eDeliveryNyt®

- eDeliveryNow® Platform on avoin ja modulaarinen kehys, joka hyödyntää REST-sovellusliittymiä ja verkkopalveluita, jotta se voidaan laajentaa ja mukauttaa vastaamaan nykyisiin ja tuleviin asiakkaiden viestintätarpeisiin.

Käytettävyys:Nyt®

AccessibilityNow tarjoaa korkeatasoista automaatiota ja integrointia mihin tahansa ympäristöön, alusta sisältää ohjelmistoratkaisuja ja laajan valikoiman räätälöityjä palveluita, jotka täyttävät kaikkien organisaatioiden, niin suurten kuin pienten, yksityisen sektorin ja hallitusten asiakirjojen saavutettavuustarpeet.

Käsittelevätkö vuoden lopun tulostustyösi?

Kerran vuodessa tehtävät tulostustyöt voivat olla tuskaa. Jos olet dokumenttioperaatioissa, ei ole epätavallista huomata (tuotantopäivänä), että jokin on muuttunut viime vuodesta eikä kukaan ole kertonut sinulle. Saatat huomata, että tietorakenne ei ole odotetun kaltainen tai asiakirjoja ei ole muotoiltu oikein viimeisimmän töiden suorittamisen jälkeen päivittämiesi laitteiden viimeistelyä varten. Vuosittaiset tulostustyöt voivat olla ongelma sekä tehtaan sisäisille tulostuskeskuksille että ulkoistaville tulostuspalveluntarjoajille, ja ongelmat näyttävät aina ilmaantuvan pahimpaan mahdolliseen aikaan.

Hyvä uutinen on, että voit voittaa monet näistä yleisistä vuoden lopun haasteista esimerkiksi ohjelmistoilla Operations Express alkaen Crawford Technologies. Operations Express mahdollistaa tulostuspalveluntarjoajien poimia tietoja tulostustiedostoista, järjestää asiakirjojen asetteluja uudelleen tai muuntaa viivakoodeja käyttämättä asiakirjat luonutta alkuperäistä lähdekoodia. Palveluntarjoajat löytävät tällaisille ohjelmistoille monia käyttötapoja, mutta he eivät välttämättä tarvitse niitä joka päivä. Tähän asti yritykset, jotka vaativat asiakirjojen uudelleensuunnittelun työkaluja, kuten Operations Express piti ylläpitää lisenssiä paikallisille ohjelmistoille, vaikka he tarvitsisivat sitä vain satunnaisesti.

Crawford Technologies tarjoaa nyt pääsyn samoihin hienoihin ohjelmistoihin, joita paikalliset ohjelmistoasiakkaat käyttävät organisaatioille, jotka haluavat käyttää pilvipohjaisia, jakoratkaisuja. Yritykset voivat nyt saada ongelmalliset työtiedostot korjatuksi ja optimoituiksi Crawfordin pilvipalvelujen kautta. Tulostuspalveluntarjoajat tai tehtaan sisäiset tulostuskeskukset voivat maksaa vain tarvitsemansa työstä, eivät lisensoiduista ohjelmistoista, jotka ovat suurimman osan ajasta käyttämättömänä.

Mitä voi mennä pieleen?

Vuosittaiset tulostustyöt aiheuttavat kaaosta asiakirjakeskuksessa, koska ne usein unohdetaan. Kun asiakas tai tulostus-/postipalvelujen tarjoajat muuttavat työskentelytapaansa, he keskittyvät muutosten toteuttamiseen kuukausittain tekemänsä toistuvan työn kautta. Nämä ovat työtehtäviä, joita he käyttävät asiakirjoihin kohdistuvien vaikutusten testaamiseen, kun he siirtyvät käyttämään uusia asiakirjankokoonpanojärjestelmiä, reagoivat uudelleenbrändäysaloitteisiin, reagoivat muuttuviin säädöksiin tai kohtaavat kymmeniä muita olosuhteita, joita voi kohdata vuoden aikana. Kerran vuodessa tehtävät työt testataan viimeisinä ja ne voidaan ohittaa kokonaan.

Toinen vuosittaisista painotöistä haastava tekijä on henkilöstön vaihtuvuus. Viime kerralla tehtäviä hoitaneet kokeneet ihmiset ovat saattaneet jäädä eläkkeelle tai lähteä yrityksestä. Uusi miehistö ei tiedä mitä odottaa, varsinkin jos dokumentaatio ei ole täydellinen ja ajan tasalla (usein).

Kalenterivuoden lopussa tulevat vuosittaiset tulostustyöt saapuvat tulostus-/postipalvelujen tarjoajille erityisen kiireisiin aikoihin. Vuoden lopussa ihmiset tekevät pidempiä työpäiviä paineen alla saada työt tehtyä ajallaan. Yksityiskohdat voivat jäädä huomiotta ja virheitä voidaan tehdä.

