Introducción
No es de extrañar que la información sea el motor de los procesos empresariales actuales. Elija cualquier proceso y puede estar seguro de que la información es el núcleo de esa actividad empresarial. Según IBM, creamos 2,5 trillones de bytes de datos cada día, tanto que el 90% de los datos del mundo actual se han creado solo en los últimos dos años. Es más, se espera que esta cifra se duplique en el próximo año y medio.
Pero la simple recopilación de más y más información no produce mejoras en el desempeño organizacional. Para seguir siendo competitivas, las organizaciones de hoy deben utilizar la información de maneras nuevas y más rentables, ampliando el valor y el impacto más allá de las tecnologías aisladas y los procesos aislados para transformar verdaderamente la toma de decisiones estratégicas y el flujo de trabajo empresarial de maneras que marquen una diferencia fundamental para la empresa. En resumen: lo que se necesita es más innovación, no más información.
La evolución de la gestión de contenidos empresariales
Con el tiempo, la distinción entre contenido, datos y resultados se ha vuelto cada vez menos clara. Como resultado, la idea de “Gestión de contenido empresarial” surgió como un concepto conveniente para guiar la confluencia de contenido, datos y documentos en una empresa. Pero, lamentablemente, la ECM puede tener muchos significados e implicaciones diferentes y, a pesar del acrónimo, muchas organizaciones siguen teniendo dificultades para poner la “E” en Gestión de contenido empresarial. La mayoría de los enfoques estratégicos siguen arraigados principalmente como una consecuencia de conceptos empresariales anteriores como Gestión de registros, Gestión de la información y Gestión de documentos.
Un estudio realizado por AIIM se propuso predecir el estado de la gestión de contenido empresarial en los próximos cinco años. En su informe ejecutivo Thinking Beyond ECM, definieron las siguientes “eras de la gestión de contenido empresarial”. Considere cómo las condiciones comerciales y las capacidades tecnológicas han evolucionado en consecuencia con el tiempo.
La era del papel: durante cientos de años, los negocios han sido impulsados por el papel.
- La era de la micrografía : durante la década de 1950, el papel comenzó a ser reemplazado por microfilmes y microfichas.
- La era del ERP : desde los años 60 hasta los 80, la era informática transformó los datos empresariales.
- La era de la gestión documental : desde la década de 1990, las organizaciones trabajan para reemplazar el papel por lo digital.
- La era ECM : gestión de muchos tipos diferentes de datos, documentos y registros en toda la empresa.
¿El término “ECM” ya pasó de moda? Tal vez. Pero hay una distinción clara: las organizaciones actuales buscan ir más allá de la aplicación y la toma de decisiones aisladas y adoptar un enfoque más integral para gestionar la información empresarial. Aquí radica la oportunidad en el nexo entre contenido, datos y resultados.
Convergencia, confluencia y demandas de los clientes
A medida que aumenta la necesidad de una respuesta más ágil a las demandas de los clientes en el mundo empresarial actual, en el que predomina la información, se debe aplicar cada vez más un enfoque estratégico para comprender y maximizar la confluencia de estos diferentes sistemas y almacenes de contenido empresarial. Los ejecutivos de alto nivel consideran que, sin importar cómo se la llame, toda esta información es esencial para el rendimiento organizacional y ya no es suficiente permitir que el contenido, los datos y los resultados se gestionen mediante estrategias comerciales y tecnológicas aisladas. Estas son solo algunas de las implicaciones:
- Las unidades de negocio aisladas dan lugar a esfuerzos duplicados y gastos excesivos
- Las soluciones y aplicaciones aisladas dan lugar a sistemas redundantes y una mayor complejidad
- Las estrategias aisladas dan como resultado una falta de optimización de procesos y una pérdida de oportunidades de innovación.
Si tiene soluciones aisladas y estrategias dispares, está perdiendo la oportunidad de aportar nuevos niveles de agilidad, conocimiento y capacidad de respuesta a los procesos de su organización. En su lugar, concéntrese en la convergencia y la confluencia de las demandas de los clientes para descubrir nuevas oportunidades de optimizar los costos, el servicio, la innovación y más.
