Yrityksillä on monia syitä harkita automaattisen asiakirjatehtaan (ADF) asentamista. Ohjauksen, vastuullisuuden, analyysitietojen, hälytysilmoitusten, tuottavuuden parantamisen ja kustannusten hallinnan edut ovat tärkeitä lähes kaikille organisaatioille, jotka luovat ja jakavat asiakasviestintää. Toimintojen, jotka eivät tarjoa tätä toimintoa, olivatpa ne ulkoistettuja palveluntarjoajia tai omia dokumenttikeskuksia, on vaikea tukea asiakkailleen tärkeitä dokumenttisovelluksia.
Yritykset alkavat kiinnostua ADF-tekniikasta ilmeisten tuskakohtien vuoksi, kuten erilaisten tiliasiakirjojen tapaukset, palvelusopimusten noudattamatta jättäminen tai liiketoiminnan menettäminen kilpailijoille, jotka tarjoavat ADF:n tarjoamia etuja ja turvallisuutta.
Toisinaan yritykset pitävät ADF-teknologiaa kriittisenä liiketoiminnan kasvun mahdollistajana, jonka avulla ne voivat päästä uusille markkinoille tai toimittaa parempia tuotteita asiakkailleen.
Voisiko ADF:stä olla hyötyä yrityksellesi?
Riskien arviointi
Mitä seurauksia on, jos paljastat vahingossa henkilökohtaisia tietoja sekoittamalla tilejä? Entä jos työ jättää postituksen määräajan? Jos kone epäonnistuu tuotantotyön aikana, kuinka käyttäjä käynnistää uudelleen oikeasta paikasta välttäen päällekkäisyyksiä tai puuttuvia asiakirjoja?
Kustannusten hallinta
Voitko jättää kolmannen vuoron? Mitkä työt kestävät pisimpään? Kuinka paljon aikaa käytät työn tai asiakirjan tilaa koskevien tiedustelujen jahtaamiseen? Voitko vähentää tuotanto- ja postikuluja yhdistämällä töitä? Milloin vanhentuneiden laitteiden vaihtaminen on taloudellisesti järkevää?
Uusien yritysten houkutteleminen
Ovatko uudet markkinat, kuten HIPAA-ohjattujen asiakirjojen käsittely, organisaatiosi käytettävissä, jos sinulla olisi parempi seuranta ja valvonta? Onko mahdollista tulostaa ja lisätä muuttuvia sivumäärälausuntoja? Tarvitsevatko kaikki uusimmat tarjouspyynnöt monikanavaisen asiakirjatoimituksen ja asiakkaiden mieltymysten ylläpitoa?
Palvelun parantaminen
Voiko asiakkaiden tiedusteluihin nopeampi vastaaminen auttaa asiakkaiden säilyttämisessä? Saako automaattinen uusintatulostus asiakirjat postiin päivää tai kaksi aikaisemmin? Voivatko reaaliaikaiset hälytykset ratkaista tuotantoongelmia ennen kuin ne vaikuttavat asiakkaisiin?
Mikä tahansa näistä kohteista voi oikeuttaa ADF-ratkaisun ostamisen. Useimmat yritykset näkevät parannuksia useilla alueilla hyödyntämällä täysimääräisesti nykyaikaisten automaattisten asiakirjatehtaiden tarjoamia ominaisuuksia.
Ratkaisun tutkiminen: Tunnista kaikki sidosryhmät
Asiakirjojen tulostus-, lisäys- ja postitustoiminnot ovat ilmeisiä sidosryhmiä ADF-toteutuksen aiheuttamissa muutoksissa. Mutta ADF-ratkaisu koskee myös useita muita ryhmiä ja osastoja. Muut tahot lainaavat resursseja ADF-ratkaisun suunnitteluun ja toteutukseen. Tyypillisiä osallistuvia ryhmiä ovat:
- Tietotekniikka
- Laadunvalvonta
- Asiakaskokemus
- Laki/säädöstenmukaisuus/säännöstenmukaisuus
- Rahoittaa
- Marketing
- Asiakaspalvelu
- Myynti
- Liiketoimintalinjat
- Asiakkaat
- Ulkoista palveluntarjoajat
Päätöksen tekeminen
Kun tunnistat tarpeitasi ja tutkit mahdollisia ratkaisuja, ota huomioon seuraavat seikat:
Hankkeen laajuus
Etsitkö yhden toimipisteen ratkaisua vai tarvitsetko automaattisen asiakirjansyöttölaitteen hoitaaksesi työtä useissa paikoissa? Toimivatko useat toimipaikat itsenäisesti vai tasapainotatko päivittäisen työmäärän kaikkien toimipaikkojen kesken? Kuinka monta jakelukanavaa tuet nyt, ja miten tämä voi muuttua? Otatko ADF:n käyttöön samanaikaisesti muiden suurten projektien, kuten muuntamisen mustesuihkutulostimeksi, kanssa?