Vuosittaisten työpaikkojen ongelmien lähde voi olla monilla aloilla. Tässä on muutamia esimerkkejä:

Tietotiedoston rakenteen muutokset
Liiketoiminnan dynaaminen luonne johtaa muutoksiin tiedostorakenteissa. Osastot kohdistavat, yhdistävät, jakavat tai ottavat käyttöön uusia tietojärjestelmiä, jotka johtavat vivahteikkaisiin muutoksiin tiedostorakenteissa. Joskus ulkopuoliset tahot, kuten valtion virastot, pakottavat yritykset vaihtamaan datatiedostoja vuodesta toiseen. Vuoden loppuun mennessä asiakkaat eivät välttämättä muista kuukausia sitten tekemiään muutoksia eivätkä ilmoita dokumenttikeskukseen etukäteen. Vanhentuneet tiedostot voivat aiheuttaa käsittelyvirheitä, epätarkkoja asiakirjoja ja sekaisin viestintää.

Tulostuksen ja postin käsittelijänä et ehkä huomaa muutoksia ennen kuin vuosityö epäonnistuu tai, mikä pahempaa, suoritetaan, mutta tuottaa virheellisiä tuloksia. Jotkut muutetut tietokohteet on helppo löytää. Muut eivät. Jos postiosoitteen sijainti on erilainen kuin odotettiin, postiosoitteen korjausohjelmisto antaa joukon virheitä, jotka tuovat esiin ongelman ja kehottavat korjaamaan. Puuttuva päivämäärä tai tilinumero ei sen sijaan välttämättä laukaise varoituskelloja. Ellei automaattinen tai manuaalinen laadunvalvontaprosessi jää kiinni, voit tulostaa ja lähettää suuria määriä asiakirjoja, jotka on lopulta suoritettava uudelleen hätätilanteissa.

Yhteensopivuus uusien ohjelmistojen tai laitteiden kanssa
Joskus vuosittaisten tulostustöiden vaikeudet ovat itse aiheutettuja. Oletko päivittänyt syöttölaitteitasi tai muita viimeistelylaitteitasi viime aikoina? Oletko muuttanut tulostusalustoja? Lisätty väri? Oletko siirtynyt uuteen tuotannonohjausjärjestelmään? Laitteisto- tai ohjelmistopäivitykset ovat saattaneet muuttaa asiakirjoissa olevien postikoneiden ohjausmerkkien suunnittelua tai sijaintia. MRDF inserter -ohjaustiedostomuodot ovat saattaneet muuttua viime vuodesta. Tulostetuissa sivuissa voi olla värillisiä logoja tai muita elementtejä.

Olet luultavasti päivittänyt kaikki toistuvat työt, mutta ei olisi epätavallista, jos olisit laiminlyönyt kerran vuodessa tehtävän tehtävän ominaisuuksien muuttamisen. Uudet viimeistelylaitteet, joissa on parannetut ominaisuudet, voivat aiheuttaa yhteensopivuusongelmia olemassa olevien asiakirjojen kanssa. Asiakirjat eivät välttämättä toimi sellaisenaan uusissa laitteissa, mikä aiheuttaa seisokkeja ja viiveitä.

Väärin kohdistetut sivuelementit
Monet tulostuspalveluntarjoajat hyväksyvät kirjoitetut sivut syötteeksi. Tämä tarkoittaa, että asiakkaan asiakirjan laatimisohjelmisto määritti sivuelementtien, kuten tekstin, kaavioiden tai grafiikan, sijainnin ja muodon. Ongelmia ilmenee, kun asiakas suunnittelee asiakirjat uudelleen tai siirtyy käyttämään asiakirjan laadintaohjelmistonsa uutta versiota. Jos lähetys, kuten postiosoite, liikkuu, sitä ei voida enää sijoittaa postimääräysten mukaisesti kirjekuoriikkunan läpi katsottuna. Toisaalta yksityisyys voi vaarantua, kun arkaluontoiset tiedot, jotka on aiemmin piilotettu näkyvistä, sijoitetaan vahingossa näkymään ikkunan läpi.

Muissa tapauksissa muutettu fontti voi vaikuttaa tasaukseen lomakkeen peittokuvan kanssa tai aiheuttaa sivun ylivuotoongelmia. Asiakas saattaa suunnitella asiakirjan uudelleen katseltavaksi PDF-muodossa eikä ota huomioon vaikutusta tulostettuihin asiakirjoihin. Kun asiakirjan asettelu muuttuu, aikakriittiset asiakirjojen luonti- ja jakeluvaatimukset voivat pakottaa tulostuspalvelun tarjoajan tekemään viime hetken muutoksia. Nämä nopeat muutokset lisäävät virheiden mahdollisuuksia ja vaarantavat postitusten määräajat.

Lisääntynyt sivumäärä
Odottamattoman suuret sivumäärät voivat aiheuttaa paljon ongelmia tulostus- ja postipalvelujen tarjoajille. Vaikka työmäärä kasvaa, työn tekemiseen varattu aika ei välttämättä pidennä, etenkään vuosittaisissa töissä, jotka johtuvat säännösten määräajoista.

