yrityksellä ei ollut riittävästi koulutettuja resursseja, jotka olisivat kyenneet konfiguroimaan muutoksia tai vianmäärityksiä vanhojen tyyppisten keskustietokonesovellusten osalta.

Töiden ja postin hallinta ja seuranta oli erittäin tärkeä osa ADF:n käyttöönottoa. Henkilökunta käytti perinteistä vihreää näyttöliittymää (SDSF) lähettääkseen töitä tulostimille. Tämä prosessi oli manuaalinen ja toistettiin tuhansia kertoja vuosineljänneksen lopussa vain normaalin tulostus- ja postitusprosessin suorittamiseksi.

Osana PRO Conductor ratkaisu, työn käyttöönottoprosessi siirrettiin graafiseen käyttöliittymään (GUI) perustuviin vedä ja pudota -pohjaisiin automaattisiin lähetysprosesseihin. Nykyään graafisen käyttöliittymän avulla käyttäjät voivat yksinkertaisesti vetää työmerkinnät tulostimen kuvakkeeseen. Oikeudet ja säännöt määritettiin siten, että asianmukaiset operaattorin käyttöoikeudet ja oikea tulostimen käyttö säilyvät.

Kuten monet suuret yritykset, vanhojen laitteiden tuki oli ongelma, joka haastoi tätä yritystä. Budjettirajoitukset rajoittivat kykyä päivittää lisälaitteet ja tulostimet uusimpaan laitteistoon. Crawford Technologies post-composition ohjelmisto ratkaisi tämän ongelman. Jotkut suuret työt olivat vaatineet käyttäjiä lisäämään postit manuaalisesti kirjekuoriin, koska syöttäjä vaati tulosteen käänteisessä järjestyksessä. The PRO Conductor Ratkaisu pystyi kääntämään tulostusjärjestyksen, lisäämään uusia viivakoodeja arkkien takaosaan ja mahdollistamaan lisäysprosessin täydellisen automatisoinnin käyttämällä olemassa olevaa syöttölaitetta ilman, että joutui investoimaan satoja tuhansia dollareita uusiin laitteisiin.

Kuukauden lopussa valtava työpaikkojen määrä yllätti operatiivisen tiimin. Joskus yksittäisiä tulostustöitä oli 4,000 5,000–20 XNUMX yksittäisistä postilähetyksistä suuriin töihin, joiden tulostaminen kesti jopa XNUMX tuntia. Tämä aiheutti useita ongelmia:

  1. Kuinka 5,000 XNUMX tulostustyötä voidaan hallita, seurata ja kirjata manuaalisesti?
  2. Kuinka voimme varmistaa, että jokainen työ tulostetaan onnistuneesti?
  3. Kuinka voimme varmistaa, että emme tulosta samaa työtä kahdesti?
  4. Miten tuotantolaitteiden käyttö voidaan maksimoida niin, että paperivarastoa ei tarvitse vaihtaa jokaista työtä varten?

PRO Conductor pystyi yhdistämään monet pienet työt yhdeksi suureksi tuotannon tulostiedostoksi. Nämä suuret tiedostot sitten jaettiin, segmentoitiin, lajiteltiin ja tulostettiin lisälaitteen asetustyypin mukaan sen varmistamiseksi, että tulostimen ja lisälaitteen asetukset saatiin valmiiksi vain kerran tietylle paperi- tai kirjekuorelle. Kyky lajitella ja yhdistää tuhansia tiedostoja nopeasti ja pienentää tuhansia tiedostoja vain tusinaan tuotantotulostustiedostoon teki vastuullisuudesta ja valmistusprosessista yksinkertaisen ja helpon. Tiedostot ryhmiteltiin painon ja sivumäärän, määränpään, paperin tai kirjekuoren tyypin mukaan, samalla kun kukin postilähetys yhdistettiin takaisin alkuperäiseen tulostustiedostoon tarkastusta ja täydellistä kappaletason seurantaa varten.

Yksi ongelma, joka toisinaan jätetään huomiotta automaattista asiakirjansyöttölaitetta luotaessa ja otettaessa käyttöön, on uusintatulosteiden seuranta ja tarkastaminen. Vanha prosessi vaati käyttäjien palaamaan keskuskoneeseen tai valitsemaan uudelleen tulostettavan sivualueen Xerox-tulostinohjaimella. Parhaimmillaan tämä oli ongelmallista, auditointia oli vähän tai ei ollenkaan, ja uusintapainokset jäivät usein yhdestä kahteen päivää jäljessä tuotantotiedostosta.

