Vanhan sisällönhallinnan arkistot saattavat estää sinua ja yritystäsi. Tiedät varmaan tämän. Et kuitenkaan ehkä tiedä, kuinka ongelma korjataan. Onneksi siihen on ratkaisu. Kutsumme sitä STEP-migraatiomenetelmäksi.
Vanhan sisällönhallinnan arkistot saattavat estää sinua ja yritystäsi. Tiedät varmaan tämän. Et kuitenkaan ehkä tiedä, kuinka ongelma korjataan. Onneksi siihen on ratkaisu. Kutsumme sitä STEP-migraatiomenetelmäksi.
Tämä prosessi koostuu 4 päävaiheesta. Jokainen näistä jaetaan sitten kolmeen osaan. Anna meidän selittää:
1. laajuus
Aloittaaksesi sinun on määritettävä yleinen ECM-siirtoprojektisi. Ihannetapauksessa teet tämän luotettavan kumppanin, kuten CrawfordTechin, kanssa. Tavoitteena on rakentaa vahva perusta. Teet tämän kolmessa vaiheessa:
A) Arvioi: Katso kaikki muuttujat. Dokumentoi loppukäyttäjäympäristö. Tunnista tärkeimmät sidosryhmäsi. Kartoi kaikki nykyiset sovellukset ja työnkulut. Määritä kaikki järjestelmäsi ja yrityssovellusten integrointipisteet; sekä käytössä että availaehjä mutta käyttämätön.
B) Tunnista: Nollaa keskeisiä mittareita. Etsi heikkouksia tai parannusmahdollisuuksia. Ehdota aikajanaa ja päätä, kenet projektitiimiin kuuluisi. Kerro haluamasi lopputulos, jotta tiedät tarkalleen, mihin pyrit.
C) Suunnitelma: Suunnittele korkeatasoinen suunnitteluratkaisusi. Täällä suunnittelet projektisi ja muotoilet työselostuksen. Nämä suunnitelmat toimivat pilottina tai konseptin todisteena, joka johtaa sinut vaiheeseen 2.
2. Testata
Tässä vaiheessa on kyse siitä, että suunnitelma toimii. Kuten ensimmäinen vaihe, tämä on jaettu kolmeen alaosioon.
Lentäjä: Tähän päätimme vaiheen yksi. Nyt sinun on testattava konseptin todisteita ja vahvistettava oletuksesi.
B) Analysoi: Seuraa kaikkea testauksen aikana. Mittaa tarkkuuttasi, tarkastettavuuttasi ja datatulostasi. Mitä enemmän tietoa saat täältä, sitä paremmin voit optimoida suunnitelmasi.
C) Säädä: Käytä testauksessa oppimaasi saavuttaaksesi asettamasi tavoitteet. Täällä voit tarvittaessa muuttaa työselostettasi. Tämä sisältää projektisuunnitelmat, virstanpylväät jne.
3. Ottaa talteen
Olet metodologian puolivälissä! Tässä kolmannessa vaiheessa alat edistyä digitaalisen arkistosi muuttamisessa. Kuten ehkä arvasit, jaamme tämän kolmeen tehtävään.
A) Ote: Sinun täytyy saada tiedot valmiiksi. Tämä tarkoittaa metatietojen poistamista lähdetiedostoista ja asiakirjatiedostojen hakemista lähdejärjestelmästäsi.
B) Muunna: Täällä normalisoimme tietosi ja muunnamme asiakirjatiedostotyyppejä tarpeen mukaan. Lisäksi varmistamme, että metatietosi ovat oikeassa muodossa kohdejärjestelmällesi.
C) Tarkastus: Pidä itsesi järjestyksessä. Luo rekisteri kaikista lähdejärjestelmästä haetuista asiakirjoista ja niihin liittyvistä metatiedoista. Tätä voidaan sitten verrata ja tarkastaa uuteen järjestelmään ladattujen tietojen kanssa.
4. Tuota
Tässä viimeisessä vaiheessa kokoat kaiken valmiiksi sisällönhallinnan siirtämiseksi. Ja pysyäksesi johdonmukaisena, teet sen kolmessa vaiheessa.
A) Hakemisto: Käytä lähdejärjestelmästäsi poimimaasi metatietoa kohdejärjestelmääsi.
B) Kuorma: Siirrä puretut – ja mahdollisesti muunnetut – asiakirjat lähdejärjestelmästä kohdejärjestelmään.
C) Vahvista: Tarkista / vertaa lataustilastojasi vaiheessa kolme luomaasi tarkastusrekisteriin.
Ja siinä se! Tiedämme kuitenkin, että tämä kaikki kuulostaa hieman tekniseltä. Onneksi oikean kumppanin kanssa se on helpompaa. Jos haluat nähdä tämän menetelmän toiminnassa, liity mukaan tulevaan webinaariimme – "Pettabyyttiä dataa sisältävien vanhojen sisältöjärjestelmien siirtoon liittyvien haasteiden voittaminen."
Selvitämme yleisiä haasteita, jotka estävät yritysten sisällön yhdistämispyrkimyksiä. Lisäksi käymme läpi tämän menetelmän ja jaamme joitain asiakkaiden tapaustutkimuskokemuksia. Älä anna vanhentuneen sisältöjärjestelmän pidätellä sinua.
Voit ilmoittautua webinaariimme, joka järjestetään 1 klo 2023 EST tätä.
