Introducción
Los documentos son parte integral de las empresas. Contienen información vital y cumplen una amplia gama de funciones, tanto dentro de una empresa como el vehículo de comunicación más común y eficaz con el mundo exterior. De hecho, uno de los supuestos subyacentes de la creación y entrega eficaz de documentos es que los documentos deben viajar fuera de su punto de origen, a menudo varias veces.
El propósito y la función de un documento son prácticamente ilimitados. Puede registrar transacciones, transmitir información confidencial y de propiedad exclusiva, proporcionar mensajes oportunos y más. Pero sea cual sea su aplicación específica, los documentos siempre han sido, y siguen siendo, la herramienta de referencia más aceptada para transmitir información vital.
Integridad del documento
A lo largo de la historia, garantizar que una comunicación sea precisa, que provenga de quien la envía y que no haya sido modificada durante su recorrido ha sido un componente clave de la transmisión de documentos. Algunas de las primeras “tecnologías”, como las tintas invisibles, se remontan a la época griega y romana. Se han encontrado tablas de arcilla egipcias que datan de hace 3500 años y que contienen información cifrada. Desde la invención del papel, se han utilizado firmas y sellos de cera para establecer la validez de un documento. En pocas palabras, los documentos son la fuente de la verdad indiscutible.
Sin embargo, la tecnología del siglo XXI ha introducido un nuevo conjunto de riesgos. Prácticamente todas las comunicaciones actuales comienzan y terminan como documentos electrónicos. Damos por sentado que la información que necesitamos se puede entregar y consumir en diversas formas: impresa, por fax, por correo electrónico, por página web o cualquier combinación de ellas.
El formato PDF se ha convertido, con toda justicia, en el formato estándar de la industria para los documentos electrónicos. Las reglas establecidas y mantenidas por un organismo de normalización internacional definen cómo se codifica el contenido en un PDF, lo que garantiza que el documento se reproducirá de una manera coherente con la composición original, independientemente del dispositivo o dispositivos utilizados para imprimir o visualizar.
Sin embargo, los archivos PDF en sí mismos no son seguros ni resistentes al fraude. Al igual que los documentos en papel, los documentos electrónicos en formato PDF deben protegerse durante su transmisión, para garantizar que la información que contienen no sea vista ni manipulada por destinatarios no autorizados. Con las numerosas filtraciones de datos, suplantaciones de identidad y estafas de phishing que han tenido una gran repercusión en los últimos años, todos somos conscientes de los riesgos que acompañan a las comodidades de nuestro mundo digital.
La realidad es que hasta hace poco los documentos digitales eran más vulnerables que los de papel. La información que contienen se puede modificar con relativa facilidad, sin que se produzcan cambios evidentes en la apariencia del documento o en la identidad del presunto remitente. Y las consecuencias pueden ser graves para los consumidores y las empresas.
Perfiles de riesgo para la empresa
Los documentos financieros, como los extractos de transacciones, contienen contenido que atrae automáticamente e inevitablemente la atención de piratas informáticos, estafadores y otros “malos tipos”. Aunque todos somos conscientes del valor de la información personal y de la importancia de protegerla, las leyes de protección del consumidor han asignado cada vez más a las empresas la responsabilidad de salvaguardar los documentos que contienen información personal y confidencial. Si una empresa no cumple con las normas, se producen daños directos y tangibles, con multas y sanciones a menudo elevadas. Están los costos de los programas, como la prestación de servicios gratuitos de reparación de crédito a los consumidores que han sido perjudicados por documentos fraudulentos. Y luego están los costos indirectos y menos tangibles, que pueden ser incluso más insidiosos y duraderos, como el daño a la reputación y la pérdida de ingresos futuros debido a la reducción de la confianza de los clientes.