Oportunidad en el Nexus
En Crawford Technologies, creemos que hay grandes oportunidades de innovación y mejora en el nexo entre el contenido empresarial, los datos y la producción. Ya no tiene sentido gestionar el «contenido ECM» de forma aislada de los sistemas y procesos que soportan cosas como los registros corporativos, las bases de datos de TI, las comunicaciones transaccionales con los clientes y la gestión de la producción. Al unir estos focos de procesos e información, tanto tecnológica como estratégicamente, las organizaciones descubren que ahorran dinero, aumentan la agilidad y la capacidad de respuesta, y posicionan a la empresa para diseñar e implantar mejoras de procesos que marquen una diferencia real. He aquí algunos ejemplos importantes a tener en cuenta:
- Aproveche los distintos almacenes de contenido para obtener más información y tomar decisiones
- Eliminar los límites tradicionales del territorio departamental y la complejidad tecnológica
- Comprender cómo se influye en el flujo y el impacto de la información.
- Digitalice los procesos en papel y reduzca el flujo de trabajo manual
- Habilite las comunicaciones multicanal a través de dispositivos impresos, electrónicos y móviles
- Crear documentos accesibles (por ejemplo, Braille y PDF/UA) para personas con discapacidad visual.
- Transforma los archivos de contenidos para almacenarlos en la nube
Ampliar, expandir, integrar y compartir
Nuestra tecnología y conocimientos básicos son únicos. Le ayudamos a ampliar el poder de la información de formas nuevas y más rentables aprovechando sus inversiones existentes y sacando más partido de la información que ya tiene. Fundamentalmente, nuestro conocimiento sobre cómo «liberar» datos y documentos empresariales que se han generado, almacenado y distribuido originalmente en un entorno para un fin específico para utilizarlos en nuevas aplicaciones y en nuevos entornos de formas no previstas cuando se crearon originalmente.
Nuestra amplia gama de soluciones galardonadas trabaja para mejorar y gestionar el contenido empresarial, los archivos de datos y la producción, y la gestión avanzada de resultados. Nuestros enfoques le ayudan a guardar, buscar, encontrar y proteger la información vital que hace que cualquier empresa funcione, al mismo tiempo que trabajamos para reducir el costo y eliminar la complejidad de la gestión del contenido empresarial… sin importar la forma en que se presente o dónde se encuentre. Agilizamos el procesamiento de documentos transaccionales de alto valor y gran volumen, y nuestros Servicios de Accesibilidad de Documentos entregan correspondencia en formatos alternativos para un mayor grado de accesibilidad. Estos son solo algunos de los beneficios que debe considerar:
- Reducir los gastos operativos y la redundancia
- Mejorar la satisfacción del cliente y la agilidad del servicio
- Facilite el flujo de trabajo del proceso y elimine la complejidad
- Eliminar procesos aislados y sectores de tecnología aislada
- Migre a la distribución multicanal y mejore la coherencia de la marca
- Reducir el coste general de la administración de contenidos
Unifique su estrategia con CrawfordTech
¿Por qué debería asociarse con CrawfordTech? Más allá de nuestras décadas de experiencia empresarial, la filosofía subyacente de CrawfordTech es ayudar a las organizaciones a unificar la “tecnología de contenido” bajo un enfoque más estratégico y holístico. Esto ayuda a mejorar el rendimiento organizacional, mejorar la experiencia del cliente y ahorrar dinero.
Ayudamos a los bancos, aseguradoras, proveedores de atención médica y empresas de servicios públicos más importantes del mundo a digitalizar, presentar, proteger y hacer accesibles las comunicaciones con sus clientes. Nos encontramos en el centro de la transformación de nuestros clientes hacia una empresa digital moderna y trabajamos de manera eficaz para organizar y optimizar los procesos críticos para el negocio. Nuestros sistemas son compatibles con los modernos sistemas avanzados de impresión por inyección de tinta, los archivos de contenido empresarial de última generación, los nuevos estándares de documentos accesibles y las últimas tecnologías de protección de documentos. Nos integramos a la perfección con la infraestructura digital y de impresión empresarial.
Avanzando
Es hora de que las organizaciones aprovechen la oportunidad que ofrece el nexo entre el contenido, los datos y los resultados empresariales. Pero la mayoría no puede hacerlo (o no puede permitirse hacerlo) por sí sola. Los obstáculos técnicos son demasiado complejos y diversos. Ahí es donde entramos nosotros. CrawfordTech es el único socio posicionado para resolver todos los problemas de datos y documentos en «el nexo» y aprovechar realmente las oportunidades disponibles. Con CrawfordTech como socio, las organizaciones están en mejores condiciones de satisfacer la avalancha de demandas de cumplimiento con respecto a la seguridad, la privacidad y la accesibilidad, así como la necesidad constante de intercambiar información entre los diferentes contenidos, almacenes de datos y sistemas/repositorios de documentos de una empresa.
¿Quieres saber más? Sólo tienes que llamar al 1-866-679-0864 para una consulta ejecutiva gratuita.