Jos odotit 100,000 XNUMX yksisivuista dokumenttia ja olisit huomannut, että ne kaikki olivat laajentuneet kahdelle sivulle, asiakirjojen tulostamiseen, taittamiseen ja asettamiseen tarvittava aika olisi kaksinkertaistunut. Saatat joutua käyttämään enemmän asiakirjan ohjausobjekteja varmistaaksesi, että asetat sivujoukot oikeisiin kirjekuoreihin ja käsittelet puuttuvia sivuja oikein. Sinun on ehkä päivitettävä uudelleentulostusmenettelyt.

Ylimääräiset sivut saattavat pakottaa sinut tilaamaan lisää paperia, suorittamaan ylimääräisiä työvuoroja tai jakamaan työn useiden tulostus- ja lisäyslaitteiden kesken. Sinun on huolehdittava siitä, että työsegmentit eivät jää huomaamatta tai päällekkäin.

Pilvipohjaisen ohjelmiston edut satunnaisiin tulostustöihin

Pilvipohjainen ohjelmisto alkaen Crawford Technologies voi helpottaa vuoden lopun painotöiden aiheuttamaa painetta. Kun tarve ilmenee, eikä sinulla ole aikaa tai resursseja hyökätä vuosittaisten tulostustöiden haasteisiin itse, Crawfordin tiimi voi tulla apuun. Tällä lähestymistavalla on useita etuja.

Kustannustehokkuus
Pilvipohjaisten ohjelmistojen valitseminen säästää yrityksiä kalliilta ennakkoinvestoinneilta, joita tarvitaan paikallisiin vaihtoehtoihin. Koska pilviratkaisut toimivat pay-as-you-go -mallilla, maksat vain hyödynnetyistä palveluista, joten se sopii erinomaisesti satunnaisiin tulostustöihin. Lisäksi aiheutuneet menot ovat pikemminkin operatiivisia kuin pääomaa, mikä tarjoaa jonkin verran taloudellista helpotusta, kun on kyse budjettimurteista.

skaalautuvuus
Sivumäärän nousu on yksi suurimmista haasteista, joita vuoden lopun tulostustyöt aiheuttavat. Onneksi pilvipohjaiset ohjelmistot skaalautuvat tarpeidesi mukaan. Olipa kyseessä kymmeniä tai tuhansia sivuja, tämä ohjelmisto mukautuu nopeasti ja varmistaa tulostustöiden sujuvan ja tehokkaan käsittelyn niiden koosta riippumatta.

Kivuton muuntaminen
Crawfordin pilvipohjaisten ratkaisujen ansiosta sinun ei enää tarvitse huolehtia yhteensopivuudesta uusien laitteiden kanssa tai muuttuvista tietorakenteista. Ohjelmisto voi muokata tulostustiedostoja vastaamaan työnkulkusi ja laitteistosi vaatimuksia. Viimeistelylaitteiden viivakoodien vaihtaminen on yleinen tehtävä, joka on helppo hoitaa Operations Express.

Ole valmiina

Niche-tehtävät, kuten vuosittaiset tulostustyöt, vaativat usein erikoisohjelmiston. Monet yritykset voivat kuitenkin päättää olla ylläpitämättä lisenssiä paikallisille ohjelmistoille, joita käytetään vain satunnaisesti, ja asianmukaisten ohjelmistojen puuttuminen voi haitata vuosittaisten tulostustöiden sujuvaa käsittelyä. Onko ohjelmiston lisensointi vuoden lopun tulostustyön vaatimusten mukainen? Pidätkö sitä kustannuksiltaan estävänä?

Yleiset esteet vuoden lopun tulostustöiden suorittamisessa ovat kauaskantoisia ja arvaamattomia. Miten organisaatiosi on valmistautunut vastaamaan näihin haasteisiin? Eikö kannattaisi harkita ratkaisua, joka voi ratkaista nämä ongelmat vaivattomasti? Crawford Technologies" pilvipohjaiset ohjelmistoratkaisut saattaa olla vastaus yllättäviin vuoden lopun tuotantoongelmiin.

Muokkaa blogikirjoitusta
Marraskuussa 15, 2023

kirjailija

  • Ernie Crawford
    Toimitusjohtaja

    Ernie Crawford on yrityksen perustaja ja toimitusjohtaja Crawford Technologies, painettujen ja sähköisten asiakirjojen teollisuuden maailmanjohtaja. Yli neljän vuosikymmenen kokemuksella Ernie on arvostettu ajatusjohtaja ja innovaattori asiakirjahallinnan alalla, ja hänet on tunnustettu panoksestaan ​​alalla lukuisilla palkinnoilla ja tunnustuksilla. Hän on sitoutunut toimittamaan innovatiivisia ratkaisuja asiakkailleen ja on johtanut Crawford Technologies merkittävän kasvun ja laajentumisen kautta keskittyen samalla poikkeukselliseen asiakaspalveluun. Ernie on kysytty puhuja, ja hän on esiintynyt lukuisissa alan tapahtumissa ja konferensseissa.

Jos sinun on rekisteröitävä tili, ole hyvä Klikkaa tästä.