Las empresas tienen la responsabilidad fiduciaria, legal e incluso ética de proteger la información que poseen, en particular cuando se transmite a otras personas, como sus clientes, y éstas acceden a ella. La mayoría de los esquemas de seguridad funcionan a nivel funcional, con políticas de seguridad definidas, cortafuegos y otras herramientas y procedimientos para su implementación. Pero lo que se requiere es una estrategia y una solución que puedan operar a nivel práctico de los documentos, protegiendo todos y cada uno de ellos dondequiera que su ciclo de vida los lleve, dentro y fuera de las paredes físicas y electrónicas de la empresa.
Autenticación segura
Con el PDF firmado, Crawford Technologies proporciona una solución que funciona a nivel de documento individual para verificar y proteger el contenido del documento. Cuando se crea un PDF o se convierte desde otro formato, se lee el contenido del documento y se utiliza para calcular automáticamente un hash, empleando los algoritmos hash criptográficos más utilizados.
El hash se almacena, junto con la clave pública del cliente, dentro del PDF como firma. Cuando el destinatario abre el PDF, el contenido del PDF se valida comparando el hash del documento, utilizando la clave pública incorporada, con el hash dentro de la firma digital. El PDF se verá como un PDF estándar, pero si ha sido alterado, la firma digital se invalidará y el cliente recibirá una alerta.
Soluciones alternativas
Existen soluciones alternativas que ofrecen una protección más limitada y que se pueden utilizar junto con Signed PDF. Por ejemplo, los archivos PDF se pueden proteger contra el acceso involuntario simplemente especificando una contraseña al crearlos. El documento protegido con contraseña es relativamente seguro mientras está en tránsito, pero aún está sujeto a manipulación por parte del destinatario o de una persona con información privilegiada que conozca la contraseña.
Los documentos se pueden firmar digitalmente de forma que se indique quién firmó el documento, pero no es lo mismo que un PDF firmado. Este tipo de firma digital identifica quién ha creado o aprobado un documento y puede adoptar una de varias formas. Una de ellas es un certificado digital, un elemento de identificación validado por un tercero. El nivel de confianza en el tercero (y el proceso de validación) permite al destinatario de un documento con esta forma de firma digital tener la seguridad de que el documento proviene de la fuente de la que dice provenir. Esto puede eliminar la suplantación de identidad y otras formas de fraude, pero el proceso no está diseñado para proteger el contenido del documento, sino que simplemente identifica quién lo envió.
Otra forma de firma digital es la captura de firma, que utiliza un facsímil electrónico adjunto a un documento en lugar de una firma con pluma y tinta para establecer que el firmante está firmando legalmente el documento. Las tecnologías y las leyes que las rigen varían, pero la práctica generalmente aceptada es que el facsímil electrónico se puede utilizar en lugar de una firma con pluma y tinta. Una vez más, los contenidos no están protegidos. De hecho, hay un elemento de confianza más importante involucrado, ya que no hay un tercero que valide la identidad de la persona que coloca el facsímil en el documento.
Resumen
Como solución de autenticación integral, Signed PDF es el formato más confiable para codificar documentos. Brinda protección contra prácticamente todas las amenazas, incluido el fraude, que la mayoría de los demás esquemas de protección no abordan. Salvaguarda los documentos en cualquier momento durante el proceso de comunicación y, lo que es más importante, en todos los canales que utilizamos hoy en día.
Los PDF firmados aplican protección desde el comienzo del ciclo de vida electrónico, que luego persiste en cada uno de los canales de distribución, incluso cuando terceros externos a la empresa acceden al documento y lo controlan. Desde el punto de vista del destinatario, es sencillo. Recibirá una alerta si el PDF que recibe ha sido alterado y sabrá que el documento puede no ser legítimo.
Para el proveedor de documentos, la implementación de las potentes capacidades de Signed PDF es sencilla y flexible, con una selección de opciones de integración y procesamiento. Los archivos PDF se pueden firmar digitalmente en modo de lote de producción o a pedido al momento de su recuperación, lo que le brinda al proveedor una automatización y un rendimiento incomparables.
El PDF firmado representa una nueva solución total única para la protección de documentos.
