eDeliveryNyt®

- eDeliveryNow® Platform on avoin ja modulaarinen kehys, joka hyödyntää REST-sovellusliittymiä ja verkkopalveluita, jotta se voidaan laajentaa ja mukauttaa vastaamaan nykyisiin ja tuleviin asiakkaiden viestintätarpeisiin.

Käytettävyys:Nyt®

AccessibilityNow tarjoaa korkeatasoista automaatiota ja integrointia mihin tahansa ympäristöön, alusta sisältää ohjelmistoratkaisuja ja laajan valikoiman räätälöityjä palveluita, jotka täyttävät kaikkien organisaatioiden, niin suurten kuin pienten, yksityisen sektorin ja hallitusten asiakirjojen saavutettavuustarpeet.

Asiakirjojen saavutettavuuden automatisointi

Saavutettavuusvaje: Miljoonat kamppailevat tiedon saamiseksi

Kasvava tarve helppokäyttöisille asiakirjoille

Sokeus, näönmenetys ja kognitiiviset vammat vaikuttavat suureen määrään ihmisiä. On arvioitu, että yli 258,000 30 ihmisellä ympäri maailmaa, mukaan lukien XNUMX miljoonalla Yhdysvalloissa, on vaikeuksia lukea ja ymmärtää tavanomaista painettua ja sähköistä viestintää. Tämän määrän odotetaan kasvavan väestön ikääntymisen ja yleisten sairauksien, kuten silmänpohjan rappeuman ja diabeteksen, seurauksena.

Huolimatta uusista määräyksistä ja nykyisen lainsäädännön lisääntyneestä täytäntöönpanosta saatavilla olevia asiakirjoja, tämä väestö on edelleen alipalvelua. Alan asiantuntijat huomauttavat, että vain 3–4 prosenttia kaikesta viestinnästä toimitetaan saavutettavassa muodossa. Tilastot osoittavat kuitenkin, että 15–20 % väestöstä kokee jonkinlaisen painatukseen liittyvän vamman.

Nykyinen järjestelmä: rikki ja tehoton

Lisäksi, kun joku tarvitsee saatavilla olevan asiakirjan, henkilöllä on velvollisuus tehdä pyyntö. Tyypillinen prosessi on, että sokea tai heikkonäköinen asiakas soittaa asiakaspalveluun ja pyytää tiettyä asiakirjaa saavutettavassa muodossa. Asiakaspalveluedustaja ei usein tiedä, mitä se tarkoittaa tai mitä pitäisi tehdä, ja hänen on otettava mukaan esimies. Siinä vaiheessa käydään usein keskustelua siitä, mitä yritys voi toimittaa, mikä voi vastata asiakkaan tarpeita tai ei. Ei ole harvinaista, että yrityksen edustaja ehdottaa asiakkaalle, että hän etsii jonkun lukemaan asiakirjan tai tarjoutuu lukemaan sen hänelle – ei tietenkään ole sopiva ratkaisu henkilökohtaisille ja luottamuksellisille tiedoille! On myös huomattava, että tämä lähestymistapa ei millään tavalla merkitse asiakirjojen saatavuutta koskevien säännösten noudattamista.

Asiakirjojen kustannukset, joihin ei ole pääsyä

Kun on sovittu, että käytettävissä oleva muoto tarjotaan, asiakirja on löydettävä ja lähetettävä korjattavaksi. Täytetty tiedosto toimitetaan sitten asiakkaalle. Vaikka jotkin yritykset pystyvätkin seuraamaan saavutettavia asiakirjoja CRM-järjestelmässään, on yleisempää, että asiakkaan on soitettava aina, kun hän saa uuden viestin. Toimialaanalyytikot arvioivat, että keskiverto amerikkalainen kotitalous saa kuukaudessa 14 dokumenttia organisaatioilta, joiden kanssa he tekevät kauppaa, joten tämä tarkoittaa, että jonkun tulee soittaa 168 puhelua vuodessa – selvästi aikaa vievä ja tehoton prosessi yrityksille ja niiden asiakkaille.