Uusi prosessi hyödyntää CrawfordTechin uusinta hyperautomaatiointegraatiota. PRO Conductor kommunikoi työntäjän kanssa varmistaakseen, että kaikki osat on asetettu onnistuneesti. Kun posti on vaurioitunut, PRO Conductor kerää automaattisesti kaikki tarvittavat resurssit ja asiakirjat, tuottaa uuden tulostustiedoston ja pudottaa sen takaisin tulostusjonoon ja odottaa sitten palautetta lisääjältä varmistaakseen, että jokainen osa on lisätty onnistuneesti. Tämä prosessi on 100 % automatisoitu, täysin kosketusvapaa ja varmistaa, että jokainen tärkeä posti tulostetaan ja toimitetaan oikein USPS:lle.

Edellinen työnkulku edellytti manuaalisia prosesseja kaikkia seurannan todentamista ja tarkastusta varten. Kun tiimi kokosi tavoitteita työnkulkualoitteelle, se havaitsi monia parannuksia raportoinnissa, seurannassa, tarkastuksessa ja hyväksynnöissä. PRO Conductor on edistyksellinen integrointialusta, joka voi liittää lähes kaikkiin tulostimiin, syöttölaitteisiin ja muihin yritysjärjestelmiin. Manuaalisten prosessien poistaminen on ollut olennainen osa PRO Conductor liuosta.

Ihmisten ei enää tarvitse kävellä myymälässä leikepöydän kanssa suorittaakseen työnseurantatoimintoja. Nykyään johtajat katsovat reaaliaikaista kojelautaa, jossa on vain valitsemansa tiedot ja kaaviot. He voivat tarkastella tiedostoja, töitä tai jopa kappaletason tietoja mistä tahansa yhdistetystä laitteesta, jolla on pääsy heidän omiinsa PRO Conductor käyttöliittymä. Hyväksyntäpuolella PRO Conductor mahdollistaa reaaliaikaisen verkkopohjaisen hyväksynnän ja tarkistuksen eri osastoille, mikä on ollut erittäin hyödyllistä.

Lopuksi, ja mikä on strategisesti äärimmäisen tärkeää, he tarvitsivat tavan yhdistää tulostus-/postitoimintansa yrityksen valtuuttamaan digitaaliseen etusijaan -strategiaan. Tämä tarkoitti, että kaiken tiedon pitäisi olla availakanavan jäsenelle, jonka he valitsevat sen valitessaan.

Yksinkertaisesti sanottuna heidän täytyi varmistaa, että heidän koko tulostenhallintatiiminsä voi olla ennakoiva osa heidän eDelivery-infrastruktuuriaan ja monikanavaista asiakaskokemustaan. Tätä integraatiota johti heidän IT-tiiminsä ja hyödynnettiin PRO Conductor eDeliveryä pyytäneiden henkilöiden tulostusjälki, joka on vakio. Tämän projektin jännittävä osa oli monikanavapohjaisen hyperautomaation käyttö. Jos sähköposti palasi takaisin, API-puhelu keräsi henkilön tiedot ja loi sitten tulostustyön, jossa oli tärkeä kirjeenvaihto, jota ei voitu toimittaa sähköisesti, jotta loppukäyttäjä saisi fyysisen postin. Päivitti sitten FileNet-arkiston varsinainen loppusijoitus tarkastusta varten. Rahoituspalvelut voivat olla hyvinkin riita-asioita, ja käyttöönottoa hallinnoiva tiimi keskittyi varmistamaan, että jokainen jäsen saisi viestintään, vaikka kanava ei olisi käytössä.ilable ja että yksityiskohtainen, määräysten mukainen kirjausketju oli avattuilable heidän sormiensa ulottuvilla.

#Digitaalinen muutos

PRO Conductor toimitti modernin ADF-ratkaisun, joka käyttää tietojen normalisointia, matalakoodia ja hyperautomaatiota

ADF-toteutuksen asennus ja onnistuminen riippuu visiosta, kokemuksesta ja tekniikasta. Tätä projektia varten PRO Conductor oli tekniikka, Crawford Technologies Services Team vastasi toteutuksesta ja asiakas tarjosi ja muotoili tulevaisuuden tilan, joka tuotti yritykselle valtavasti lisäarvoa.

Jos sinun on rekisteröitävä tili, ole hyvä Klikkaa tästä.