Virstanpylväät ja määräajat
Asettavatko asiakkaat tai sääntelyviranomaiset määräaikoja? Mitä ne ovat? Miten nämä tavoitteet vaikuttavat hankkeiden prioriteetteihin?
Mittaus
Onko perustiedot available? Miten mittaat ADF:n tehokkuutta? Tarvitsetko apua ongelmien tunnistamiseen ja säätöjen tekemiseen?
Tunnista ajankohtaiset ongelmat
Onko olemassa ongelmia, kuten sekalaisia asiakirjoja, uusintapainotuksia, tuottavuutta, aikataulutus- tai jakelukanavavirheitä? Onko sinulla työnkulussa kuolleita kulmia, joissa et voi määrittää asiakirjan tai työn tilaa?
Strategiset tavoitteet
Hidastavatko virheet tai tehottomuudet kasvua? Onko asiakastyytyväisyys hiipumassa? Pyrkiikö yrityksesi tarjoamaan asiakkaille saumattoman viestintäkokemuksen?
Tarkista asetukset
Mitkä automaattisen asiakirjansyöttölaitteen ominaisuudet ovat tärkeimpiä? Voitko toteuttaa joitain nyt ja joitain myöhemmin? Ovatko investoinnit uusiin laitteisiin tarpeen vai voitko muuttaa nykyistä laitteistoa? Tarvitsetko portaaleja asiakaspalveluosastollesi tai loppuasiakkaille?
Arvioi riski
Mitä vaikutusta asiakasviestintään on, jos et ryhdy toimiin? Onko säännösten rikkominen mahdollista? Voiko ADF-projekti jatkua aikataulussa, jos IT-resurssit kohdennetaan uudelleen?
Projektin kustannukset ja säästömahdollisuudet
Harkitse hankintaa, asiantuntijapalveluita, koulutusta, laitteiden muutosta tai vaihtoa, työvoiman vähentämistä, parempaa kassavirtaa, alhaisempia postikuluja, parempia laitteiden käyttöä, ulkoistettujen töiden vähentämistä jne. Jokaisella automatisoitua dokumenttitehdasta toteuttavalla organisaatiolla voi olla erilaiset tavoitteet säästää rahaa tai hyödyntää uusia mahdollisuuksia.
Tämän päivän markkinat vaativat rehellisyyttä ja valvontaa
Asiakirjakeskukset ja tulostuspalveluntarjoajat huomaavat, että asiakkaat odottavat toimittajiltaan seuranta- ja eheyden hallintaa. Kaikissa arkaluonteisia tietoja sisältäviä asiakirjoja käsittelevässä toiminnassa on oltava rautaiset prosessit, jotta estetään asiakkaan yksityisten tietojen vahingossa paljastaminen. Monimutkaiset sovellukset lisäävät dokumenttitason ohjaimien tarvetta availaADF-tekniikan kautta.
Työt, joissa on vaihtelevan sivumäärän asiakirjoja, vastaavaa kirjekuoren sisältöä, osoitetta suljetuissa kirjekuorissa tai kaksipuolisesti tulostettuja muuttuvia tietoja, ovat erityisen alttiita virheille. Tällaisten sovellusten käyttäminen ilman kehittynyttä tunnistus- ja seurantajärjestelmää on riskialtista.
Jopa suoramainontasovellukset vaativat ADF-järjestelmien tarjoamia asiakirjojen eheystoimenpiteitä. Kun sovellukset muuttuvat voimakkaasti yksilöllisiksi, virheriski kasvaa. Henkilökohtaisen postin elementtien yhteensopimattomuus voi aiheuttaa suuria vaikeuksia palveluntarjoajalle tai sisäiselle asiakirjakeskukselle, mukaan lukien uusintatyökustannukset tai jopa tilin menettäminen.
Kun kokonaispostimäärät laskevat tarkemman kohdistuksen ja digitaalisille kanaville siirtymisen vuoksi, jokaisen postilähetyksen arvo nousee. Epäonnistuminen postitse jollekin listan osalle tai virheiden tekeminen, jotka heikentävät postilähetysten kykyä tuottaa toivottua tulosta, vahvistaa asiakkaiden käsitystä siitä, että posti on liian kallista. Liian monet virheet saavat postittajat harkitsemaan vaihtoehtoisia tapoja kommunikoida asiakkaidensa ja mahdollisten asiakkaidensa kanssa, mikä vähentää edelleen postien määrää.
Parantuneen postin laadun, alhaisempien kustannusten tai tehokkaamman toiminnan ilmeisten etujen lisäksi ADF-ratkaisut voivat myös avata oven uusille mahdollisuuksille.