Ei ole epäilystäkään siitä, että tämä prosessi vie aikaa, heikentää voittoja, vaikuttaa negatiivisesti asiakaskokemukseen ja on viime kädessä syrjivä, koska merkittävällä osalla väestöstä ei ole yhtäläistä pääsyä tärkeään viestintään. Tarvitaan uusi lähestymistapa, jotta saatavilla olevat asiakirjat voidaan toimittaa ennakoivasti ja antaa kaikille kuluttajille tietoa, jota he voivat saada ja joihin he voivat vastata oikea-aikaisesti.

Helppokäyttöisten asiakirjamuotojen ymmärtäminen

Ennen kuin käsittelemme helppokäyttöisten asiakirjojen luomista, katsotaanpa nopeasti nykyään käytössä olevia eri muotoja. Käytettävissä oleville asiakirjoille on useita vaihtoehtoisia muotoja, ja eri henkilöt pitävät eri formaateista. Yksi asiakas voi pyytää pistekirjoitusasiakirjan, kun taas joku muu vaatii suuren tekstin. Jotta saavutettavia muotoja koskevat pyynnöt voidaan ottaa asianmukaisesti huomioon, viestinnän tarjoajien on toimitettava asiakirja asiakkaan pyytämässä muodossa.

Perinteisiä käytettävissä olevia muotoja ovat pistekirjoitus, iso painatus, e-teksti ja ääni. Näitä kutsutaan tyypillisesti majoitusmuodoiksi, ja niitä tarjotaan pyynnöstä.

Näissä formaateissa olevien asiakirjojen tuottamisesta ja testauksesta vastaa yleensä erikoistunut palvelutoimisto. Jokaisella muodolla on standardit ja parhaat käytännöt, joita on noudatettava. Erikoistuneet palveluntarjoajat voivat varmistaa, että asiakasviestintä vaihtoehtoisissa muodoissa on lainsäädännön ja alan standardien mukaista.

Sähköisten muotojen nousu: helppokäyttöiset PDF-tiedostot ja enemmän

Sähköisesti käytettävissä olevia muotoja ovat Accessible PDF ja Accessible HTML5. Molemmissa muodoissa tunnisteita käytetään elementteihin, kuten kappaleisiin, otsikoihin ja taulukoihin, ja kuviin lisätään tekstikuvauksia. Näiden tunnisteiden avulla sokeat ja näkövammaiset asiakkaat voivat navigoida tiedostoissa käyttämällä aputekniikoita, kuten JAWS, NVDA ja Voiceover. Suurin osa nykyisestä lainsäädännöstä edellyttää vain, että Accessible PDF-dokumentit merkitään WCAG 2.0 -tason AA:lla, mutta jotkin organisaatiot haluavat silti merkitä tiedostot normatiivisen PDF/UA-standardin (Universal Access, ISO 14289-01) mukaisesti. Jotta asiakirja voidaan merkitä, sen on oltava standardi PDF (esim. sen on oltava ISO 32000-01 mukainen).

Helppokäyttöinen HTML, vaikka uudempi muoto, jonka luominen voi olla yrityksille haastavampaa, on monien vastaanottajien suosima varsinkin mobiililaitteiden käytön lisääntyessä. Helppokäyttöisellä HTML5:llä on myös muita etuja. Tunnisteiden tai vaihtoehtoisen tekstin muokkaaminen on paljon helpompaa, vaikka se ei ole sisällön omistaja.
Mobiililaitteiden ja näytönlukuohjelmien käytön lisääntyessä näköhaasteena olevassa yhteisössä sähköisistä tiedostomuodoista on tulossa yhä suositumpia. Niiden etuna on myös se, että ne tarjoavat todellisen asiakirjojen käytettävyyden, sillä Accessible PDF- ja Accessible HTML5 -tiedostoja voivat käyttää kuka tahansa, olipa heillä tulostusvaikeuksia tai ei.

Käyttäjän asetukset pysyvät avainasemassa: Monipuolisten tarpeiden täyttäminen

Sähköisten formaattien kasvusta huolimatta organisaatioiden on edelleen pohdittava sokeiden tai heikkonäköisten asiakkaidensa erilaisia ​​tapoja kuluttaa sisältöä, sillä avustava teknologia ei välttämättä edusta kaikkien käyttäjien tarpeita. Yritysten on silti täytettävä pistekirjoitusta, isoa tekstiä, sähköistä tekstiä ja ääntä koskevat pyynnöt.

Asiakirjojen universumi: esteettömyystarpeesi ymmärtäminen

Jokainen organisaatio tuottaa laajan valikoiman sisäisiä ja ulkoisia asiakirjatyyppejä – lomakkeita, esitteitä, markkinointimateriaalia, verkkosisältöä, sähköposteja, laskuja, tiliotteita, kirjeitä ja paljon muuta. Useat henkilöt ja ryhmät, kuten markkinointi ja suunnittelu, myynti, lakimiehet, johtajat, henkilöstöresurssit ja muut, jakavat vastuun tästä viestinnästä. Lisäksi näiden viestien luomiseen käytetään erilaisia ​​sovelluksia ja työkaluja. Ei ihme, että organisaation voi olla niin vaikeaa määritellä ja toteuttaa asiakirjojen saavutettavuusstrategia!

Asiakirjatyyppien luokittelu

Yleisesti ottaen tämä viestintä voidaan järjestää useisiin ryhmiin –

  • Staattinen: Tämä termi viittaa kaikille käyttäjille samaan tietoon, kuten markkinointimateriaaliin ja verkkosisältöön.
  • Strukturoidut tai tapahtumaasiakirjat sisältävät monimutkaisia ​​taulukoita tai lomakkeita, ovat tietopohjaisia ​​ja sisältävät henkilökohtaisia ​​ja luottamuksellisia tietoja.
  • Sekoitus edellä mainituista: asiakirjoja, joissa on staattista sisältöä ja jotka sisältävät myös muuttuvaa dataa.

Esteettömyyssuunnitelman rakentaminen: tärkeimmät kysymykset

Yksi organisaation ensimmäisistä vaiheista asiakirjojen saavutettavuussuunnitelman kehittämisessä on arvioida, mitä asiakirjoja on käsiteltävä, ja määrittää seuraavat asiat:

  • Ketkä ovat mukana – mitkä ryhmät ja yksilöt "omistavat" asiakirjat?
  • Kuka on yleisömme – mitä formaatteja on jo pyydetty?
  • Mistä meidän pitäisi aloittaa e. mitkä asiakirjat olisi asetettava etusijalle saavutettavuuden kannalta?
  • Ottaen huomioon asiakaskuntamme ja tarjoamamme asiakirjat, mitkä muodot meidän tulisi tehdä availavuotaa?

Kun edellä mainittu on tehty, korkean tason strategia ja erityiset prosessit voidaan kehittää ja viestiä koko yrityksessä. Asiakirjatyyppien kirjo huomioon ottaen on järkevää käyttää erilaisia ​​työkaluja eri asiakirjoille, joten katsotaanpa, miten tiedostot on perinteisesti korjattu.

Perinteisen asiakirjojen korjaamisen haasteet

Prosessien labyrintti: Manuaalisen korjaamisen monimutkaisuus

Asiakirjojen korjaus – prosessi, jossa asiakirja asetetaan käytettäväksi helposti saatavilla olevaa muotoa varten – tehdään yleensä manuaalisesti. Käytettävät työkalut tai ohjelmistot riippuvat vaaditusta muodosta. Koska jokaisessa muodossa vaaditaan erilainen prosessi, on ymmärrettävää, että organisaatiot pitävät asiakirjojen saatavuutta melko pelottavana. Tuhansien asiakirjojen, julkaisujen, laskujen, tiliotteiden, kirjeiden ja kirjojen muuntamisesta voi aiheutua huomattavia kustannuksia, etenkin alussa. On myös tärkeää huomata, että vaatimustenmukaisuuden saavuttaminen ei tapahdu yhdessä yössä.