Parannetun seurannan ja hallinnan ansiosta asiakirjakeskukset voivat harkita strategioita, kuten kotitaloutta ja töiden yhdistämistä. Nämä strategiat ovat usein käytössä asiakirjojen uudelleensuunnittelutyökaluilla, kuten Crawford Technologies Operations Express, pienemmät käyttökustannukset ja postikulut. Uudelleen suunnitellut asiakirjat voivat myös parantaa asiakaskokemusta.
Monikanavainen jakelu on ominaisuus kaikissa nykyaikaisissa asiakasviestintästrategioissa. Tämä on liikkuva kohde, kun uusia trendejä ja teknologioita ilmaantuu. Joustava ADF-alusta on välttämätön, jotta voidaan tarjota tarkkuus ja reagointikyky, jota yritykset tarvitsevat yhteyden asiakkaisiinsa useiden kanavien kautta.
Asiakkaiden viestinnän mieltymysten kaappaamisen, ylläpidon ja toimien monimutkaisuus yhdistettynä tarpeeseen tulostaa asiakirjoja useissa muodoissa fyysisten ja digitaalisten kanavien tukemiseksi edellyttää automatisoitua dokumenttitehdasta. Digitaalisten jakelujärjestelmien odotettu kasvu lisää tätä monimutkaisuutta, joten palveluntarjoajien ja tehtaan sisäisten dokumenttikeskusten on oltava valmiita.
Korkeampi tuottavuus ja parempi hallinta voivat tarjota liiketoimintamahdollisuuksia. Koska ADF:n ansiosta organisaatiot pystyvät osoittamaan korkeampaa tarkkuutta, tuottavuutta ja laatua, ne voivat houkutella asiakkaita suuremmilla volyymeilla tai asiakkaita, joilla on läpimenovaatimuksia, joita he eivät aiemmin voineet tukea.
Lopuksi organisaatiot voivat käyttää ADF:n keräämiä asiakasviestintätietoja arvioidakseen koko asiakasviestintästrategiaansa. Nämä tiedot voivat auttaa varmistamaan
asiakasviestit ovat johdonmukaisia, osuvia ja tarpeellisia. Yritykset voivat integroida ADF:n muihin liiketoimintaprosesseihin ja nostaa asiakassuhteet aivan uudelle tasolle.
ADF-toiminnot alkaen Crawford Technologies
Joustavia työnkulkuja PRO Production Manager
Tämä avoin, konfiguroitava ratkaisu mahdollistaa päästä päähän prosessiautomaation hallinnan. Se yhdistää tietolähteet, kokoonpanojärjestelmät, tulostimet, lisälaitteet ja postivirran, mikä johtaa saumattomaan tuotannon työnkulkuun.
Reaaliaikainen kojelauta Alchem-e™:llä
Alchem-e-järjestelmä, available integroituna moduulina muille CrawfordTech-ratkaisuille, tarjoaa helppokäyttöisen web-pohjaisen hallintapaneelin, joka antaa reaaliaikaista tietoa työn tilasta sekä mukautettavia raportteja ja mittareita, jotka antavat tietoa keskeisistä suoritusindikaattoreista.
Asiakaskokemus kanssa PRO Preference Manager
Asiakaskokemusstrategiat (CX) perustuvat siihen, että asiakkaat saavat enemmän hallintaa. Kanssa PRO Preference Manager, asiakirjan vastaanottajat voivat hallita omia asetuksiaan asiakkaidemme suojattujen verkkoportaalien kautta. PRO Production Manager sitten ottaa nämä tiedot käyttöön ja ohjaa asiakirjat tällä hetkellä valittuihin toimituskanaviin tuotantohetkellä.
Käytettävissä olevat asiakirjat
On tärkeämpää kuin koskaan tarjota asiakirjoja saavutettavassa muodossa kasvavalle sokeille, näkövammaisille ja kognitiivisesti vammaisille henkilöille. Ratkaisujemme avulla asiakkaat voivat automatisoida asiakirjojen luomisen ja toimituksen
Helppokäyttöiset PDF-, HTML5- ja muut tiedostomuodot. Muunnuksesta helppokäyttöisiin muotoihin tulee integroitu osa tuotannon työnkulkua.
Yhteenveto
Oikean ADF-toimittajan valitseminen edellyttää asiakirjan tuottajan vaatimusten ja prioriteettien vertaamista ratkaisujen yksittäisiin ominaisuuksiin ja vahvuuksiin.
huomioon. Joskus paras ottelu on meidän PRO Production Manager, mahdollisesti yhdessä muiden CrawfordTechin ja kolmannen osapuolen ratkaisujen kanssa. Muissa tilanteissa toinen tuote voi olla parempi jalka. Oli valinta mikä tahansa, hyvin valittu automaattinen asiakirjatehdas auttaa kaikkia toimintoja alentamaan kustannuksia, parantamaan laatua ja parantamaan tuottavuutta.