Staattiset sähköiset asiakirjat, kuten PDF-tiedostot, on tavallisesti merkitty työkaluilla, kuten Adobe Acrobat Professional tai muilla ohjelmistolaajennuksilla. Tämä edellyttää asiakirjojen käytettävyyden ymmärtämistä (johon sisältyy sekä merkintä että testaus). Toisin sanoen organisaation on panostettava paitsi työkaluihin myös koulutettava osa henkilöstöstään käyttämään työkaluja tehokkaasti. Korjaus on työläs prosessi, joka vaatii tietyn taidon. Merkitty dokumentti ei välttämättä ole yhteensopiva tai edes käyttökelpoinen, jos työn tekee joku, joka ei tunne ohjelmistoa tai asiakirjan esteettömyysvaatimuksia. Testaus sen varmistamiseksi, että tiedostot on merkitty oikein, on kriittinen vaihe, joka vaatii lisätyövoimaa ja aikaa. Asiakirjojen korjaaminen voi kestää päiviä, ja lopputuloksena on, että vain yksi tiedosto on tehty käytettäväksi. Ja tietysti, kun asiakirja muuttuu, koko prosessi on toistettava.

Monimutkaisuus ja kustannukset

Monet organisaatiot ulkoistavat korjattavat asiakirjat korjaamiseen erikoistuneille yrityksille. Manuaalinen koodaus on perinteisesti hinnoiteltu sivukohtaisesti, ja kustannukset perustuvat laajasti asiakirjan monimutkaisuuteen. Yksinkertaiset asiakirjat ovat keskimäärin alle 10.00 USD per sivu, kun taas keskikokoiset ja monimutkaiset asiakirjat voivat maksaa jopa 30.00 USD per sivu. Prosessi voi silti kestää päiviä tai jopa viikkoja ulkoistettaessa.

Askel eteenpäin: Automaatio asiakirjojen korjaamisessa

Jäsenneltyjen tai transaktioasiakirjojen osalta viimeisin kehitys on ollut käyttäjän määrittämiin liiketoimintasääntöihin perustuvat automatisoidut työkalut. Nämä työkalut automatisoivat asiakirjat saavuttamattomista saatavilla oleviin satoja sivuja sekunnissa. Tämä edellyttää kuitenkin, että perusasetuksen tekee ammattitaitoinen henkilö, joka ymmärtää esteettömyys ja pystyy tekemään järkeviä päätöksiä esimerkiksi lukujärjestyksestä ja monimutkaisista taulukoista. Nämä ovat loistavia työkaluja suurten asiakirjojen, kuten laskujen, tiliotteiden, kirjeiden, käytäntöjen ja minkä tahansa strukturoidun tai järjestelmän luoman tulosteen tuottamiseen, mutta alkuasennus vie silti paljon aikaa ja asiantuntemusta.

Automaatio tehostaa käytettävyyttä

Automaattinen merkintä: PDF-käytettävyyden automatisointi

Esteettömyystilan jatkuvan kehittämisen ansiosta esteettömät PDF-tunnisteet alkavat nähdä automaattisten koodaustyökalujen syntyä ja käyttöönottoa. Näitä työkaluja käytetään sekä julkaisujen että staattisten dokumenttien luokissa sekä henkilökohtaisten tai muuttuvien tapahtumaasiakirjojen maailmassa.

Käyttämällä kykyä tutkia PDF-fontteja ja hyödyntää algoritmia tekstisisällön sijaintihierarkiassa, automaattinen koodaus voi automaattisesti merkitä saapuvat PDF-tiedostot ja muuttaa ne WCAG 2.0 -tason A ja AA:n helppokäyttöisiksi PDF-tiedostoiksi. Tämä voi säästää 25–100 % manuaalisista korjaustoimista asiakirjan monimutkaisuudesta riippuen. On kuitenkin syytä huomata, että laadunvarmistustestausta vaaditaan yleensä edelleen osana työnkulkua asiakirjan oikean tulkinnan varmistamiseksi.

Automaattisen koodauksen avulla asiakirjojen merkitsemiseen tarvittavaa työmäärää voidaan vähentää merkittävästi. Itse asiassa automaattinen koodausratkaisu voi kestää vain sekunteja, jotta saavutetaan helppokäyttöinen PDF, joka täyttää säädösten vaatimukset, kuten ADA, Section 508, AODA ja muut maailmanlaajuiset toimeksiannot.

Crawford Technologies on äskettäin esitellyt AccessibilityNow Publisher. Tämän ratkaisun avulla kaikentyyppiset asiakirjat staattisesta materiaalista suuriin tapahtumadokumentteihin voidaan merkitä kokonaan tai osittain automaattisesti ja muuntaa Accessible PDF- tai Accessible HTML5 -muotoon. Tätä ratkaisua tarjotaan paikan päällä asennettavana ohjelmistona ja pilvi SaaS-ratkaisuna CrawfordTechin suojatun verkkokauppasivuston kautta.

Automaattinen koodaus: Avain esteettömiin asiakirjoihin

Vaikka automaattisen taggauksen säästämä aika on vaikuttava, pakottavin syy tämän ominaisuuden hyödyntämiseen on se, että se avaa oven kaikkien sähköisten asiakirjojen saataville yhtäläisesti kaikille käyttäjille. Huomattavasti alennettujen kustannusten ja taatun helppokäyttöisyyden ansiosta esteettömät PDF-tiedostot ja helppokäyttöinen HTML5 voidaan luoda ja toimittaa normaalina osana liiketoimintaa – ei poikkeustapauksena tai vastauksena erityispyyntöön.

Harkitse hallituksia ja muita organisaatioita, joilla on vuosien varrella luotu monia asiakirjoja, jotka tarjotaan yleisölle web-sivuston kautta. Näitä asiakirjoja ei voida poistaa vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseksi, vaan ne on korjattava ja esitettäväilavoi kaikille. Lopullinen ratkaisu on muuntaa nämä asiakirjat helppokäyttöisiksi PDF-muotoisiksi, jotta aputekniikoita käyttävät käyttäjät pääsevät käsiksi tietoihin ilman lisätoimia.

Skaalautuvuus vastaamaan jatkuviin esteettömyystarpeisiin

Näin suurilla asiakirjoilla manuaalinen korjaaminen voi kestää kuukausia ja joskus vuosia. Ja toistuvien päivitysten, muutosten ja lisäysten vuoksi tehtävää ei kirjaimellisesti koskaan suoriteta. Automaattinen merkintäratkaisu, kuten CrawfordTechin AccessibilityNow Publisher voi lyhentää asiakirjojen korjausaikaa päivistä tai viikoista minuutteihin tai tunteihin.

Organisaatiot, joiden on korjattava asiakirjoja, voivat käyttää tätä ratkaisua kustannusten vähentämiseksi ja toimitusaikojen nopeuttamiseksi. Olipa kyseessä kertaluonteinen korjaus, jatkuva ylläpito tai koko yrityksen kattava ratkaisu, AccessibilityNow Publisher hyväksyy PDF-tiedostoja ja korjaa asiakirjat yhteensopivaksi PDF- tai HTML-muodoksi.

Kuten aiemmin todettiin, jotkut käyttäjät tarvitsevat edelleen perinteisiä helppokäyttöisiä muotoja, kuten pistekirjoitusta, isoa tekstiä, e-tekstiä tai ääntä. CrawfordTechin taustalla oleva MasterONE-arkkitehtuuri, AccessibilityNow Publisher yhdistettynä johonkin Accessible Transforms -ratkaisuistamme voi tuottaa kaikki vaihtoehtoiset tiedostomuodot yhdestä kokoonpanosta. Tämä vähentää aikaa ja vaivaa, mikä tekee saatavilla olevien asiakirjojen tarjoamisesta helppoa kaikissa muodoissa.

Helppokäyttöisten asiakirjojen tulevaisuus: Valoisampi polku kaikille

Ei ole epäilystäkään siitä, että tulevaisuus on valoisa saavutettavien asiakirjojen luomisen ja kaikkien käyttäjien tasavertaisen pääsyn tarjoamiseen viestintään. Olemme ylpeitä voidessamme olla alan johtaja, joka tarjoaa vankan ja laajan valikoiman palveluita ja ratkaisuja, jotka tekevät saavutettavien asiakirjojen luomisesta helpompaa kuin koskaan.

Jos sinun on rekisteröitävä tili, ole hyvä Klikkaa tästä.